Воинский учет в Бухгалтерии

Читать в полной версии

Воинский учет в программе включает заполнение данных организации и сотрудников, подготовку на их основании документов для военкомата, сверку регистрируемых организацией сведений с военкоматами и формирование для них отчетов. Для электронного обмена с военкоматом программа создает файл, который выгружают для передачи через сайт Реестрповесток.рф.

Кратко: что делать в программе

1. Включите Воинский учет: Главное или Администрирование - Функциональность - Сотрудники, либо Зарплата и кадры - Кадровый учет.

2. Заполните ответственного за ведение воинского учета в Главное - Настройка - Организации - Подписи - Ответственные за подготовку отчетов.

3. Проверьте данные организации, категории воинского учета в Зарплата и кадры - Должности и сведения сотрудников по ссылке Воинский учет в Зарплата и кадры - Сотрудники.

4. Для электронного обмена заполните Зарплата и кадры - Военкоматы, включая поле Наименование для электронного обмена. При необходимости задайте параметры в Зарплата и кадры - Настройки воинского учета.

5. Выберите нужную форму в Зарплата и кадры - Отчеты по воинскому учету. Укажите дату или период, организацию и другие параметры, затем сформируйте и проверьте отчет.

6. Если сведения передаются файлом, создайте соответствующий документ в Зарплата и кадры - Сведения для военкоматов. Заполните его, проверьте строки с сотрудниками и нажмите Провести.

7. Нажмите Выгрузить и передайте полученный файл через сайт Реестрповесток.рф. После успешной отправки установите Отправлено в военкомат (не редактируется) и запишите документ.

8. После сверки с военкоматом зарегистрируйте Сверка с военным комиссариатом. При изменении данных сотрудника оформите Листок сообщения об изменениях и затем сведения об изменениях.

1. Подготовьте данные для воинского учета

Откройте Главное/Администрирование - Функциональность - Сотрудники либо Зарплата и кадры - Кадровый учет и установите флаг Воинский учет.

В Главное - Настройка - Организации - Подписи - Ответственные за подготовку отчетов заполните лицо, ответственное за ведение воинского учета.

Проверьте данные организации в Главное - Организации: они используются при заполнении форм.

В Зарплата и кадры - Должности укажите категорию воинского учета в карточках должностей.

Зарплата – Физические лица. Документы, в том числе военный билет и водительское удостоверение, можно добавить по ссылке Все документы.

Откройте Зарплата и кадры - Сотрудники - Воинский учет и заполните сведения каждого сотрудника.

Проверьте, заполните по необходимости данные по ссылкам Образование, квалификация и Семья.

По ссылке Воинский учет – Документы воинского учета доступны создание документов по сотруднику и история уже созданных документов.

Для подготовки документов организации откройте Зарплата и кадры - Приказы, планы, потребности. Здесь предусмотрены Приказ об организации воинского учета и План работы по осуществлению воинского учета.

2. Настройте электронный обмен с военкоматом

Откройте справочник Зарплата и кадры - Военкоматы. Если он не отображается в разделе, добавьте его через настройку панели навигации.

Для каждого военкомата заполните Наименование для электронного обмена, выбрав значение из классификатора. При выгрузке программа проверяет наименование. Если это поле пустое, она использует Наименование если оба значения не соответствуют классификатору, выводит предупреждение.

Проверьте адреса сотрудников в Зарплата и кадры - Физические лица - Адреса, телефоны или Зарплата и кадры - Сотрудники - Вся контактная информация. Для адреса места проживания заполните дату начала проживания, для адреса для информирования — Используется с. Эти даты отражаются в Карточке гражданина, подлежащего воинскому учету.

Если при заполнении документов и отчетов нужен только адрес по прописке, в Зарплата и кадры - Настройки воинского учета установите соответствующий флаг. Если в документы электронного обмена нужно включать внешних совместителей, там же установите Учитывать внешних совместителей.

3. Сформируйте нужный отчет

Откройте Зарплата и кадры - Отчеты по воинскому учету и выберите форму по задаче:

Задача	Отчет и основные действия
Карточка организации	Карточка учета организации (форма № 18). Укажите дату, установите Организация, выберите организацию и нажмите Сформировать. В настройках можно сформировать отчет по подразделениям и военкоматам.
Прием или увольнение	Извещение о приеме или увольнении. Укажите период и организацию при необходимости настройте отбор по сотруднику, подразделению или военкомату кнопкой Настройки.... Нажмите Закрыть и сформировать или Сформировать.
Сверка с военкоматом	Список граждан для сверки с военкоматом. Укажите период при необходимости задайте отбор через Настройки... и сформируйте список.
Карточка сотрудника	Карточка гражданина, подлежащего воинскому учету. В поле Период укажите дату, выберите организацию. Через Настройки... можно выбрать подразделение, должность, сотрудника, Только работающие и Выводить только адрес по прописке. Нажмите Закрыть и сформировать.
Первоначальная постановка	Список первоначальной постановки на воинский учет. Укажите дату формирования, через Настройки... заполните Год постановки на учет и нажмите Закрыть и сформировать. Формируемую вместе со списком Анкету заполните вручную.
Состоящие на учете и подлежащие постановке	Список состоящих на учете и подлежащих постановке на воинский учет граждан. Укажите дату и организацию, нажмите Сформировать. Для списка только тех, кто обязан состоять на учете, но не состоит, задайте в расширенной настройке Отношение к воинскому учету — В списке — Не состоит на воинском учете (но должен).
Граждане мужского пола 15 и 16 лет	Список граждан мужского пола 15- и 16-летнего возраста. Укажите дату, выберите организацию и нажмите Сформировать.
Полнота карточек	Анализ карточек воинского учета. Укажите период, откройте Настройки..., задайте нужные отборы и нажмите Закрыть и сформировать.

Перед использованием отчета проверьте заполненные сведения. Например, в Карточке учета организации (форма № 18) пункт 12 при ведении бронирования и пункт 13 заполняются вручную. Пункт 14 также может требовать ручного заполнения. Регистрационный номер, присвоенный районной комиссией, указывается в Зарплата и кадры - Приказы, планы, потребности.

Для заполнения полей Сверка с документами воинского учета и Сверка с военным комиссариатом в форме № 10 зарегистрируйте одноименные документы в Зарплата и кадры - Сверка карточек воинского учета. После сверки с военкоматом откройте Сверка с военным комиссариатом через это рабочее место или команду Оформить документ в форме Воинский учет сотрудника. Заполните вручную Номер списка и Сверку проверил.

4. Подготовьте и выгрузите сведения для военкомата

Документы электронного обмена доступны в Зарплата и кадры - Сведения для военкоматов, а также через Воинский учет - Документы воинского учета - Создать в карточке сотрудника или Отчеты - Регламентированные отчеты - Минобороны.

Выберите документ по содержанию сведений:

• Извещение о приеме или увольнении для военкомата — для приема и увольнения. Укажите Организация, Дата, Период добавьте сотрудников кнопкой Подбор или Добавить.

• Изменения сведений сотрудников для военкомата — для изменений, по которым зарегистрированы Листок сообщения об изменениях. Укажите Организация, Дата, Период и нажмите Заполнить.

• Первоначальная постановка на воинский учет — укажите Организация, Дата, Год постановки на учет и нажмите Заполнить.

• Сведения о подлежащих воинскому учету гражданах — укажите Организация, Дата, Военкомат и нажмите Заполнить.

• Сообщение о не состоящих на воинском учете гражданах — для сотрудников, у которых на дату документа в карточке указано Не состоит на воинском учете (но должен).

Откройте строки с сотрудниками и проверьте сведения для военкомата. При необходимости исправьте их в документе. В Сведения о подлежащих воинскому учету гражданах отдельно проверьте Семейное положение и Образование: программа по возможности сопоставляет их с допустимыми значениями электронного формата. Номер присваивается после записи документа Руководитель, Ответственный за ВУР и, где предусмотрено, Адрес организации заполняются из данных организации.

Нажмите Провести, затем Выгрузить. Файл создается в формате CSV с разделителем точка с запятой и кодировкой UTF-8. Передайте его через сайт Реестрповесток.рф. После успешной отправки установите Отправлено в военкомат (не редактируется) и вновь запишите документ.

5. Оформите изменение данных сотрудника

Когда сотрудник представил документы об изменении данных и изменения отражены в программе, создайте Зарплата и кадры – Сведения для военкоматов - Создать - Листок сообщения об изменениях. Если команда не видна, выведите ее через настройку навигации — шестеренку в правом верхнем углу.

Выберите Организация и Сотрудник, проверьте Дата. На вкладке Основное:

1. Установите Листок выдан и заполните Дата выдачи, если выдаете листок сотруднику. Если не выдаете, установите Листок не выдан и заполните Причина.

2. В разделе Содержание изменений для формы Сведения об изменениях для военкомата вручную укажите, что изменилось.

3. Нажмите Провести. Кнопкой Листок сообщения сформируйте печатную форму для выдачи сотруднику.

Если сотрудник самостоятельно передал сведения в военкомат или направил их через Госуслуги и представил подтверждение работодателю, установите Корешок листка получен.

Для подготовки сведений откройте Зарплата и кадры - Отчеты по воинскому учету - Сведения об изменениях для военкомата, укажите период и организацию, нажмите Сформировать. Для электронного варианта используйте Изменения сведений сотрудников для военкомата по порядку из раздела 4. Изменения также можно просмотреть в отчете Анализ изменений личных данных сотрудников.

6. Оформите бронирование, если оно ведется в организации

Создайте Приказ о бронировании в Кадры - Документы бронирования. Проверьте Организация, заполните Дата при необходимости укажите печатать как. На вкладке Сотрудники выберите сотрудников. На вкладках Приказ и Выписка заполните сведения для печатных форм. Поля Ответственный по бронированию, Должность ответственного, Исполнения контролирует и Должность исполняющего заполняются вручную.

Кнопкой Печать подготовьте Выписка из проекта приказа о бронировании, Список забронированных работников и другие нужные формы. Когда список согласован по месту учета организации, установите Согласовано с военкоматом (не редактируется). После этого сведения о бронировании отражаются в форме Воинский учет сотрудника и в форме № 10.

При прекращении бронирования оформите приказ в Кадры и зарплата - Документы бронирования. Кнопкой Подбор выберите сотрудников, затем через Печать сформируйте:

• Приказ о прекращении бронирования

• Список работников

• Выписка из приказа о прекращении бронирования

Для отчетности по бронированию используйте Зарплата и кадры - Отчеты по воинскому учету:

• Численность работающих и забронированных граждан пребывающих в запасе

• Донесение о количестве граждан в запасе (Форма № 11/МУ)

• Анализ обеспеченности трудовыми ресурсами

• Сведения об обеспеченности трудовыми ресурсами (форма № 19).

Данные об основании и норме бронирования и военкомате по месту нахождения организации заполните в Зарплата и кадры - Воинский учет - Приказы, планы, потребности. Там же в разделе Потребность в специалистах на период мобилизации можно указать данные для отчета Анализ обеспеченности трудовыми ресурсами.

7. Выдайте расписку при приеме документа воинского учета

Откройте Зарплата и кадры - Отчеты по воинскому учету - Расписка при приеме документов. Укажите дату, установите Сотрудники, выберите сотрудника и нажмите Сформировать.

Для заполнения недостающих сведений в основной части и корешке нажмите Еще - Таблица - Редактирование. Укажите Расписка №, наименование принятого документа, цель в поле принят для, Ф. И. О. и должность принявшего лица, срок в поле Расписка действительна по. Распечатайте результат кнопкой Печать результата отчета или через Еще - Печать.

Что оформлять сначала и что потом

При приеме или увольнении сотрудника

1. Проверьте кадровые и личные данные сотрудника, включая форму Воинский учет.

2. Создайте Извещение о приеме или увольнении для военкомата в Зарплата и кадры - Сведения для военкоматов.

3. Укажите Период, добавьте сотрудников кнопкой Подбор или Добавить, проверьте сведения.

4. Нажмите Провести, затем Выгрузить и передайте файл.

5. После успешной отправки установите Отправлено в военкомат (не редактируется) и запишите документ.

6. После передачи сведений сформируйте отчет Карточка гражданина, подлежащего воинскому учету и проверьте графу 4 раздела IV — сведения о направлении информации в военкомат.

<

Извещение о приеме или увольнении для военкомата используется для подготовки и выгрузки сведений, а Сведения о приеме, переводе и увольнении для военкомата — для регистрации в программе информации, необходимой при заполнении формы № 10.

При изменении данных сотрудника

1. Отразите изменения в карточке сотрудника.

2. Создайте Зарплата и кадры - Листки сообщений об изменениях - Листок сообщения об изменениях

3. Укажите содержание изменений, выдачу или причину невыдачи листка. Проведите документ.

4. Для электронной передачи создайте Зарплата и кадры - Сведения для военкоматов - Изменения сведений сотрудников для военкомата.

5. Укажите Период и нажмите Заполнить: программа подберет сотрудников по зарегистрированным листкам.

6. Проверьте сведения, проведите документ, выгрузите и передайте файл. После отправки установите соответствующий флаг.

Если не нашли в Зарплата и кадры нужной строки, добавьте ее, как на скриншотах ниже.

Здесь есть прямая зависимость: сначала Листок сообщения об изменениях, на его основании Изменения сведений сотрудников для военкомата.

При первоначальной постановке на воинский учет

1. Проверьте личные данные сотрудников.

2. Создайте Зарплата и кадры - Сведения для военкоматов - Первоначальная постановка на воинский учет

3. Укажите Год постановки на учет и нажмите Заполнить.

4. Проверьте сотрудников, которым в этом году исполняется 17 лет.

5. Проведите документ, выгрузите и передайте файл.

Для бумажного варианта используется отчет Список первоначальной постановки на воинский учет. Формируемую вместе с ним Анкету заполняют вручную.

При сверке сведений

• Сначала сформируйте Зарплата и кадры - Отчеты по воинскому учету - Список граждан для сверки с военкоматом

• После сверки зарегистрируйте Зарплата и кадры - Сверка карточек воинского учета - Сверка с военным комиссариатом. Вручную заполните Номер списка и Сверку проверил.
• При сверке учетных данных с документами самого сотрудника там же зарегистрируйте Зарплата и кадры - Сверка карточек воинского учета - Сверка с документами воинского учета.

Оба документа используются для заполнения соответствующих сведений в форме № 10.

При бронировании сотрудников

1. Подготовьте документ для оформления Зарплата и кадры – Документы бронирования - Приказ о бронировании работников и выберите сотрудников.

2. Сформируйте выписки из проекта приказа для согласования по месту воинского учета сотрудников.

3. После получения согласований направьте проект приказа и итоговый список на согласование по месту нахождения организации.

4. Подготовьте окончательный приказ и необходимые выписки.

5. Установите Согласовано с военкоматом (не редактируется), когда список согласован по месту учета организации.

• При первом приказе включают всех подлежащих бронированию сотрудников, в том числе ранее забронированных, если основания сохраняются.

• В последующие приказы — только вновь бронируемых.

Если основания бронирования утрачены, оформите Зарплата и кадры – Документы бронирования - Приказ о прекращении бронирования.

• Копию приказа направляют по месту нахождения организации

• Выписку — по месту воинского учета сотрудника

При подготовке общего списка или сообщения о не состоящих на учете

Для общего списка создайте Зарплата и кадры – Сведения для военкоматов - Сведения о подлежащих воинскому учету гражданах, укажите Дата и Военкомат, нажмите Заполнить.

Если нужно сообщить только о сотрудниках, которые должны состоять на учете, но не состоят, используйте Зарплата и кадры – Сведения для военкоматов - Сообщение о не состоящих на воинском учете гражданах. Перед заполнением проверьте значение Не состоит на воинском учете (но должен) в карточках сотрудников.

Особые случаи / Если что-то происходит иначе

Почему сотрудник не попал в отчет или документ?

• Отчеты по воинскому учету используют значения полей Отношение к воинской обязанности и Отношение к воинскому учету в карточке сотрудника. В частности, сотрудники со значениями Снят с воинского учета по возрасту и Снят с воинского учета по состоянию здоровья не включаются в списки приема, увольнения и состоящих на учете.

• Листок сообщения об изменениях служит одноразовым основанием для подбора изменений. Флаг Корешок листка получен в нем исключает сотрудника из отчета Сведения об изменениях для военкомата. при повторном автоматическом заполнении документа Изменения сведений сотрудников для военкомата этот листок уже не включается.

• Флаг Согласовано с военкоматом (не редактируется) в Зарплата и кадры – Документы бронирования - Приказ о бронировании работников влияет на отражение брони в карточке сотрудника и связанных формах. Создание документа приказа без этого флага не приведет к отражению бронирования в учете.

Как включить внешних совместителей в электронные сведения?

Установите Учитывать внешних совместителей в Зарплата и кадры - Настройки воинского учета.

Как найти неполные карточки или сотрудников, которых надо снять с учета?

Используйте Анализ карточек воинского учета. В Настройки... доступны Без документов воинского учета, Требуется снять с воинского учета и Требуется замена приписного на военный билет.

Расчет предполагаемой даты снятия выполняется, когда указаны Военнообязанный (в запасе) и воинское звание, а Дата снятия с учета не заполнена. Отчет показывает предполагаемую дату, если она наступила или прошла.

Как открыть CSV кнопкой Открыть файл во встроенном редакторе?

Добавьте расширение CSV в персональные настройки: Администрирование - Настройки работы с файлами.

Когда создавать документы воинского учета

Документ	Когда применяется	Периодичность или повод
Извещение о приеме или увольнении для военкомата	Для электронной передачи сведений о приеме или увольнении сотрудников, подлежащих воинскому учету	По кадровому событию Прием/Увольнение
Листок сообщения об изменениях	После получения документов об изменении данных сотрудника и отражения изменений в программе: семейного положения, образования, подразделения, должности, места жительства или пребывания, состояния здоровья	По факту изменения данных
Изменения сведений сотрудников для военкомата	Для электронной передачи изменений, зарегистрированных документами Листок сообщения об изменениях	По факту изменений документ заполняется за выбранный Период
Первоначальная постановка на воинский учет	Для передачи сведений о сотрудниках мужского пола, которым в указанном году исполняется 17 лет	По запросу военкомата или органа местного самоуправления
Приказ о бронировании работников	При оформлении бронирования сотрудников организацией	При первоначальном бронировании и при бронировании новых сотрудников.
Приказ о прекращении бронирования	Когда сотрудник утрачивает бронь: например, при увольнении или прекращении основания для бронирования	По факту прекращения бронирования
Сведения о подлежащих воинскому учету гражданах	Для передачи списка сотрудников, подлежащих воинскому учету на дату документа, в выбранный военкомат	По запросу военкомата или органа местного самоуправления
Сведения о приеме, переводе и увольнении для военкомата	Для заполнения в форме № 10 сведений	По факту приема, перевода или увольнения
Сверка с военным комиссариатом	Для регистрации факта сверки данных организации с данными военкомата или органа местного самоуправления	После проведенной сверки
Сверка с документами воинского учета	Для регистрации сверки учетных данных организации с документами сотрудника	После проведенной сверки
Сообщение о не состоящих на воинском учете гражданах	Для передачи сведений о сотрудниках, которые обязаны состоять на воинском учете, но не состоят	При выявлении таких сотрудников

Какие документы используют данные других объектов

Что заполняется	Откуда поступают данные
Извещение о приеме или увольнении для военкомата	Кадровые документы Прием/Увольнение
Листки сообщения об изменениях	Карточки сотрудников (Воинский учет, Семейное положение, Образование и.т.д.)
Изменения сведений сотрудников для военкомата	Листок сообщения об изменениях за выбранный период сведения сотрудников и организации
Первоначальная постановка на воинский учет	Карточки сотрудников (Дата рождения)
Сведения о подлежащих воинскому учету гражданах	Карточки сотрудников (Дата рождения)
Сообщение о не состоящих на воинском учете гражданах	Карточки сотрудников (Не состоит на воинском учете (но должен)
Приказ о бронировании работников	Ручной выбор сотрудников в документе
Приказ о прекращении бронирования	Ручной выбор сотрудников в документе
Карточка гражданина, подлежащего воинскому учету, форма № 10	Изменения сведений сотрудников для военкомата , Сведения о приеме, переводе или увольнении для военкомата

Законодательная справка

• Приказ об организации воинского учета предусмотрен приложением № 4 к Методическим рекомендациям Генштаба ВС РФ. Его издают при образовании организации и далее ежегодно перед началом календарного года (пункты 22 и 39 рекомендаций). План работы по осуществлению воинского учета предусмотрен приложением № 17.

• Порядок информирования об изменении семейного положения, образования, подразделения, должности, места жительства или пребывания и состояния здоровья приведен в приложении № 13 к Методическим рекомендациям, утвержденным Генштабом ВС РФ 11.07.2017. Формы листка сообщения и сведений об изменениях приведены в приложениях № 1 и № 2 к Порядку информирования.

• По запросу военкомата или органа местного самоуправления список граждан, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет, и анкеты на них представляют до 1 ноября. Нормативные ссылки: пункт 34 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 № 719, и письмо Минобороны от 23.08.2023 № 308/2/8922. Формы списка и анкеты приведены в приложениях № 6 и № 7 соответственно.

• При определении предполагаемой даты снятия с воинского учета учитывают переходные возрастные пределы для мужчин со званиями солдат, матросов, сержантов, старшин, прапорщиков и мичманов: 51 год — для достигших 50 лет в 2024 году, 52 года — в 2025 году, 53 года — в 2026 году, 54 года — в 2027 году (пункт 5 статьи 4 Федерального закона от 24.07.2023 № 326-ФЗ). Для достигших 50 лет до 2024 года предельный возраст составлял 50 лет.

• При достижении сотрудником 30 лет программа выводит предупреждение о необходимости заменить удостоверение гражданина, подлежащего призыву, на военный билет. Нормативная ссылка: статья 52 Федерального закона от 28.03.1998 № 53-ФЗ.

• Форма отчета о численности работающих и забронированных граждан предусмотрена приложением № 3 к Методическим рекомендациям от 07.08.2024 № 2пр-МВК с изменениями от 27.11.2024 № 3пр-МВК.

• Сроки представления и состав отчетности по бронированию уточняйте в своем военкомате или органе местного самоуправления.

Резюме

Работа начинается с включения функционала воинского учета в настройках и заполнения карточек организации, и сотрудников. Печатные формы создаются в отчетах по воинскому учету. Изменения данных, сверки и бронирование оформляются отдельными документами, от которых зависит заполнение последующих форм. Для электронного обмена используются документы Сведения для военкоматов, проведение и выгрузка файла формата CSV.

Вопросы и ответы