Ввод документа Договор займа сотруднику
Для отражения операций по удержаниям в счет возврата займа (а также для регистрации материальной выгоды в случае применения пониженного процента по займу) в настройках расчета зарплаты (Настройка – Расчет зарплаты) должен быть установлен флаг Выдаются займы сотрудникам.
Условия предоставленного сотруднику займа регистрируются с помощью документа Договор займа сотруднику.
Раздел Зарплата – Займы сотрудникам
Кнопка Создать. Вид документа Договор займа сотруднику.
Поле Организация заполняется по умолчанию. Если в информационной базе зарегистрировано более одной организации, то необходимо выбрать ту организацию, с сотрудником которой регистрируется договор займа.
В поле Дата укажите дату регистрации документа в информационной базе.
В поле Сотрудник выберите сотрудника, которому предоставляется заем.
1. Раздел Выдача займа
Если выдача средств работодателем происходит единовременно
Установите переключатель в положение Единовременно и укажите сумму займа в поле Сумма. Установленный по умолчанию флаг Заем по договору выдан полностью позволяет сразу зарегистрировать факт выдачи займа, при этом в поле Дата выдачи укажите дату выдачи займа (обратите внимание, именно с этой даты будет производиться расчет сумм удержаний в счет возврата займа), а в поле Форма расчетов укажите форму выдачи займа: Наличная или Безналичная (используется в печатной форме договора). В противном случае после заполнения всех условий договора и проведения документа выдачу займа необходимо будет зарегистрировать в программе отдельным документом Выдача займа сотруднику, нажав в форме документа на ссылку Выдать заем (ссылка становится доступной, если флаг Заем по договору выдан полностью снят) или нажав в верхней части формы документа на кнопку Создать на основании – Выдача займа сотруднику.
Если выдача средств работодателем происходит несколькими частями (траншами)
Необходимо установить переключатель в положение Несколькими траншами и указать в табличной части месяцы, в которых будут предоставлены суммы и их размеры
в поле На срок укажите срок (количество месяцев), на который выдается заем, в результате в полях С... и По... автоматически будет заполнен период, в течение которого будет производиться удержание сумм в счет возврата займа (в поле С указывается текущий месяц)
в поле Ставка,% укажите годовую процентную ставку по займу.
2. Раздел Погашение займа
Если погашение займа будет производиться в течение срока ежемесячными платежами
Установите переключатель в положение В течение срока (ежемесячными платежами), при этом в поле Ежемесячные платежи становится доступен выбор вида ежемесячных платежей (в зависимости от выбора программа автоматически произведет расчет размера основного долга для погашения займа (поле Размер погашения основного долга):
1. Дифференцированные платежи – платежи состоят из выплачиваемой ежемесячно постоянной доли основного долга и процентов на невыплаченный остаток займа, платеж уменьшается к концу срока. Если выдача средств работодателем происходит несколькими частями (траншами) (в разделе Выдача займа переключатель установлен в положение Несколькими траншами), то для каждого транша необходимо указать размер ежемесячного погашения основного долга, срок его погашения и месяц, в котором произойдет полное погашение
2. Аннуитетные платежи – равные по сумме ежемесячные платежи, которые включают в себя как сумму начисленных процентов, так и сумму основного долга. Ежемесячная сумма в программе рассчитывается по формуле:
сумма займа * К, где K = (i /m)/(1 – (1 + i /m)^(-k)),
где k – количество месяцев погашения займа, i – годовая процентная ставка, m – количество погашений в год
3. Только проценты (заем в конце срока) – платежи состоят только из процентов, начисленных на общую сумму займа, сумма процента рассчитывается по формуле:
(годовая процентная ставка по займу / 365 (366) * количество календарных дней в месяце погашения * остаток основного долга на начало месяца).
Последний платеж включает в себя также полную сумму займа
4. Только заем (проценты в конце срока) – платежи состоят из постоянной суммы основного долга, полученной по формуле: сумма займа / количество месяцев погашения. Проценты рассчитываются как сумма ежемесячно начисленных процентов на остаток основного долга.
Если погашение займа начинается по истечении определенного срока
Необходимо указать этот срок (устанавливается флаг Предоставляется отсрочка и указывается до какого месяца предоставляется отсрочка), а также размер ограничения платежа по истечении отсрочки (в поле Ограничение платежа). До указанного месяца периодически начисляются проценты, но платежи не удерживаются. После завершения отсрочки с сотрудника начинает удерживаться сумма основного долга, а также сумма накопленных процентов, но так, чтобы сумма ежемесячного платежа не превышала установленного ограничения. Если после окончания погашения основного долга проценты из-за ограничения суммы удержания погашены не полностью, они удерживаются далее до полного погашения
Если погашение займа будет производиться после окончания срока займа
Сумма займа и проценты, начисленные на нее, будут выплачены в последнем месяце. Установите переключатель в положение По окончании срока (единовременно сумма и проценты). Проценты рассчитаются как сумма ежемесячно начисленных процентов на остаток основного долга
Для ввода начальных данных по займу, учет погашения которого велся в другой программе, необходимо установить флаг Заем ранее частично погашен и указать данные по внесенным суммам (в поле Сумма) и процентам (в поле Проценты) на дату погашения (в поле Дата погашения).
Материальная выгода возникает, если процентная ставка займа по условиям договора меньше двух третьих ставки рефинансирования ЦБ РФ, действующей в течение срока погашения займа, или если заем беспроцентный. Материальная выгода в программе рассчитывается как (2/3 ставки рефинансирования ЦБ РФ – процентная ставка по договору) / 365 (366) дней в году * (количество дней, за которое начислены проценты), и она облагается НДФЛ – флаг Материальная выгода облагается НДФЛ установлен по умолчанию. Если материальная выгода освобождается от налогообложения, например, у налогоплательщика есть право на имущественный вычет или заем выдается для покупки (строительства) жилья, то флаг необходимо снять.
После записи и проведения документа можно сформировать следующие печатные формы:
1. договор займа (по кнопке Печать – Договор займа)
2. график погашения займа как приложение к договору (Печать – График погашения займа)
3. аналитический отчет о погашении займа (по кнопке Печать – Отчет о погашении займа)
А также можно сформировать печатную форму карточки учета договора займа (Печать - Карточка учета договора займа). В ней отражаются реквизиты и условия договора, история расчетов по нему, а также актуальный на момент печати график погашения займа.
На основании документа Договор займа сотруднику, нажав на кнопку Создать на основании, можно создать следующие документы:
1. Выдача займа сотруднику (раздел Зарплата – Займы сотрудникам – кнопка Создать – Выдача займа сотруднику) – документ предназначен для регистрации факта выдачи займа (транша) сотруднику. Когда сумма сотруднику выдана, ему назначаются удержания в счет погашения займа и процентов на него. Пока сумма (или первый транш) не выдана, удержание не происходит. Обратите внимание! Если в форме документа Договор займа сотруднику установлен флаг Заем по договору выдан полностью, вводить документ Выдача займа сотруднику нет необходимости (как в нашем примере)
2. Изменение условий договора займа сотруднику (Зарплата – Займы сотрудникам – кнопка Создать – Изменение условий договора займа сотруднику) – документ для корректировки условий по договору займа с месяца, следующего за месяцем начала действия договора займа. В документе можно изменить срок, на который выдан заем, годовую процентную ставку, размер погашения основного долга (платежа), размеры и сроки погашения траншей (для способа выдачи займа отдельными траншами), предоставление отсрочки, обложение материальной выгоды НДФЛ. С указанного месяца расчеты по займу будут проводиться с учетом введенных изменений. На основании документа можно распечатать Дополнительное соглашение к договору займа и новый График погашения займа как приложение к дополнительному соглашению
3. Погашение займа сотруднику (Зарплата – Займы сотрудникам – кнопка Создать – Погашение займа сотруднику) – документ для фиксации факта внесения сотрудником суммы по займу вне графика погашения платежей. При вводе документа сначала идет погашение основного долга. Погашение процентов этим документом возможно только после погашения основного долга. При очередном расчете займов в документа Начисление зарплаты и взносов рассчитывается сумма основного долга, которая должна быть погашена на текущую дату, а также разница между этой суммой и суммой основного долга, погашенной внеочередным платежом – остаток к погашению. Если остаток больше, чем очередной платеж по графику, то сумма очередного платежа по основному долгу не меняется, вычисляется новый процент от остатка суммы к погашению. Если остаток равен нулю, т.е. сотрудником внесен весь долг по займу, при начислении зарплаты вычисляется только материальная выгода и НДФЛ с нее (суммы можно увидеть в расчетном листке). В том случае, когда сумма в счет возврата займа будет превышать сумму остатка заработной платы, которая может быть выплачена сотруднику после всех удержаний с более высоким приоритетом (НДФЛ, по исполнительным листам), за сотрудником образуется долг, который должен быть погашен внесением наличных непосредственно в кассу организации. Факт уплаты долга через кассу в программе также можно зарегистрировать с помощью данного документа.
Расчет и удержание сумм в счет возврата займа
Суммы в погашение займа и проценты за пользование заемными средствами рассчитываются и удерживаются (в зависимости от условий договора) из зарплаты сотрудника с помощью документа Начисление зарплаты и взносов (Зарплата – Начисление зарплаты и взносов).
4. Для автоматического заполнения и расчета документа используйте кнопку Заполнить или Подбор.
5. Результаты расчетов сумм в счет возврата займа показываются на закладке Займы.
Зарегистрированные суммы удержания в счет возврата займа уменьшают сумму к выплате сотруднику. В расчетном листке (раздел Зарплата – Отчеты по зарплате – Расчетный листок) суммы удержаний основного долга и процентов по займу отражаются в разделе Удержано, суммы начислений материальной выгоды и процентов по займу отражаются в разделе Справочно.
Материальная выгода: 80 000,00 * (4,25*0,67/100 - 2/100)/365 * 27 = 49,32
Данные о состоянии взаиморасчетов по займам сотрудников за произвольный период можно посмотреть в отчете Займы сотрудникам (Зарплата – Отчеты по зарплате – Займы сотрудникам). Отдельно указывается погашение основного долга и процентов по договору.
Колонка Размер займа отражает информацию о выданных денежных средствах по документам Договор займа сотруднику, Выдача займа сотруднику в разрезе договоров. Колонки Начислено процентов, Погашено процентов и Погашено займа отражают информацию из документов Начисление зарплаты и взносов и/или Погашение займа сотруднику. Остаток займа (основной суммы к погашению) на начало и конец заданного периода рассчитывается непосредственно в отчете.
Обратите внимание! Формирование отчета по конкретному сотруднику доступно также из документа Договор займа сотруднику по кнопке Печать – Отчет о погашении займа.
При синхронизации данных с бухгалтерской программой создаются автоматически следующие проводки:
1. На сумму удержания в счет погашения займа – по дебету счета 70 и кредиту счета 73.01 "Расчеты по предоставленным займам".
2. На сумму удержания процентов:
-
по дебету счета 73.01 и по кредиту счета 91.01 "Прочие доходы" (начислены проценты по займу)
-
по дебету счета 70 и кредиту счета 73.01 "Расчеты по предоставленным займам" (удержаны проценты по займу).
3. На сумму исчисленного НДФЛ с материальной выгоды – по дебету счета 70 и кредиту счета 68.01 "НДФЛ при исполнении обязанностей налогового агента".