Управление финансами — основная задача руководителей современного бизнеса. Автоматизация этого процесса помогает получать достоверные сведения о финансовом состоянии организации, осознанно подходить к разработке стратегий развития и расширения бизнеса. В перспективе это означает увеличение прибыли, преодоление конкуренции и процветание компании. Для эффективной работы в этом направлении нужны многократно опробованные на практике решения.
Какие условия нужно соблюдать при внедрении
Для успешного внедрения средств автоматизации финансового учета и управления требуется четкий план. Ввод в эксплуатацию на предприятии цифровых систем автоматизации для руководителей облегчен тем, что решение об их применении принимается в этом случае сверху. У директора есть возможность быстро замотивировать персонал и скоординировать его действия за счет своих полномочий.
Но и в ситуации беспроблемного старта понадобится установленный алгоритм действий, чтобы внедрение не сорвалось на последующих этапах.
Определение целей. Это нужно для верного выбора программных продуктов, с помощью которых будет осуществляться оптимизация бизнес-процессов. А также для того, чтобы эффективно его использовать и фиксировать результаты. Обычно управляющие составляют список особенно трудозатратных операций, «пожирателей» рабочего времени, которые требуется переложить на роботов. К ним относятся процессы, знакомые каждой компании — составление договоров, заполнение документов и реквизитов, подготовка отчетности, учет рабочего времени.
Выбор программы. С намеченным планом оптимизации проще выбирать программу, которая отвечает вашим требованиям. При выборе учитывается не только ее функционал, но и ее распространенность, обслуживание, надежность, перспективность. Предприниматель должен быть уверен в том, что продукт не перестанет обновляться и поддерживаться, будет развиваться вместе с бизнес-индустрией. Поэтому руководители обращают внимание на опытных и авторитетных поставщиков услуг, таких, как 1С, работающая во всем мире.
Трудности автоматизации учета
Есть несколько причин, по которым автоматизация может оказаться неэффективной.
-
Установленный софт не используется в полной мере. Зачастую передовые многофункциональные программы задействуются лишь наполовину. Решив первостепенные задачи с оформлением документации и расчетами, бизнесмены не углубляются в изучение всех возможностей программы. Этого просто избежать, обратившись к официальной поддержке 1С, которую фирма предоставляет через своих партнеров. У них можно получить консультации по выбору и применению продуктов, профессиональное сопровождение внедрения и работы конфигурации, заказать персональные программные доработки и прочее. Так, партнер фирмы «1С», «СервисКлауд» собирает собственный масштабный самоучитель по эксплуатации программ 1С с подробными инструкциями и лайфхаками.
-
Руководитель уверен в том, что программа все сделает сама. В программных решениях цифровизировано множество типовых процессов, вычислений, сверок данных, но они не могут работать автономно. Одновременно с вводом на предприятии конфигураций для оптимизации нужно выработать новую систему работы по всем направлениям, стандартизировать рабочие операции, провести инструктаж для сотрудников.
-
Не учитываются издержки на этапе внедрения новой системы. Они обязательно будут, и руководству надо быть готовым к этому. Придется обучать персонал, выделять дополнительное время на изучение продуктов и адаптацию на предприятии, работать с партнерской поддержкой. Конфигурации упрощены и подходят пользователям с разным уровнем подготовки, но вдумчивый подход требует полного погружения.
Продукт 1С для управления и финансового учета
У 1С существует готовое решение для автоматизация управленческого учета и контроля над финансовой составляющей бизнеса. Оно создано так, чтобы в программе могли работать владельцы бизнеса, ранее не сталкивающиеся со спецификой финансового и другого учета. Конфигурация имеет простой пользовательский интерфейс, понятный любому сотруднику — с настраиваемой рабочей панелью, минимумом сложных профессиональных терминов, подсказками.
Она обеспечивает консолидацию бухгалтерского и налогового учета, а также всех хозяйственных операций по нескольким организациям. Бизнес-результаты по главному и дочерним офисам объединены в одну систему и могут легко отслеживаться директором. При этом не пересекаются и остаются закрытыми для сотрудников параллельных подразделений.
Руководителю в любой момент доступны сведения обо всех ресурсах фирмы: товарах, запасах, денежных средствах, взаиморасчетах, клиентах, рабочих графиках. В программе удобно получать данные о прибыли и расходах компании, запланированных и фактических доходах. Они формируются автоматически и наглядно представлены в конфигурации. На основании этих сведений владельцы могут прогнозировать и направлять развитие своего дела.