Табель учета рабочего времени является важным документом для учета фактически отработанного времени сотрудников. Вопрос о том, кто должен его составлять, регулируется трудовым законодательством и внутренними правилами организации.
Основные ответственные лица
1. Работник отдела кадров: В большинстве случаев табель составляет сотрудник кадровой службы, который отвечает за ведение документации по трудовым отношениям.
2. Руководитель структурного подразделения: В некоторых организациях обязанность по ведению табеля может быть возложена на руководителя конкретного отдела или подразделения
3. Специально назначенный табельщик: В крупных компаниях может быть назначен отдельный работник, ответственный за ведение табеля. Это решение должно быть оформлено приказом работодателя.
В программе ответственных лиц обычно назначают и меняют в Главное – Организации – Подписи, но это в основном привязано к заполнению регламентированной отчетности. В случае с отчетами (не регламентированными) ответственных лиц придется назначить в самом отчете по кнопке Настройки…
Процесс назначения ответственного
· Издание приказа: Работодатель имеет право издать приказ о назначении ответственного за ведение табеля учета рабочего времени, однако это не является обязательным требованием.
· Закрепление обязанностей: Обязанности по ведению табеля должны быть прописаны в трудовом договоре или должностной инструкции работника, что обеспечивает правовую основу для выполнения этой задачи.
Подписи в табеле
Табель учета рабочего времени должен быть подписан следующими лицами:
· Ответственным за ведение табеля.
· Руководителем подразделения.
· Сотрудником кадровой службы (если это предусмотрено формой табеля)
Таким образом, составление табеля учета рабочего времени может осуществляться различными сотрудниками в зависимости от структуры и политики организации, но ключевыми ответственными являются работники кадровой службы и руководители подразделений.
В программе Бухгалтерия реализован ограниченный функционал по учету зарплаты и кадров.
Например, в программе нет учета остатков отпусков, нет отпусков по уходу за ребенком до 1,5 лет, расчета компенсации при увольнении.
И документа Табель в программе Бухгалтерия тоже нет – как инструмента, влияющего на расчет зарплаты. Но есть отчет Табель в разделе Зарплата и кадры - Отчеты по кадрам, который программа заполняет автоматически по Производственному календарю с учетом отпусков, больничных и неполной ставки сотрудников. Иными словами – формировать его вы можете, но самостоятельно Табель не может влиять на расчет зарплаты, как реализовано в ЗУП, например. Это просто отчет.
Многие виды учета времени - неявки, командировки, отпуска по уходу за ребенком и т.д. – то, что отсутствует в функционале Бухгалтерии - программа в Табеле не заполняет.
Чтобы обходить эти ограничения, можно сохранить отчет Табель в виде электронной таблицы, открыть программой Excel и внести необходимые изменения.