Для выполнения всей работы по обмену с банком в программе предусмотрена специальная обработка Обмен с банками по зарплатным проектам (Зарплата и кадры - Обмен с банками (зарплата)), которая позволяет:
-
подготовить заявки на открытие/закрытие лицевых счетов и выгрузить их в файл (для передачи его в банк), вести работу по этим заявкам
-
загрузить подтверждение из банка о результатах открытия лицевых счетов (из переданного банком файла)
-
ввести вручную номера лицевых счетов, например, при первоначальном заполнении, если работа с банком уже ведется, а программа только начинает использоваться
-
выгрузить ведомости, которые требуется оплатить, в файл (для передачи его в банк)
-
сформировать печатную форму - список перечислений (для передачи его в банк)
-
загрузить подтверждение из банка о зачислении или незачислении сумм по этой ведомости на счета сотрудников (из переданного банком файла)
-
если суммы были зачислены не всем сотрудникам, то по незачисленным суммам сформировать новую ведомость.
-
В процессе работы с обработкой автоматически создаются специальные документы, которые можно при необходимости найти, просмотреть, отредактировать в соответствующих списках документов (Зарплата и кадры - Документы обмена с банками):
-
Заявка на закрытие лицевых счетов
-
Заявка на открытие лицевых счетов
-
Подтверждение открытия лицевых счетов сотрудников
-
Подтверждение зачисления зарплаты
Обработка Обмен с банками по зарплатным проектам предназначена для повышения удобства работы по обмену с банком.
Зарплата и кадры - Обмен с банками (зарплата)
-
В поле Зарплатный проект укажите договор организации с банком о перечислении денежных средств организации на лицевые счета сотрудников, открытые в этом банке, который выбирается из справочника Зарплатные проекты (Зарплата и кадры - Зарплатные проекты).
-
Поле Подразделение заполните, если необходимо произвести обмен с банком данными по сотрудникам конкретного подразделения.
-
В поле Каталог файлов обмена укажите каталог обмена данными с банком, в который будут записываться файлы.
Ввод сведений о лицевых счетах сотрудников
В рамках электронного обмена предполагаются следующие операции:
-
массовый ввод номеров лицевых счетов всех сотрудников, у которых счета уже были открыты на момент начала использования электронного обмена в программе
-
открытие лицевых счетов вновь принятым сотрудникам, или сотрудникам, которые решили получать зарплату на карточки
-
массовое открытие новых лицевых счетов всем сотрудникам, например, при переходе на новый зарплатный проект
-
смена карточки в связи с истечение срока ее действия, как правило, не приводит к изменению номера лицевого счета сотрудника. Однако в некоторых случаях может потребоваться изменить (открыть новый) лицевой счет отдельному сотруднику, даже в том же самом зарплатном проекте.
С помощью обработки Обмен с банками по зарплатным проектам (Зарплата и кадры - Обмен с банками (зарплата)) возможность работы с лицевыми счетами сотрудников реализована в разделе Открытие лицевых счетов.
В табличной части раздела Открытие лицевых счетов отображаются сотрудники выбранной организации (список можно дополнительно ограничить подразделением) на текущую дату компьютера, для которых не введены сведения о лицевом счете в указанной организации ни по одному зарплатному проекту.
Ввод сведений об уже открытых лицевых счетах.
Ввод номеров сразу многим сотрудникам возможен при нажатии на кнопку Ввести лицевые счета. В результате будет открыта специальная форма Ввод лицевых счетов, в которой необходимо заполнить номера лицевых счетов сотрудников, которые начнут действовать с указанного в форме Месяца открытия.
Номер лицевого счета должен состоять ровно из 20 цифр. Кроме того, при вводе лицевого счета контролируется его корректность с помощью вычисления контрольного числа (из цифр самого номера и БИК банка, указанного в зарплатном проекте), которое сравнивается с контрольным числом в номере. Программа подсказывает, что лицевой счет, возможно, введен некорректно, тем не менее, не запрещает его дальнейшее использование. В случае возникновения такой подсказки следует проверить, правильно ли введен номер счета. Если номер действительно состоит не из 20, а из другого количества цифр или в нем присутствуют другие символы, то следует уточнить корректность номера в банке - типовой стандарт обмена не предусматривает таких номеров и в последующем средства на такой счет могут быть не зачислены.
Далее нажмите на кнопку Сохранить и закрыть.
Открытие новых лицевых счетов.
Если кому-то из сотрудников, отображенных в табличной части, не планируется открывать лицевые счета пока (например, не полностью заполнена анкета) или совсем (например, сотрудник получает зарплату через кассу), то заполнение заявки по ним можно отложить, нажав на ссылку Отложить.
Отложенные сотрудники по умолчанию не отображаются в табличной части, и по ним заявка на открытие счетов не заполняется, в файл они не выгружаются. Если впоследствии потребуется оформить на них заявку, то необходимо нажать на кнопку Показывать отложенное открытие лицевых счетов (повторное нажатие на кнопку отключает отображение отложенных сотрудников). Тогда они будут показываться в табличной части. Для получения возможности включения их в заявку следует нажать на ссылку Возобновить.
После того как состав сотрудников, по которым планируется формировать заявку на открытие лицевых счетов, подобран, необходимо заполнить сведения, которые будут передаваться в банк.
Нажмите на кнопку Редактировать анкету, если необходимо изменить или дополнить документ Заявка на открытие лицевых счетов. Сведения по сотруднику вводятся на нескольких закладках. Все основные сведения (обязательные для заполнения) заполняются автоматически по данным сотрудника, которые уже есть в программе.
При необходимости можно открыть карточку сотрудника, нажав на ссылку Редактировать карточку сотрудника, и дозаполнить ее. В этом случае данные обновятся и в заявке. Либо внести данные непосредственно в заявку (в карточке сотрудника в этом случае они не изменятся). Пока все обязательные поля не заполнены (остаются пустые поля, подчеркнутые красной линией), в строке сотрудника указывается, что Заявка не заполнена. В этом случае нет возможности выгрузить заявку. Для выгрузки необходимо заполнить все обязательные поля.
Когда все обязательные поля заполнены, то в строке табличной части указывается, что сотрудник Готов к выгрузке. Документ Заявка на открытие лицевых счетов (Зарплата и кадры - Заявки на открытие лицевых счетов) открыть можно непосредственно из обработки двойным щелчком левой кнопки мыши в любой строке Готов к выгрузке. Для проведения документа нажмите на кнопку Провести и закрыть.
Если же какому-то сотруднику, у которого уже есть счет, необходимо открыть новый счет (по этому же зарплатному проекту или по другому), то вводить сотрудника следует непосредственно в документ Заявка на открытие лицевых счетов (Зарплата и кадры - Заявки на открытие лицевых счетов), при необходимости создав его, т.к. в табличной части раздела Открытие лицевых счетов обработки этот сотрудник не отображается.
Документ Заявка на открытие лицевых счетов (Зарплата и кадры - Заявки на открытие лицевых счетов) предварительно можно и не создавать. Документ может автоматически быть создан и проведен по готовым к выгрузке сотрудникам (не считая тех, по которым открытие лицевого счета отложено - они не попадут в заявку) на текущую дату компьютера при нажатии на кнопку Выгрузить файл.
По сотрудникам, заявка которых не заполнена (остаются пустые поля, подчеркнутые красной линией), выгрузить ее в файл возможности нет. Нажав на кнопку Выгрузить файл, файл выгружается в каталог, указанный в поле Каталог файлов обмена в верхней части формы обработки. Если каталог не указан, его потребуется выбрать отдельно. При успешной выгрузке файла об этом сообщается, а в строках сотрудников отображается Выгружен в банк. Если файл по какой-то причине выгрузить не удалось, то следует исправить эту причину и повторить выгрузку. После выгрузки файла его следует передать в банк и ожидать подтверждения.
При получении файла подтверждения его загрузка производится, нажав на кнопку Загрузить подтверждения - указывается полученный из банка файл. В результате автоматически создается документ Подтверждение открытия лицевых счетов сотрудников (Зарплата и кадры - Документы обмена с банками). Подтверждение содержит информацию о том, открыт ли лицевой счет по каждому сотруднику или нет, а также номер счета, если он открыт. Тем сотрудникам, которым счет успешно открыт, в программу записывается его номер - теперь по сотруднику можно формировать ведомости и перечислять на этот счет зарплату.
Месяц открытия счета устанавливается в соответствии с датой подтверждения. При необходимости месяц открытия может быть изменен в документе подтверждения. Если по кому-то из сотрудников счета не были открыты, то они остаются в табличной части и для них имеется возможность оформить новую заявку, нажав на ссылку Оформить повторно.
Имеется возможность повторно оформить заявку и на этапе ожидания ответа из банка, т.е. когда заявка уже выгружена, но подтверждение не получено и по какой-то причине не планируется его получение и заявку требуется сформировать заново. Работа с повторно оформленной заявкой в целом не отличается от работы с первичной заявкой. Единственное отличие - пока повторная заявка еще не выгружена, ее можно отменить по соответствующей ссылке в табличной части.
Формирование файла для передачи в банк в электронном виде
Сформированные ведомости отражаются в разделе Зачисление зарплаты обработки Обмен с банками по зарплатным проектам (Зарплата и кадры - Обмен с банками (зарплата)) - в таких строках указано, что они готовы к выгрузке - Готов к выгрузке. Каждая ведомость выгружается в отдельный файл при нажатии на кнопку Выгрузить файл. Ведомости выгружаются либо в каталог, указанный в поле Каталог файлов обмена в верхней части формы обработки, либо, если он не указан, в выбранный каталог непосредственно при выгрузке.
Выгруженные файлы необходимо передать в банк и ожидать получения подтверждения - без подтверждения ведомость не считается до конца оплаченной, т.е. проводки по зачислению зарплаты (движения в соответствующих регистрах) сформированы не будут.
Зачисление денежных средств на лицевые счета сотрудников
После получения файлов подтверждения из банка их следует загрузить в программу. Загрузка подтверждений производится по нажатию на кнопку Загрузить подтверждения - указывается полученный из банка файл. В результате в программе создается документ Подтверждение зачисления зарплаты (Зарплата и кадры - Документы обмена с банками). При благоприятном исходе подтверждение будет содержать информацию о том, что всем сотрудникам деньги зачислены (в строке ведомости формы обработки будет сообщаться Зачислено полностью). Тогда соответствующая ведомость считается оплаченной, по этому подтверждению автоматически будут сформированы проводки по зачислению зарплаты (движения в соответствующих регистрах).
Суммы по ведомости могут быть не зачислены ни одному сотруднику. В этом случае в строке ведомости сообщается Не зачислено (все строки ошибки). По всем сотрудникам задолженность вновь считается невыплаченной - как если бы ведомость не оформлялась. В этом случае появляется возможность повторно оформить ведомость. По ссылке Оформить повторно подтверждение о зачислении отменяется, ведомость становится доступной для повторной выгрузки файла и по ней снова ожидается подтверждение. Если части сотрудников зачисление подтверждено, а части – нет, то в строке ведомости сообщается Зачислено с ошибками (частично). По всем сотрудникам, которым зачисление подтверждено не было, задолженность вновь считается невыплаченной - как если бы ведомость на них и не оформлялась. По ссылке Оформить повторно можно создать новую ведомость в банк - в нее включаются сотрудники, которым зачисление не было подтверждено. Работа с этой ведомостью ведется как с созданной первоначально - выгружается файл, ожидается и загружается подтверждение и т.п. В поле Показывать формы обработки можно настроить отображение ведомостей: не подтвержденных, не выгруженных, всех.
Для формирования печатной формы списка перечисляемой на лицевые счета сотрудников в банк заработной платы нажмите на кнопку Печать - Список перечислений.
Закрытие лицевых счетов
Если в зарплатном проекте указан формат файла не ниже версии 3.3, то в форме обработки становится доступным Закрытие лицевых счетов для проведения работ по закрытию лицевых счетов. Табличная часть раздела заполняется уволенными сотрудниками, у которых есть открытые лицевые счета по выбранному проекту. При заполнении табличной части сотрудник считается уволенным, если у него не осталось ни одного рабочего места в организации. Выгрузка файла (заявки на закрытие лицевых счетов) производится при нажатии на кнопку Выгрузить файл. Дальнейшая работа с закрытыми лицевыми счетами не производится.