Подготовка базы
Общие сведения об организации
Для корректного заполнения расчета у организации должны быть указаны: наименование, в соответствии с учредительными документами, ИНН, КПП, код налогового органа, и данные, кто подписывает отчетность (руководитель или представитель). Необходимые сведения указываются в справочнике Организации (раздел Главное – Организации).
Сведения о тарифе страховых взносов
Сведения об основном применяемом в организации тарифе для исчисления страховых взносов, регулируемых главой 34 НК РФ, указывается в поле Тариф страховых взносов (раздел Главное – Налоги и отчеты – раздел Страховые взносы) с указанием даты начала его применения в форме настроек налогов и отчетов. Выбор тарифа зависит от категории плательщика страховых взносов, к которой относится организация.
Учет доходов для целей начисления страховых взносов
Для корректного учета доходов, полученных физическими лицами, для целей исчисления страховых взносов и для дальнейшего заполнения показателей расчета базы для начисления страховых взносов в расчете рекомендуется также проверить и при необходимости уточнить настройки видов начислений. Все выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц в программе начисляются с помощью видов начислений (раздел Зарплата и кадры – Настройки зарплаты – раздел Расчет зарплаты – ссылка Начисления). Для каждого вида начисления в разделе Страховые взносы в поле Вид дохода должен быть указан вид дохода для целей исчисления страховых взносов. Например, для видов начислений, целиком облагаемых страховыми взносами, в программе указывается вид дохода Доходы, целиком облагаемые страховыми взносами.
При проведении документов, с помощью которых производятся начисления в пользу физических лиц (документы Начисление зарплаты, Отпуск, Больничный лист, Операция учета взносов), фиксируется соответствующий вид дохода для целей исчисления страховых взносов. Эти данные используются при заполнении показателей расчета базы для начисления страховых взносов в подразделе 1, подразделе 2, подразделе 3 раздела 1, разделе 3. Получить данные о формировании базы для начисления страховых взносов можно с помощью отчета Анализ взносов в фонды (раздел Зарплата и кадры – Отчеты по зарплате – Анализ взносов в фонды).
С 2023 года на выплаты по договорам ГПХ взносы начисляются в полном объеме.
Начисление страховых взносов
Страховые взносы по основному единому тарифу исчисляются отдельно по каждому физическому лицу. Единый предельный размер базы для исчисления страховых взносов в 2023 году составляет 1 917 000 руб. С сумм выплат в пользу физического лица, превышающих предельную величину базы для начисления страховых взносов, в организациях, применяющих основной единый тариф страховых взносов, начисляются взносы по тарифу 15,1%.
Расчет страховых взносов в программе производится с помощью документа Начисление зарплаты при выполнении процедуры заполнения документа. Также страховые взносы могут быть зарегистрированы и документом Операция учета взносов. Суммы начисленных страховых взносов по каждому физическому лицу отражаются в колонке Взносы документа Начисление зарплаты. При проведении документа фиксируются суммы начисленных взносов. На основании этих данных в расчете заполняются сведения о суммах исчисленных страховых взносах.
Получить данные для анализа сумм начисленных страховых взносов можно с помощью отчета Анализ взносов в фонды. Проверить правильность расчета страховых взносов за определенный период можно с помощью отчета Проверка расчета взносов (раздел Зарплаты и кадры – Отчеты по зарплате – Проверка расчета взносов).
Если организация обязана уплачивать страховые взносы на обязательное пенсионное страхование по дополнительным тарифам по результатам проведения специальной оценки условий труда в пользу работников, занятых на вредных (п. 1 ч. 1 ст. 30 Федерального закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ) и тяжелых (пп. 2-18 ч. 1 ст. 30 Федерального закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ) видах работ, которые имеют право на досрочное назначение пенсии, то в программе придется произвести дополнительные настройки. В расчете по страховым взносам сведения о расчете взносов по дополнительным тарифам отражаются в подразделе 2 раздела 1 и разделе 3.
Начисление взносов с выплат в пользу иностранцев
Порядок начисления страховых взносов с выплат в пользу иностранных граждан и лиц без гражданства зависит от статуса иностранного гражданина. Если в организации работают иностранные граждане или лица без гражданства, для них необходимо установить соответствующий их статусу признак в справочнике Физические лица (ссылка Страхование) или справочника Сотрудники (в разделе Условия страхования).
Сведения о выплатах в пользу иностранных граждан, временно проживающих и пребывающих на территории РФ, отражаются по особым кодам категорий застрахованных лиц в разделе 3. Коды категории для временно проживающих иностранных граждан начинаются с символов ВЖ, временно пребывающих – с символов ВП.
Сведения о выплатах в пользу иностранных граждан, не являющихся застрахованными лицами на обязательное пенсионное, медицинское и социальное страхование, не включаются в расчет.
С 2023 года исключены из числа застрахованных лиц (за них страховые взносы уплачивать не нужно, кроме НС):
· временно пребывающие в РФ высококвалифицированные специалисты (ВКС)
· иностранные граждане любого миграционного статуса (постоянно или временно проживающие, временно пребывающие), которые работают в расположенных в РФ филиалах, представительствах и дочерних организациях иностранных коммерческих компаний, зарегистрированных на территориях государств – членов ВТО.
Персональные данные физических лиц
Следует уточнить и при необходимости актуализировать персональные данные физических лиц, а именно:
· Ф.И.О. физического лица
· СНИЛС
· ИНН, дата рождения, гражданство, вид документа, удостоверяющего личность, его серию и номер, пол.
Персональные данные физического лица указываются при заполнении раздела 3.
Для проверки, указаны ли все необходимые персональные данные застрахованного лица, можно воспользоваться отчетом Личные данные сотрудников (раздел Зарплата и кадры – Отчеты по кадрам – отчет Личные данные сотрудников).
Заполнение в правильной последовательности
Если во всех месяцах с начала года в правильной последовательности были заполнены документы начисления сумм дохода и страховых взносов, то по кнопке Заполнить - отчет заполняется автоматически.
Что такое правильная последовательность.
Документы Отпуск, Премия, Разовое начисление и.т.д. не производят расчет страховых взносов.
На заполнение отчета влияют лишь документы начисления страховых взносов: в Бухгалтерии: Начисление зарплаты, в ЗУП: Начисление зарплаты и взносов, Увольнение, Отпуск по уходу за ребенком, если в нем установлен флаг для расчета зарплаты в месяце ухода в отпуск.
Поэтому документ Начисление зарплаты и взносов (Начисление зарплаты) в месяце должен заполняться последним.
Отражение уплат по взносам в бюджет в программе никак не влияет на заполнение отчета (в отличие от 6-НДФЛ).
Структура отчета
Отчет состоит из Титульного листа и четырех разделов с приложениями.
Организации, сдающие отчет ежеквартально, заполняют Разделы 1,3.
Титульный лист
содержит сведения об организации, ее реквизитах и ответственных лицах.
Раздел 1
содержит сводные сведения о суммах взносов:
· с начала года
· по месяцам текущего квартала
И Приложения, которые расшифровывают суммы Раздела 1.
Раздел 2 (крестьянские, фермерские хозяйства)
Раздел 2 по умолчанию недоступен. Его заполняют главы крестьянских(фермерских) хозяйств при сдаче отчета за год.
Для того, чтобы сделать Раздел 2 доступным, необходимо по кнопке Еще - Настройки, во акладке Свойства разделов - отметить раздел флагами: Показывать.
Приложения 1.1, 1.2 и 1.3 Расчет по пониженным тарифам страховых взносов
Приложение 1.4. Сведения для организаций, осуществляющих выплаты обучающимся
Раздел 3 (Персонифицированные сведения)
Заполняется по всем физическим лицам, с которыми в течение квартала заключен трудовой договор или договор гражданско-правового характера (ГПХ).
Даже когда в отчетном квартале у физического лица не было доходов, сведения о нем должны содержаться в Разделе 3. Таблица 3.1 должна быть заполнена, остальные таблицы должны быть пустыми.
Программа помещает сведения о физическом лице в Раздел 3, если по нему введен один из документов: Прием на работу или Договор (работы услуги-или авторского заказа). В последнем случае в графе 180 (обязательного социального) будет установлен признак 2, т.к. выплаты по договорам ГПХ не облагаются взносами в ФСС.
При заполнении корректировочного отчета (на Титульном листе в поле Номер корректировки ненулевое значение) Раздел 3 заполняется только теми физическими лицами, по которым были изменения сумм или личных данных.
Отчет содержит проверочную таблицу по Разделу 3. Она вызывается по кнопке Реестр в верхней части отчета. Лист 1 содержит таблицу по основному тарифу страховых взносов на обязательное пенсионное страхование, Лист 2 - по дополнительным тарифам.
Раздел 4 (Прокуроры, сотрудники СК РФ, судьи)
Проверка Расчета по страховым взносам
Отчет содержит проверки:
1. заполненности реквизитов (Проверить – Проверка выгрузки)
2. онтрольных соотношений (Проверить – Проверка выгрузки)
Проверить в интернете действует только для подключенного сервиса 1С-отчетноть, позволяя подключить проверочные программы от Калуга Астрал, поставщика сервиса.
Проверка выгрузки
При проверке выгрузки программа может выдать ошибки вида:
· Не задана фамилия (имя подписанта) не заданы реквизиты организации (ОКВЭД2, ИНН и т.п.)
· Не заданы код, серия, номер документа, СНИЛС для физических лиц Раздела 3
При двойном клике на ошибку программа подсветит поле отчета, которое содержит ошибку.
Ошибки в реквизитах организации
Необходимо исправить в карточке организации в разделе Настройки – Организации (Реквизиты организации) - Учетная политика и другие настройки - Ответственные лица - необходимо заполнить поле Руководитель, обращая внимание на дату, с которой действуют сведения.
После чего на Титульном листе отчета нажать кнопку Еще - Обновить.
Ошибки в данных физических лиц
Необходимо изменить в карточке физического лица или в карточке сотрудника, также обращая внимание на дату, с которой действуют сведения.
После чего повторно нажать кнопку Заполнить.
Законодательство предписывает организации принимать меры по актуализации данных сотрудников. Методисты 1С советуют перед каждой сдачей отчетности взять от сотрудников заполненные первые страницы карточек Т-2 под роспись.
Проверка контрольных соотношений
При проверке КС (2) программа проверит суммы текущего отчета на соответствие между собой, а также с суммами отчетов за предыдущие кварталы, в случае 2 квартала-за 1 квартал.
При двойном клике на ошибочном КС программа справа выдает окно с расшифровкой КС.
При двойном клике на желтое поле в правом окне программа показывает поле текущего отчета или отчета за предыдущий квартал, которое участвует в этом КС.
Исправление ошибок расчета взносов
Для поиска ошибок в отчете РСВ проверьте:
Аактуальность релиза своей базы
В отчетный период помните, что неактуальная база - это первая и основная причина ошибок в устаревшей версии отчета. Также примите во внимание, что после обновления базы старый отчет не обновляется вместе с программой, и если он содержал ошибки, единственное, что с ним можно сделать, это пометить на удаление и создать новый в обновленной конфигурации.
Корректность истории изменений тарифа страховых взносов
БП (бухгалтерия предприятия): Главное – Налоги и отчеты – Страховые взносы – История изменений
ЗУП: Настройка – Организации (Реквизиты организации) – Учетная политика и другие настройки – Учетная политика – История изменений.
Если история изменений неверна (не хватает нового тарифа), необходимо вручную добавить строчку с данным тарифом и указать месяц изменения. После этого переходим к пункту 2.
Корректность расчета взносов по месяцам
БП: Зарплата и кадры – Отчеты по зарплате – Проверка расчета взносов
ЗУП: Налоги и взносы – Отчеты по налогам и взносам – Проверка расчета взносов
В данном отчете обратите внимание на три последних столбца: Налоговая база, Сумма взносов, Сумма взносов расчетная. Второй столбец сумма взносов – отражает те суммы, которые зафиксированы в ваших документах Начисление зарплаты (и Увольнение, если речь о ЗУП) Третий столбец, сумма взносов расчетная – это те суммы, которые должны быть в этих документах, исходя из выбранного вами на данный период времени тарифа взносов и указанной в отчете налоговой базы. Если в какой-то строчке расхождение фактической и расчетной суммы, оно будет помечено красным цветом.
Найдя расхождение, необходимо проверить не были ли взносы данного месяца ошибочно учтены в Начислениях следующих. Это недопустимо. Также взносы в любом межрасчетном начислении (Отпуск, Премия и.т.д.) просто не учтутся, если оно было введено после документа Начисление зарплаты, а взносы в документе Начисление зарплаты не пересчитали. В этом случае можно распровести документы Начисление зарплаты, следующие за проблемным. Пересчитать взносы на правильные в проблемном Начислении зарплаты, а затем пересчитать их во всех последующих (либо просто удалить строчки взносов чужого месяца из начисления, если уже нашли таковое). В Бухгалтерии пересчет взносов осуществляется по второй кнопке Еще - Пересчитать взносы
В ЗУП в документе Начисление зарплаты для этого есть кнопка Пересчитать взносы на вкладке Взносы.
Удалите дублирующие версии отчетов
Проверить, нет ли в списке регламентированных отчетов нескольких отчетов РСВ за любой квартал текущего периода. Т.е., не должно быть двух или более первичных отчетов за первый квартал, полугодие, год. При создании нового отчета, он всегда проверяет цифры всех предыдущих и наличие дублей обязательно приведет к ошибкам. Такое допускается лишь если каждый из новых отчетов является корректировкой первичного и имеет следующий по порядку номер корректировки, 1, 2 и.т.д. Все дубли должны быть как минимум помечены на удаление, а желательно – удалены полностью.
Необходимо также проверить наличие дублирующих отчетов по кнопке Настройка, Скрытые отчеты. Несмотря на то, что отчет скрыт, он участвует в проверка контрольных соотношений.
Создание корректировок
Если после выполнения пунктов 1-4 ошибки по-прежнему сохраняются, выполните проверку каждого отчета ранних кварталов созданием его корректировки. Если при создании корректировки в треьем разделе обнаруживаются физлица, это означает, что программе для обеспечения непротиворечивости с предыдущими периодами требуется создание корректировки. Проведя такую проверку по всем кварталам и создав, где надо, корректировки, вновь заполните отчет РСВ текущего периода. Он должен пройти проверку корректно. Отправлять данные корректировки следует последовательно, дожидаясь принятия каждой, и только вслед за этим отсылать отчет текущего периода.
Если ничего не получилось
Если ни один из этих способов не помогает, рекомендуем воспользоваться нашими платными услугами по исправлению ошибок учета.