Проведение спецоценки

Специальная оценка условий труда (СОУТ) — процедура, по результатам которой на рабочих местах устанавливаются классы (подклассы) условий труда. От них зависят гарантии и компенсации работникам, а в отдельных случаях — дополнительные тарифы пенсионных страховых взносов.

Основной нормативный документ — Федеральный закон от 28.12.2013 № 426-ФЗ. С 1 сентября 2024 года действует методика проведения СОУТ, утверждённая приказом Минтруда от 21.11.2023 № 817н.

Кто должен проводить спецоценку

По общему правилу СОУТ организуют и финансируют работодатели — организации и индивидуальные предприниматели, у которых есть работники по трудовым договорам. Оцениваются рабочие места, на которых фактически выполняется работа, в том числе офисные и сезонные. Сам по себе небольшой штат, отсутствие вредных факторов или статус микропредприятия не освобождают работодателя от СОУТ.

В соответствии с ч. 3 ст. 3 Закона № 426-ФЗ СОУТ не проводится в отношении условий труда:

• надомников;
• дистанционных работников;
• работников, вступивших в трудовые отношения с работодателями — физическими лицами, не являющимися ИП;
• работников, вступивших в трудовые отношения с работодателями — религиозными организациями, зарегистрированными в установленном порядке.

Условия труда государственных гражданских и муниципальных служащих оцениваются с учётом специального правового регулирования (ч. 4 ст. 3 Закона № 426-ФЗ).

Частные случаи

• ИП с наёмными работниками. Если есть хотя бы одно рабочее место работника по трудовому договору, обязанность проводить СОУТ возникает по общим правилам.
• ИП без работников или с одними исполнителями по гражданско-правовым договорам. Если фактически трудовых отношений нет, СОУТ для таких исполнителей не проводится. Название договора само по себе не исключает признания отношений трудовыми.
• Единственный директор — учредитель. Нельзя руководствоваться только наличием или отсутствием письменного трудового договора: важно, существуют ли трудовые отношения и рабочее место, на котором выполняется работа.
• Вакантные рабочие места. Если на месте никто не работает и производственный процесс не осуществляется, оценить реальные условия труда зачастую невозможно. При вводе вновь организованного рабочего места нужно соблюдать сроки внеплановой СОУТ.

Как часто проводить СОУТ и когда нужна внеплановая оценка

Общее правило: не реже одного раза в пять лет. Пятилетний срок исчисляется со дня внесения результатов СОУТ в ФГИС СОУТ, а не со дня утверждения отчёта (за исключением результатов, содержащих охраняемую законом тайну). На рабочих местах с действующей декларацией повторная плановая СОУТ не требуется, пока сохраняются установленные законом условия.

Внеплановая СОУТ проводится в случаях, перечисленных в ст. 17 Закона № 426-ФЗ. Основные сроки:

Не всякое переименование должности, организации или изменение персонального состава работников влечёт повторную СОУТ. Если установленные законом основания отсутствуют, решение о её непроведении в предусмотренных случаях принимает комиссия по СОУТ.

Декларация соответствия условий труда: когда повторная СОУТ не нужна

Декларацию подают в государственную инспекцию труда (ГИТ) по месту нахождения работодателя в отношении рабочих мест, где вредные и опасные факторы не выявлены при идентификации либо по результатам измерений условия труда отнесены к оптимальным или допустимым. Есть исключения — рабочие места, указанные в ч. 6 ст. 10 Закона № 426-ФЗ, нельзя декларировать в общем порядке.

С 30 декабря 2020 года декларация является бессрочной при сохранении условий труда на рабочем месте (ч. 4 ст. 11 Закона № 426-ФЗ). Правило о сроке «5 лет с продлением ещё на 5 лет» больше не применяется. При сохранении условий труда плановую СОУТ на задекларированных рабочих местах не повторяют.

Действие декларации прекращается и требуется внеплановая СОУТ, если наступили обстоятельства, указанные в ч. 5 ст. 11 Закона № 426-ФЗ: в частности, производственный несчастный случай (кроме случая по вине третьих лиц), профзаболевание, связанное с вредными факторами, либо выявленные при государственном контроле нарушения требований охраны труда.

Порядок подачи: в общем случае декларацию направляют не позднее 30 рабочих дней со дня внесения результатов СОУТ в ФГИС СОУТ. Форма и порядок установлены приказом Минтруда от 17.06.2021 № 406н. Документ можно подать в ГИТ лично, почтой либо в электронной форме через сервис Роструда с усиленной квалифицированной электронной подписью.

Упрощённая СОУТ для микропредприятий: что действует в 2026 году

Для отдельных микропредприятий действует особый порядок по приказу Минтруда от 31.10.2022 № 699н. Он применяется только при соблюдении условий приказа, в том числе по основному виду экономической деятельности (например, право и бухгалтерский учёт, ИТ, образование, реклама и ряд других сфер).

На подходящих рабочих местах работодатель совместно с работниками проводит идентификацию факторов по проверочным листам. Если факторы не выявлены, комиссия признаёт условия допустимыми, а работодатель оформляет декларацию. Если выявлен хотя бы один потенциально вредный или опасный фактор, соответствующее рабочее место оценивается с привлечением специализированной организации. Особый порядок не применяется, в частности, к рабочим местам с правом на досрочную пенсию, гарантиями за вредность или ранее установленными вредными/опасными условиями.

Отдельный срок для микропредприятий: декларация вместе с проверочными листами подаётся не позднее 30 рабочих дней со дня утверждения комиссией проверочного листа (п. 11–12 Особенностей № 699н). Это отличается от общего порядка отсчёта от внесения сведений в ФГИС СОУТ.

Изменения на 2027 год. С 1 сентября 2026 года постановлением Правительства РФ от 26.01.2026 № 39 расширен перечень видов деятельности для проведения СОУТ с особенностями. Однако новый порядок, распространяющийся также на малые предприятия и отдельные НКО, установлен приказом Минтруда от 07.08.2026 № 345н и вступит в силу только 1 марта 2027 года. До этой даты нельзя считать, что для всех малых предприятий уже действует самостоятельная упрощённая СОУТ.

Порядок проведения и оформления результатов СОУТ

1. Подготовить рабочие места. Работодатель создаёт комиссию с нечётным числом членов, утверждает график проведения СОУТ и перечень рабочих мест, включая аналогичные (ст. 9 Закона № 426-ФЗ).
2. Заключить договор. В обычном порядке к работе привлекается организация, соответствующая требованиям ст. 19 Закона № 426-ФЗ. Применяется методика по приказу № 817н. Специализированная организация до начала работ получает идентификационный номер СОУТ в информационной системе.
3. Провести оценку и утвердить отчёт. Комиссия рассматривает результаты, отчёт подписывается членами комиссии и утверждается её председателем не позднее 30 календарных дней со дня направления отчёта работодателю специализированной организацией.
4. Передать сведения в ФГИС СОУТ. Специализированная организация в течение 10 рабочих дней после утверждения отчёта вносит необходимые сведения в систему; в течение 3 рабочих дней после внесения уведомляет работодателя. Работодатель в течение 3 рабочих дней со дня утверждения отчёта уведомляет исполнителя и направляет ему копию отчёта (ст. 15 и 18 Закона № 426-ФЗ).
5. Ознакомить работников. Работников знакомят с результатами на их рабочих местах под подпись не позднее 30 календарных дней после утверждения отчёта. В этот срок не включают периоды временной нетрудоспособности, отпуска, командировки и междувахтового отдыха.
6. Опубликовать сводные результаты. При наличии официального сайта работодателя на нём в течение 30 календарных дней размещают сведения о классах условий труда и перечень мероприятий по улучшению условий труда, соблюдая требования к защите персональных данных.
7. Подать декларацию при наличии оснований. Соблюдать общий либо специальный срок подачи, описанный выше; проверить включение декларации в соответствующий реестр.
8. Применить результаты. Обновить гарантии работникам, трудовые договоры, сведения в 1С, расчёт доптарифов и отчётность. По общему правилу результаты СОУТ применяются после внесения сведений в ФГИС СОУТ (ч. 2 ст. 7 Закона № 426-ФЗ).

Аналогичные рабочие места

Если рабочие места признаны аналогичными по правилам ст. 9 Закона № 426-ФЗ, СОУТ проводится в отношении 20% таких мест, но не менее двух, а результаты распространяются на всю группу (ст. 16 Закона № 426-ФЗ). Схожая должность или размещение в одном кабинете сами по себе не гарантируют признания мест аналогичными.

Классы условий труда по результатам спецоценки

Классы определяются по ст. 14 Закона № 426-ФЗ. В частности, 1 — оптимальные, 2 — допустимые; их не следует менять местами при заполнении документов и отчётности.

Какие гарантии и компенсации положены работникам

В зависимости от класса (подкласса) условий труда применяются гарантии по ст. 147, ст. 117 и ст. 92 ТК РФ:

Повышенная оплата: минимум 4% тарифной ставки (оклада), установленной для работ с нормальными условиями труда. Дополнительный отпуск: минимум 7 календарных дней при подклассе 3.2 и выше либо классе 4. Сокращённое рабочее время: не более 36 часов в неделю при подклассах 3.3, 3.4 и классе 4.

Ст. 92 и 117 ТК РФ допускают специальные договорные механизмы увеличения продолжительности рабочего времени (не более чем до 40 часов с отдельной компенсацией) или замены денежной компенсацией части дополнительного отпуска сверх 7 дней при выполнении предусмотренных законом условий. Автоматически заменять гарантии деньгами нельзя.

Перечисленные гарантии по ТК РФ зависят от результатов СОУТ, а не непосредственно от наличия профессии в пенсионных Списках № 1 и № 2. При этом отраслевыми соглашениями, коллективными договорами и иными нормами могут быть установлены дополнительные гарантии.

Молоко и лечебно-профилактическое питание

Право на бесплатное молоко (или равноценные продукты) возникает при наличии предусмотренных нормативными актами вредных производственных факторов и соблюдении установленных условий, а не автоматически при любом подклассе 3.1–3.4. Выдачу регулируют ст. 222 ТК РФ и приказ Минтруда от 12.05.2022 № 291н.

По письменному заявлению работника молоко можно заменить денежной компенсацией, если такая замена предусмотрена коллективным и (или) трудовым договором. Лечебно-профилактическое питание предоставляют при выполнении отдельных видов работ по приказу Минтруда от 16.05.2022 № 298н.

Предоставление молока сверх обязательных норм или вне предусмотренных условий требует отдельной проверки налоговых последствий: нельзя автоматически применять освобождения по НДФЛ и страховым взносам к любой выдаче продуктов.

Дополнительные пенсионные страховые взносы при вредных условиях труда

Дополнительные тарифы по ст. 428 НК РФ применяются к выплатам работникам, занятым на видах работ, указанных в п. 1–18 ч. 1 ст. 30 Федерального закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ (в том числе к работам, определяемым с использованием пенсионных Списков № 1 и № 2). Одного факта установления вредного класса по СОУТ для возникновения доптарифа недостаточно.

Если результаты СОУТ отсутствуют и есть соответствующая занятость, применяются установленные законом доптарифы:

• 9% — для видов работ по п. 1 ч. 1 ст. 30 Закона № 400-ФЗ;
• 6% — для видов работ по п. 2–18 ч. 1 ст. 30 Закона № 400-ФЗ.

При наличии применимых результатов СОУТ вместо 9% или 6% используется тариф по установленному классу условий труда:

Таким образом, если работник занят на работах из ст. 30 Закона № 400-ФЗ, но по применимым результатам СОУТ его условия признаны оптимальными или допустимыми, доптариф равен 0%. Если работник не занят на предусмотренных ст. 30 видах работ, доптариф по ст. 428 НК РФ не возникает даже при наличии вредного класса условий труда.

Предельная величина базы для исчисления взносов по дополнительным пенсионным тарифам не применяется. Доптарифы следует рассчитывать по облагаемым выплатам с учётом правил НК РФ и фактической занятости работника на соответствующих работах.

Как отразить результаты спецоценки в 1С:ЗУП 3.1

После оформления СОУТ необходимо проверить не только установленный класс условий труда, но и право работника на гарантии и пенсионные основания. Доплата за вредность и доптариф страховых взносов — разные настройки. Наличие надбавки не означает автоматического возникновения доптарифа.

1. Указать класс (подкласс) условий труда. В 1С:ЗУП 3.1 ПРОФ сведения об условиях труда, пенсионных основаниях и применении доптарифов отражаются в настройках должностей и/или позиций штатного расписания в зависимости от режима его ведения. Если штатное расписание ведётся, проверьте реквизиты соответствующей позиции; если нет — реквизиты должности.
2. Проверить выплаты и гарантии. При наличии оснований настройте надбавку за вредные условия труда, дополнительные отпуска, сокращённый график работы. Для молока или денежной компенсации определите порядок учёта согласно применяемому способу выплаты.
3. Проверить пенсионное основание. Отдельно установите признаки работы, дающей право на досрочную пенсию, и применения дополнительных тарифов страховых взносов. Сопоставьте их с фактической занятостью работников и результатами СОУТ.
4. Учесть дату применения результатов. При изменении класса условий труда в течение расчётного периода проверьте период действия новых условий, корректность начислений и взносов, а также внесение результатов СОУТ в ФГИС СОУТ.
5. Проверить расчёты. Используйте доступные в вашей конфигурации отчёты по взносам (в том числе «Проверка расчёта взносов», если он предусмотрен релизом), затем выполните контрольные соотношения РСВ и сверку ЕФС-1.

Для ЗУП КОРП: при использовании подсистемы «Охрана труда» результаты СОУТ можно учитывать в разрезе рабочих мест сотрудников, с историей оценок и назначением сотрудников на рабочие места. В ЗУП ПРОФ и КОРП состав документов и названия команд различаются, поэтому конкретные пути меню уточняются по конфигурации и релизу. Функции полноценного документооборота по СОУТ в КОРП не следует переносить как инструкции для ПРОФ.

В каких отчётах отражаются результаты СОУТ в 2026 году

• Декларация соответствия условий труда. Это самостоятельный документ для ГИТ, а не часть РСВ или ЕФС-1. Оформляется по приказу Минтруда № 406н (либо в специальном порядке для соответствующих микропредприятий).
• ЕФС-1, раздел 2, подраздел 2.3. Здесь отражаются сведения о проведённой СОУТ и обязательных медосмотрах. В отчётности за 2026 год показатели СОУТ указываются по состоянию на 1 января 2026 года, без изменения в течение отчётного года. В общем числе рабочих мест учитываются и те, по которым СОУТ ещё не проведена. Актуальная форма утверждена приказом СФР от 17.11.2025 № 1462.
• Расчёт по страховым взносам (РСВ). При начислении дополнительных пенсионных взносов сведения отражаются в подразделе 2 раздела 1 РСВ; необходимо проверить код основания и код класса условий труда, а также показатели по застрахованным лицам. Используйте актуальную форму РСВ и её контрольные соотношения.
• ЕФС-1, сведения о стаже. При отражении периодов работы, дающих право на досрочное пенсионное обеспечение, проверьте коды особых условий труда, индивидуальный номер рабочего места и класс (подкласс) условий труда в случаях, установленных порядком заполнения формы.

Важно: форма 4-ФСС больше не применяется для текущей отчётности. Её сведения о спецоценке и медицинских осмотрах перенесены в ЕФС-1. Указанные в старых инструкциях подразделы прежних форм РСВ и 4-ФСС не следует использовать при подготовке отчётности за 2026 год.

Ответственность за непроведение СОУТ

За нарушение установленного порядка СОУТ либо её непроведение предусмотрены предупреждение или штраф по ч. 2 ст. 5.27.1 КоАП РФ:

• должностным лицам — от 5 000 до 10 000 руб.;
• ИП — от 5 000 до 10 000 руб.;
• организациям — от 60 000 до 80 000 руб.

При повторном аналогичном нарушении (ч. 5 ст. 5.27.1 КоАП РФ) предусмотрены:

• должностным лицам — штраф от 30 000 до 40 000 руб. или дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет;
• ИП — штраф от 30 000 до 40 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;
• организациям — штраф от 100 000 до 200 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Нормативные документы

• Федеральный закон от 28.12.2013 № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда»;
• приказ Минтруда от 21.11.2023 № 817н — методика СОУТ;
• приказ Минтруда от 17.06.2021 № 406н — декларация;
• приказ Минтруда от 31.10.2022 № 699н — отдельные микропредприятия (действует до 01.03.2027);
• приказ Минтруда от 07.08.2026 № 345н — новый порядок с 01.03.2027;
• ст. 428 НК РФ — дополнительные тарифы страховых взносов;
• приказ СФР от 17.11.2025 № 1462 — ЕФС-1 в 2026 году.