При первом запуске пустой ЗУП 3 появляется диалог начальной настройки программы. Выбираем вариант переноса данных из прежней версии и жмем на ссылку Открыть помощник перехода.

Выбираем вариант 1С Бухгалтерия 8 редакция 3.0

Далее выбираем вариант Загрузить данные из информационной базы

(Если штатный обработчик не срабатывает, и вы пользуетесь сторонней обработкой для выгрузки, для этого случая существует вариант Загрузить данные из файлов. В этом случае, вы должны будете после выбора этого варианта указать путь к папке, куда была в результате запуска данной обработки выгружена конфигурация Бухгалтерии).

Настройка в Зарплата и управление персоналом

Администрирование – Синхронизация данных

Ставим флаг Синхронизация данных (необходимы права администратора в обеих конфигурациях), переходим в Настройки синхронизации

Нажимаем Новая синхронизация данных

Выбираем Бухгалтерия предприятия, редакция 3

1. Настроить параметры подключения

Переключатель Синхронизация данных через файл

В поле Каталог создаем каталог, в котором будут храниться файлы обмена и настройки синхронизации. Называем понятным для себя образом.

Указываем префикс, который будет использовать Зарплата и управление персоналом для документов конфигурации Бухгалтерия предприятия. В итоге названия документов будет выглядеть следующим образом: ХХУУ-000001. Где ХХ – префикс организации (00 если отсутствует), а УУ – префикс информационной базы (00 если отсутствует). Если вам требуется, чтобы названия документов продолжали выглядеть как 0000-000001 – выставляйте префикс 00. В противном случае у некоторых документов в Бухгалтерии, введенных после проведения синхронизации, может сбиться нумерация:

0000-000001

0000-000002

0000-000003

После синхронизации:

00БП-000001

Если это произошло, заходите в документ со сбитой нумерацией и меняем последние цифры на требуемые текущей последовательностью. После этого все следующие документы будут вводиться, уже автоматически, проставляя нумерацию от этого значения.

2. Настроить правила отправки и получения данных

В открывшемся оке указываем Дату начала использования обмена (Дата, с которой создаваемые в ЗУП документы будут передаваться в Бухгалтерию), выбираем способы детализации и состав организаций, по которым будет выполняться синхронизация.

Далее указываем, сводно или детально по сотрудникам будет выгружаться информация. Обратите внимание, что значение Сводно определит, что ведомости в Бухгалтерию выгружаться не будут.

Нажимаем Выполнить начальную выгрузку данных

Настройка в Бухгалтерия предприятия 3.0

Администрирование – Синхронизация данных.

Ставим флаг Синхронизация данных (необходимы права администратора), переходим в Настройки синхронизации.

Если в имеющемся списке имеются лишние/неработающие синхронизации, можно их удалить через Еще – Удалить настройку синхронизации.

Нажимаем Новая синхронизация данных.

В списке выбираем Зарплата и управление персоналом, редакция 3.

Нажимаем Настроить параметры подключения.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Обязательно поставьте флаг Получить параметры подключения из файла. Затем в поле Каталог выбираем наш каталог, созданный на предыдущем этапе, и в нем выбираем этот файл настроек синхронизации. При пропуске этого этапа вы получите ситуацию, когда две программы друг друга «не увидят».

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Каталог обмена должен быть создан В ОБЛАКЕ. Не на вашем локальном компьютере или где-либо еще вне облака. Желательно создавать его на вашем облачном диске в папке Общие.

Нажимаем Настройки правила отправки и получения данных.

Выбираем дату, с которой документы из БП будут отправляться в ЗУП, настраиваем детализацию по сотрудникам и состав организаций, участвующих в обмене.

Нажимаем Выполнить сопоставление и загрузку данных.

Начинается процесс анализа.

По окончании анализа выдается список объектов, по которым обнаружены несоответствия (различные данные в конфигурациях). Такие данные будут помечены кружком с буквой i (1). Двойным щелчком заходим в такую строку и проверяем состав данных.

А) Если в данном примере мы знаем, что объекты слева и справа не являются дублями друг друга, нажимаем Записать и закрыть. В этом случае данные объекты организации, сотрудники, ведомости и.т.д.) будут скопированы соответственно из одной конфигурации в другую и наоборот.

Б) Если мы уверены, что объект слева (2) и объект справа (3) – это одно и то же, нажимаем на один из них, затем на кнопку Установить соответствие (4), а в открывшемся окне выбираем необходимый объект из соседнего списка. Если этого не сделать, после синхронизации в программах появятся дубли, что может привести к ошибкам в учете.

Также для удобства сопоставления, есть кнопка Колонки, нажав на которую, можно выбрать список реквизитов, которые будут выводиться в указанном вами порядке для сопоставления.

Если вы уверены, что у объекта есть поля, которые однозначно его характеризуют (например ФИО физического лица), вы можете нажать Сопоставить автоматически (1), после чего выбрать поле (поля), по которым будет производиться сопоставление программой значений из обеих конфигураций. Далее программа выполнит такое сопоставление по всем объектам списка.

После того, как вы проверили все имеющиеся несоответствия и убедились, что дублей создано не будет, нажимаем Далее.

Программа может выдать предупреждение, что не все данные сопоставлены, если в списках оставались данные, которые есть в одной конфигурации и которых пока нет в другой – нажимаем Продолжить и Далее.

Начинается процесс синхронизации.

По завершении нажимаем Далее.

Нажимаем Выполнить начальную выгрузку данных.

Нажимаем Далее.

Нажимаем Готово.

Процесс синхронизации – отражение зарплаты в учете

1. Отражение зарплаты в бухучете

Перед созданием документа отражения не забываем проверить и при необходимости настроить реквизиты налогового органа Настройки – Организации – ссылка Изменить данные регистрации.

Если у нас еще нет никаких начислений, создаем одно, пробное.

Затем идем в Зарплата – Отражение зарплаты в бухучете.

Создаем там файл отражения за месяц имеющегося у нас начисления. Функция этого документа – перенос и формирование проводок в конфигурации Бухгалтерия предприятия.

Выставляем месяц нашего начисления (1), выбираем организацию (2), а также ставим дату документа (3). Дата необходима нам для проверки состава отправляемых данных при синхронизации, так как документ маркируется именно ей. Поэтому рекомендуется ставить месяц, соответствующий месяцу отражения. Нажимаем Заполнить (4).

2. Передаем данные из ЗУП

Идем в Администрирование – Синхронизация данных – Настройки синхронизации данных (можно сразу добавить с избранное, поставив рядом с названием звездочку), нажимаем Синхронизировать (1). Проверяем состав отправляемых данных (2).

Наше отражение попадает в список отправляемых данных

При необходимости можно снимать документы с регистрации – то есть, запрещать их отправку в Бухгалтерию.

3. Принимаем данные, полученные из ЗУП в Бухгалтерии

Администрирование – Синхронизация данных - Настройка синхронизации данных. Нажимаем Синхронизировать.

Могут появиться Предупреждения. Например, программа сопоставила две организации в двух конфигурациях и автоматически установила соответствие. От вас в этом случае потребуется лишь нажать Подтвердить, пройдя по ссылке Предупреждения.

Проверяем, что перенеслось в Бухгалтерию, идем в Зарплата и кадры – Отражения зарплаты в бухучете.

Наш документ перенесся.

Чтобы программа с его помощью сформировала проводки, необходимо установить флаг Отражено в учете (1). Проверяем, сформировались ли проводки (2).

4. «Ошибка, проводки не формируются»

Проводки не сформируются, если на вкладке Начисленный НДФЛ не подтянулось поле Регистрация в налоговом органе.

Поле не заполнено, проводки программа сформировать не дает.

Заходим на вкладку Начисленный НДФЛ, в любой строке кликаем двойным щелчком мыши по пустому значению незаполненного поля, нажимаем F4. Из списка регистраций выбираем необходимую. Записываем изменения, закрываем документ. Вновь открываем. Все регистрации должны подтянуться. После этого проводки формируются.

5. «Проводки сформировались, но не все»

Если не сформировались проводки по счету затрат, значит, этот счет у нас не выбран в Способах учета зарплаты.

А) Идем в Зарплата и кадры – Настройки зарплаты – Отражение в учете – Способы учета зарплаты.

Б) Либо мы можем быстро попасть туда же, дважды щелкнув по соответствующему полю Способ отражения в документе Отражение зарплаты на вкладке Начисленная зарплата и взносы и нажав F4, чтобы перейти в этот справочник.

Выбираем требующийся способ отражения, в нем в обязательном порядке заполняем поля Счет и Статьи затрат.

После этого, все проводки в документе Отражение зарплаты должны сформироваться корректно.

6. «Документы не переносятся»

Часты ситуации, когда пользователь нажимает кнопку Синхронизировать, но переноса требуемых данных не происходит. Это может быть по нескольким причинам.

1) Дата с которой настроено начало обмена в ЗУП Настроить правила отправки и получения данных.

Документы, имеющие период регистрации ранее этой даты – в обмен не попадут и в Бухгалтерию не отправятся. Например, у отчетности период регистрации – год. Поэтому даже если вы настроили начало обмена с февраля – никакая отчетность в обмен не попадет даже при попытках добавить ее в обмен принудительно. Необходимо настраивать синхронизацию с января.

2) Принудительная регистрация документов

Часто документ не отправляются, т.к. в программе они уже помечены, как не требующие отправки. Это может быть по причине того, что они уже отправлялись, либо, допустим, была сперва настроена дата синхронизации Апрель, а потом сменена на Март. В этом случае мартовские документы также необходимо будет принудительно добавить на регистрацию.

7. Блокировка документа Отражение зарплаты в бухучете

После проведения документа с установленным флагом Отражено в учете, он приобретет вид неактивного, а при последующей синхронизации с ЗУП – неактивным станет и документ в ЗУП. После этого внесение в него изменений в ЗУП станет невозможным.

Для внесения изменений потребуется распровести Отражение зарплаты в ЗУП. После этого вы получите возможность снова его заполнить и заново отправить в Бухгалтерию.