Как вести учёт товаров с серийными номерами в Управлении торговлей? 

Введение

Учет серийных номеров в 1С - это инструмент дополнительной складской аналитики, позволяющий отслеживать движение каждой единицы товара: от момента поступления до отгрузки клиенту или списания. Правильная настройка серийных номеров помогает решать прикладные задачи: учитывать рекламации, контролировать сроки годности, вести индивидуальный учет рулонов, кабеля, дорогостоящей техники. Однако пользователи часто сталкиваются с ошибками серий: товар не находится при отгрузке, документ не проводится, и т.д. В этой инструкции разберем, как включить серийные номера, настроить политики учета и избежать проблем при работе с товарами, требующими индивидуального контроля.

Где включить серийные номера: настройка вида номенклатуры

Учет серийных номеров в 1С начинается не с документа, а с карточки номенклатуры. Возможность использовать серии регулируется в карточке вида номенклатуры флагом «Серии». Этот флаг доступен, если в поле «Тип номенклатуры» выбрано значение «Товар» или «Тара».

Чтобы включить учет серийных номеров перейдите в раздел «НСИ и администрирование» - «Настройка НСИ и разделов» - «Номенклатура» - «Разрезы учета» - включите функциональную опцию «Серии товаров».

Далее создайте нужный вид номенклатуры и установите флаг «Серии». Система предложит указать, что идентифицирует серия: экземпляр товара или партию. От этого выбора зависят все дальнейшие настройки учета.

Что такое политика учета серий и зачем она нужна?

После включения серий необходимо выбрать политику учета серий. Это правило, по которому система будет работать с серийными номерами: только фиксировать их справочно или вести полноценный учет остатков и себестоимости.

Основные причины ошибок при работе с сериями часто кроются именно в неверно выбранной политике. Рассмотрим доступные варианты:

• Справочное указание серий. Учет остатков не ведется, серии фиксируются «для информации». Подходит для гарантийного учета, рекламаций, отслеживания экземпляров.

• Авторасчет по FEFO остатков серий. Серии указываются только при поступлении, при отгрузке система сама рассчитывает, какие сроки годности списать первыми. Остатки видны в отчетах, но в документах не контролируются.

•  Управление по FEFO остатками серий. Полноценный учет сроков годности. При отгрузке система предлагает списывать товары с истекающим сроком, серию нужно указать.

• Управление остатками серий. Учет остатков по индивидуальным номерам (рулоны, оборудование). Момент указания серии гибко настраивается.

• Учет себестоимости по сериям. Сквозной финансовый учет. Серия влияет на себестоимость и финансовый результат.

После того как настройки выполнены, начинается оперативная работа. 

Как указывать серийный номера?

Если для номенклатуры включены серии, в документах появления колонка или отдельная форма для ввода номеров.

Контролировать корректность указания серий помогают специальные цветовые обозначения:

• Красный - требуется указать серии или допущена ошибка (количество по сериям не совпадает с количеством товара).

• Зелёный - серии указаны корректно, количество совпадает.

Что делать, если серийный номер не найден при отгрузке?

Ошибки серий при отгрузке возникают в следующих случаях:

• Политика не требует контроля. Для политик «Управление по FEFO остатками серий» и «Управление остатками серий» (при выборе «по факту отбора») контроль остатков не производится. Если отгрузили серию, которой нет в базе, документ проведется, но сформируются отрицательные остатки. Как исправить: оформить пересортицу или оприходование недостающей серии.

• Серия указана не на том складе. Товар с таким номером числится, но на другом складе. Как исправить: переместить серию на нужный склад или отгружать с того склада, где она есть.

• Серия уже отгружена. Проверьте остатки по отчету «Ведомость по сериям номенклатуры».

Таблица: Типы политик учета серий и момент указания в документах

Особенности учета на адресном складе и при обособлении товаров

 На адресном складе серии, по которым ведется учет остатков, указываются в заданиях на отбор и размещение. Серии со справочным учетом в заданиях не участвуют - это ускоряет работу и исключает лишние действия для кладовщиков.

Если используется механизм обособления товаров (резервирование под конкретные заказы или назначения), система при подборе серий покажет только те, которые поступили под это назначение. Это исключает риск отгрузки «чужого» зарезервированного товара.

Удобные инструменты: подбор серий и сканирование штрихкодов

Для ускорения работы с серийными номерами в 1С предусмотрены специальные механизмы.

• Подбор количества с выбором серий. Если включена опция «Использовать расширенную форму подбора количества», в заказах клиентов доступна форма «Выбор действий». Она показывает свободные остатки в разрезе серий и позволяет распределить нужное количество по разным номерам.

• Сканирование штрихкодов. Форма «Регистрация серий товаров» поддерживает работу со сканером. Можно настроить очередность сканирования: сначала товар, затем все его серии (или по одной серии на товар). Это значительно ускоряет приемку и отгрузку.

• Генерация номеров и печать этикеток. Если серийный номер не нанесен производителем, система может сгенерировать его автоматически при поступлении и сразу распечатать этикетку со штрихкодом.

Заключение

Серийные номера в 1С - мощный, но требующий вдумчивого подхода инструмент. Корректная работа начинается с правильного выбора политики учета на этапе настройки вида номенклатуры. Помните: серийные номера помогают отслеживать товары индивидуально, управлять сроками годности и рассчитывать точную себестоимость, но изменение настроек «на лету» чревато ошибками в учете. Если вам нужно начать вести учёт товаров с серийными номерами, а по номенклатуре уже есть движения - безопаснее создать новый вид номенклатуры и новые карточки товаров. Регулярно используйте отчеты по сериям для контроля остатков и своевременного обнаружения пересортицы.

Ответы на вопросы