Содержание
Описание переноса
Создать пустую базу ЗУП
Это можно сделать из Личного кабинета на сайте scloud.ru либо из интерфейса 1С. Подробно см. инструкции на нашем сайте https://scloud.ru/techinfo_1c_online/
При создании базы можно сразу подключить подписку на автообновление базы. Для подключения сервиса необходимо нажать на кнопку Включить автообновление внести логин/пароль от базы (при наличии) как указано на рисунке:
Проверить, обновлена ли база до актуального релиза
Для базы ЗУП 2.5 КОРП – установить актуальный релиз. Если нет, подключить автообновление и дождаться, пока база будет обновлена.
Проверить базу на наличие ошибок
Выполнить Тестирование и исправление базы - можно создать заявку на наш ИТ-отдел
Закончить расчеты полного месяца
Выполнить расчет зарплаты, взносов, отразить выплату и перечисление НДФЛ
Проверить
В журнале Документы по выплате зарплаты определить последнюю дату документа на выплату за последний месяц расчета
Сформировать отчет Расчетная ведомость по эту дату (т.е. если дата последнего платежа была бы 12.11.18, то в Расчетной ведомости необходимо указать в качестве даты по 12.11.18)
Если есть конечное сальдо, убедиться, что это не ошибка.
Если конечное сальдо по некоторым сотрудникам ошибочно, необходимо его исправить (ввести документы на выплату).
А если это ошибка прошлых лет, можно ее скорректировать уже в программе ЗУП 3 после переноса.
В разделе Налоги проверить наличие документов начисления страховых взносов на нужные месяцы текущего года, особенно за последний перед переносом
Затем сформировать отчет Анализ начисленных налогов и взносов, вариант ПФР, и убедиться, что:
за все нужные месяцы текущего года есть строки
итог за год равен облагаемой базе, умноженной на тариф
Аналогично с вариантами отчета ФСС и ФОМС, ФСС НС.
В отчете Анализ начисленных налогов и взносов, вариант НДФЛ, настроенном по месяцам, проверить
НДФЛ исчисленный, НДФЛ удержанный, НДФЛ перечисленный
За год (Сумма доходов - сумма вычетов) х 0,13 - равно ли НДФЛ исчисленному? (при условии отсутствия доходов по другим ставкам).
В случае других ставок НДФЛ настроить группировку отчета по ставкам.
Удалить помеченные на удаление объекты
Также разобраться с перекрестными ссылками на объекты, которые не удаляются
Не всегда есть возможность удалить объекты, местоположение которых в программе ЗУП 2.5 неясно.
Часто бывает, что помеченную на удаление организацию штатными средствами удалить невозможно.
Может потребоваться помощь специалиста.
Т.к. перенос данных не затрагивает исходную программу ЗУП 2.5, можно попробовать выполнить перенос и с объектами, помеченными на удаление, но не удаленными.
Выбор варианта переноса данных
Особенности рекомендованного переноса данных
При рекомендованном переносе (Использовать новые возможности кадрового учета и начисления зарплаты):
Переносится срез кадровых данных на дату начала учета – загружаются сведения только по работающим на дату переноса сотрудникам, их текущая штатная расстановка, действующие на момент переноса плановые начисления, право на отпуск, остатки отпусков и текущие периоды отсутствий
Результаты начислений/удержаний НЕ переносятся – это означает, что в ЗУП 3 не получится в зарплатных отчетах сформировать сведения о начислениях/удержаниях за период до начала ведения в ЗУП 3
Данные по взаиморасчетам – загружаются остатки на дату начала учета
Данные по НДФЛ – переносятся остатки по не удержанному / не перечисленному НДФЛ на начало года, а также, если перенос выполняется не на начало года, то — данные по НДФЛ за период с начала года до даты переноса
Данные для расчета среднего – переносятся все необходимые данные (для расчета пособий — переносятся данные за 3 предшествующих года для расчета отпускных, командировок и т.п. — за 1,5 года)
Что потребуется дополнительно внести и настроить вручную
1. Выполнить настройки кадрового учета и расчета зарплаты
2. Создать и настроить разовые (неплановые) виды начислений и удержаний, которые периодически использовались в ЗУП 2.5 и будут использоваться в ЗУП 3
Преимущества
Преимущество рекомендованного переноса заключается в том, что в ЗУП 3 не заносится лишней, зачастую ошибочной, информации. Это исключает возможности переноса из ЗУП 2.5 ошибочных настроек программы и видов начислений. Также это способствует тому, что сам перенос выполняется довольно быстро.
Недостатки
При таком варианте переноса просмотреть и сформировать отчеты за предыдущие периоды не получится, поэтому необходимо сохранить базу ЗУП 2.5, чтобы иметь доступ к этой информации.
Особенности полного переноса данных
Второй вариант переноса (Использовать начисления предыдущей программы).
Преимущества
Это более полный вариант переноса. Он предполагает помимо вышеописанных перенос следующих данных:
Переносится вся кадровая история по актуальным сотрудникам, причем перенос производится непосредственно в кадровые документы Прием на работу, Кадровый перевод, Увольнение – таким образом, все кадровые документы по приему и переводу сотрудников будут доступны в ЗУП 3
Результаты начислений/удержаний и данные по взаиморасчетам – переносятся за период переноса данных. Это значит, что в ЗУП 3 можно будет формировать зарплатные отчеты (своды, расчетные ведомости) за весь период переноса данных, в том числе за период, когда учет в ЗУП 3 еще не велся
Данные по НДФЛ и взносам – также будет доступна вся история по НДФЛ и взносам за период переноса
Недостатки
Недостатком такого варианта переноса является в первую очередь большое количество передаваемых ошибок. В ЗУП 3 могут переехать (и переезжают) ошибки учета из ЗУП 2.5. В том числе проблемы с НДФЛ, проблемы с сальдо, суммами и периодом взаиморасчетов с сотрудниками. Количество ошибок в отчетах 6-НДФЛ становится существенно большим, чем при рекомендованном переносе. Соответственно, у вас уйдет гораздо больше времени на исправление ошибок, мешающих сдаче отчетности.
Сравнительная таблица вариантов переноса данных
|
Данные |
Полный |
Рекомендованный |
|
Кадровые данные |
Вся кадровая история по актуальным сотрудникам |
Срез кадровых данных на дату начала учета + история приказов для Т-2 |
|
Плановые начисления и удержания |
+ |
+ |
|
Результаты начислений и удержаний |
+ |
— |
|
Данные для расчета среднего заработка |
+ |
+ |
|
Данные по взаиморасчетам |
Все взаиморасчеты за период |
Остатки на дату начала ведения учета |
|
Данные по НДФЛ и взносам |
+ |
+ |
Какие данные не переносятся в ЗУП 3
Ни при одном из вариантов переноса данных в ЗУП 3 не переносятся следующие данные:
Штатное расписание (оно формируется уже в ЗУП 3 по актуальной штатной расстановке)
Настройки отражения в учете
Дополнительные реквизиты и сведения
Данные управленческого учета.
Как данные перенесутся в ЗУП 3
При рекомендованном переносе в ЗУП 3 будут загружены следующие данные:
справочная информация – наполнение справочников Организации, Подразделения, Должности, Графики работы, Физические лица, Сотрудники
кадровые данные и сведения о плановых начислениях сотрудников, а также остатки отпусков – переносится срез кадровой информации по состоянию на дату начала эксплуатации
настройки кадрового учета и расчета зарплаты – программа на основании переносимых сведений выполняет только те настройки, которые может вычислить на основании этих данных
сведения о взаиморасчетах с сотрудниками – остаток на дату переноса данных
данные для расчета среднего заработка – данные для расчета общего среднего заработка (отпускных, командировок и т.п.) переносятся за полтора предыдущих года, а для исчисления пособий, рассчитываемых по среднему заработку (больничные, отпуск по уходу за ребенком и т.п.) за 3 предыдущих года
данные по НДФЛ и страховым взносам – переносятся только в том случае, если перенос выполняется не с начала года, данные загружаются за период с начала года до даты переноса
В какие объекты происходит загрузка данных
В ЗУП 3 предусмотрено несколько специализированных документов для регистрации начальных данных, в которые и происходит загрузка данных из ЗУП 2.5: это документы Начальная штатная расстановка, Начальная задолженность по зарплате, Периоды, оплаченные до начала эксплуатации. Эти документы располагаются в разделе Главное — См. также – Данные на начало эксплуатации.
При рекомендованном варианте переноса
Довольно существенный объем сведений из ЗУП 2.5 загружается в документ Перенос данных (Администрирование — Переносы данных). Эти документы имеют буквенные номера, по которым можно понять какие данные содержит каждый из документов:
РКД, РОтп – реестр кадровых приказов для карточки Т-2
ТДК — реквизиты и данные трудовых договоров с работниками
ЗП_ СЗО, ЗП_СЗФСС — исходные данные для расчета среднего заработка (сведения о годовых премиях загружаются в документ с кодом ЗП_ГП)
ИЛ – расчеты по удержаниям по исполнительным документам
НДФЛ – данные налогового учета по НДФЛ
ПСС – пособия по социальному страхованию, для отражения в регламентированной отчетности
СВ – данные учета по страховым взносам
ФОТП – сведения о предоставленных отпусках.
При полном переносе
справочная информация – наполнение справочников Организации, Подразделения, Должности, Графики работы, Физические лица, Сотрудники
кадровые данные – переносятся вся кадровая история непосредственно в кадровые документы (Прием на работу, Кадровый перевод, Увольнение)
сведения о произведенных начислениях и удержаниях – загружаются в документ Перенос данных (с кодом ЗП и НЗП) за весь период с того года, который был указан при выполнении переноса
виды начисления и удержания – переносятся все виды начисления и удержания, назначенные в плановом порядке в кадровых документах, а также виды начисления и удержания, присутствующие в документе Перенос данных (с кодом ЗП и НЗП)
настройки кадрового учета и расчета зарплаты – программа на основании переносимых сведений выполняет только те настройки, которые может вычислить на основании этих данных
сведения о взаиморасчетах с сотрудниками – переносятся все сведения о взаиморасчетах за период с года, указанного при выполнении переноса
данные для расчета среднего заработка – данные для расчета общего среднего заработка (отпускных, командировок и т.п.) переносятся за полтора предыдущих года, а для исчисления пособий, рассчитываемых по среднему заработку (больничные, отпуск по уходу за ребенком и т.п.) за 3 предыдущих года
данные по НДФЛ и страховым взносам – переносятся сведения за период с года, указанного при выполнении переноса.
При полном переносе сведения загружаются либо непосредственно в учетные документы, либо в документы Перенос данных.
Используются следующие учетные документы:
документы Прием на работу, Кадровый перевод, Увольнение
Отпуск по уходу за ребенком
документы журнала Алименты и другие удержания
Заявления на вычеты
Договоры (в т.ч. авторские)
Займы сотрудникам.
Коды, которые применяются при обоих вариантах переноса данных:
РКД, РОтп – реестр кадровых приказов для карточки Т-2
ЗП_ СЗО, ЗП_СЗФСС — исходные данные для расчета среднего заработка (сведения о годовых премиях загружаются в документ с кодом ЗП_ГП)
ИЛ – расчеты по удержаниям по исполнительным документам
НДФЛ – данные налогового учета по НДФЛ
ПСС – пособия по социальному страхованию, для отражения в 4-ФСС
СВ – данные учета по страховым взносам
ДнСост – сведения об отсутствиях сотрудников
РВ – рабочее время, зарегистрированное документом Табель
ОСО – данные для расчета остатков отпусков
ЗП – данные о начислениях и удержаниях
НЗП – данные о начислениях и удержаниях по сотрудникам, исходные данные для отчетов по зарплате
ЗС — расчеты по займам сотрудникам
ВЗ – данные по взаиморасчетам с сотрудниками (начислено, выплачено).
В пустой базе ЗУП 3 при первом запуске выбрать вариант начального заполнения – Перенести данные из прежней программы - 1С:Зарплата и управление персоналом 8, редакция 2.5
Перенос данных с помощью обработки выгрузки
Нажать кнопку Получить Помощник выгрузки, сохранить Помощник в папку на диске
В программе ЗУП 2.5 по из меню Файл – Открыть - выбрать сохраненный файл (На данный момент он имеет название ПомощникВыгрузки_V8)
Запускается обработка. Для начала переходим по второй ссылке и указываем каталог выгрузки. Это не должен быть каталог с программой ЗУП 3.1, данная папка должна быть полностью пустой..
В появившемся окне даты в поле Выгрузить документы за период с имеют значение только для варианта рекомендованного переноса, при котором мы затем выберем месяц начала эксплуатации со срезом остатков. Данный вариант был бы уместен в ситуации, когда рекомендованный перенос делается с датой начала эксплуатации Март 2022 г., чтобы в этот месяц были дополнительно перенесены имеющиеся в нем кадровые документы, а все данные до этого месяца будут внесены исключительно записями регистров (специальные документа Администрирование – Переносы данных).
В нашем варианте мы выбираем полный перенос, и данный диапазон дат для нас никакого значения не имеет.
После выбора каталога и организаций нажимаем В начало.
Теперь переходим по первой ссылке обработки.
По умолчанию здесь нам предлагается рекомендованный вариант с переносом начальными остатками на выбранный период. Мы рассматриваем вариант полного переноса, поэтому нажимаем Дополнительные настройки.
Выбираем вариант Использовать начисления предыдущей программы и нажимаем Ок.
Выбираем год, с которого будут перенесены данные, выбираем, стоит ли нам переносить физлиц, по которым в этом периоде нет никаких движений и нажимаем Загрузить.
Проверка переноса
Проверка справочных данных
Проверка справочных данных после переноса, как правило, заключается в проверке следующих справочников:
Справочник Организации — сведения можно проверить непосредственно в справочнике. Как правило все основные сведения (наименования, коды, адреса и т.п.) переносятся корректно и не требуют редактирования. Также стоит учитывать, что некоторые сведения, хранящиеся в этом справочнике влияют на расчет зарплаты (РК, Северная надбавка). Ошибки в заполнении этих сведений могут быть вычислены при первом расчете зарплаты в ЗУП 3 и сверки этого расчета с расчетом в ЗУП 2.5 (о такой сверке будет рассказано немного ниже).
Справочник Подразделения, Должности – проверить перенос сведений можно визуально в самих справочниках
Справочник Графики работы – корректность сведений в перенесенных графиках удобнее всего вычислять при сверке расчета зарплаты ЗУП 2.5 и ЗУП 3.
Сотрудники
Проверить корректность переноса сведений по сотрудникам можно с помощью отчетов: в ЗУП 2.5 Списки сотрудников и Личные данные сотрудников в ЗУП 3 (Кадры – Кадровые отчеты).
Необходимо в справочнике Сотрудники снять флаг Скрывать сотрудников, по которым уже не выполняются операции и проанализировать список сотрудников на строки, которые выглядят одинаково: сотрудник мог быть принят в организацию несколько раз принят в разные организации одной базы. Имеет смысл изменить отображение сотрудника в списках, добавив в поле Дополнять представление, например, табельный номер или другую информацию, которая позволит сотрудников различать. Это значительно облегчит поиск ошибок во взаиморасчетах с сотрудниками.
Для того, чтобы суммы выплат сотрудника автоматически попадали в нужную Ведомость (в банк, в кассу, на счета), в программе ЗУП 3 в карточке сотрудника по ссылке Выплаты, учет затрат необходимо проверить Способ выплаты.
Следует различать способы выплаты Зачислением на карточку (по зарплатному проекту) и Перечислением на счет в банке (на личный счет сотрудника).
Проверка настроек расчета зарплаты, кадрового учета и учетной политики
В ЗУП 2.5 большая часть таких настроек собрана в Настройках параметров учета.
При этом в ЗУП 3 эти настройки располагаются в разных местах:
Настройки расчета зарплаты: Настройка – Расчет зарплаты
Настройки кадрового учета: Настройка – Кадровый учет
Настройки учетной политики: Настройка – Организации – вкладка Учетная политика и другие настройки.
Штатное расписание, кадровые данные, сведения о плановых начислениях
Штатное расписание в ЗУП 3 не переносится. Оно формируется заново по позициям (должностям и подразделениям) занятым сотрудниками.
Проверить соответствие данных между программами можно отчетами:
В ЗУП 2.5 отчет Унифицированная форма Т-3 (Кадровый учет) и в ЗУП 3 (Кадры – Кадровые отчеты) отчет Штатное расписание (Т-3).
Остатки по взаиморасчетам
Проверить перенесенные остатки по взаиморасчетам можно с помощью специализированных отчетов Анализ зарплаты по сотрудникам(помесячно) (ЗУП 3) и Расчетная ведомость (ЗУП 2.5) - с датой конца периода, равной дате последней выплаты за месяц.
В случае, если задолженность перенесена неверно, то исправить её можно либо в документе Начальная задолженность по зарплате (для рекомендованного переноса), либо непосредственно в регистрах учета взаиморасчетов, через документ Перенос данных (в случае полного переноса). Учет расчетов с сотрудниками происходит на следующих регистрах:
Зарплата к выплате – на основании остатков в этом регистре формируется сумма для заполнения документов Ведомость…
Взаиморасчеты с сотрудниками – по остаткам в этом регистре формируется сальдо по взаиморасчетам с сотрудниками в зарплатных отчетах ЗУП.
Стоит иметь в виду, что движения приход увеличивают задолженность перед сотрудником, а расход наоборот, отражают факт списания задолженности. Учитывая это, при необходимости следует скорректировать несуществующие остатки.
Можно сверить начальное сальдо на дату переноса следующими отчетами:
В ЗУП 2.5 Расчетная ведомость организации без подразделений, конечное сальдо на дату последней выплаты. Для настройки - Настройка структуры-и удалить группировку по подразделениям.
В ЗУП 3 отчет Анализ зарплаты по сотрудникам (помесячно) находится в разделе Зарплата - Отчеты по зарплате.
Снять группировку по подразделениям можно по кнопке Настройка, вид Расширенный, на вкладке Структура установить указатель на поле Выводить отчет по сотрудникам, правой кнопкой мыши выбрать Переместить выше и левее.
Затем снять флаг с поля Подразделение на конец периода.
Если сальдо не совпадает, его можно скорректировать документом Начальная задолженность по зарплате из раздела Главное, Данные на начало эксплуатации.
Данные учета по страховым взносам до переноса
Для проверки сведений о расчетах по страховым взносам за период до начала эксплуатации в ЗУП 3 можно воспользоваться следующими отчетами: в ЗУП 2.5 Анализ начисленных налогов и взносов (Налоги — Отчеты) и Анализ взносов в фонды в ЗУП 3 (Налоги и взносы – Отчеты по налогам и взносам).
Данные учета по НДФЛ до переноса
Для проверки сведений о расчетах по НДФЛ за период до начала эксплуатации в ЗУП 3 можно воспользоваться следующими отчетами: в ЗУП 2.5 Анализ начисленных налогов и взносов (Налоги – Отчеты – вид отчета НДФЛ) и Анализ НДФЛ по месяцам в ЗУП 3 (Налоги и взносы – Отчеты по налогам и взносам).
Остатки отпусков
В ЗУП 2.5 (Кадровый учет – Остатки отпусков) ЗУП 3 (Кадры – Кадровые отчеты) отчеты Остатки отпусков (кратко) или Остатки отпусков. Справка об остатках отпусков.
В ЗУП 2.5 остатки показаны до целого дня, а в ЗУП 3 в отчетах детализируются до сотых долей. Чтобы выполнить более точную сверку в ЗУП 2.5 можно расшифровать остаток с помощью Справки по отпуску.
На дату начала ведения учета в ЗУП 3.
Скорректировать остатки отпусков в ЗУП 3 можно в уже имеющемся документе Начальная штатная расстановка (при рекомендованном переносе), либо создать отдельный документ Ввод остатка отпусков.
Т.к. программа производит перенос с 1 числа месяца, а остатки отпусков рассчитываются по т.н. рабочим годам(с даты приема), то возможны расхождения на количества дней отпуска (основного и дополнительного), полагающегося за 1 месяц.
Например, сотрудник принят 17 мая. Рекомендованный перенос производится с 1 июля. В документе Начальная штатная расстановка дата остатков отпусков показана 01.07
На 1 июля остаток в обеих программах отчетами по остаткам отпусков показан как 2,33 (рабочий месяц с 17 мая-16 июня, период 17 июня по 30 июня менее месяца, отбрасывается при расчете).
Но при увольнении 30 июля программа ЗУП 2.5 рассчитает компенсацию за 2 месяца:
с 17 мая по 16 июня 2,33
с 17 июня по 16 июля 2,33
с 17 июля по 30 июля менее половины месяца, период при расчете отбрасывается.
Если не корректировать дату остатков отпусков (оставить 01.07), то программа ЗУП на 30 июля рассчитает не 4,67 дней, а 2,33.
Исключить такие ситуации позволит изменение даты остатков отпусков на дату начала рабочего месяца в документе Начальная штатная расстановка (или в документе Ввод остатков отпусков).
Следует помнить, что рабочий год сдвигают:
-отпуска без оплаты
-отпуска по уходу за ребенком и т.п.
Так что в общем случает дата начала рабочего месяца не равна дню приема на работу. Дату начала рабочего года для каждого сотрудника можно узнать из ЗУП 2.5 в журнале Остатки отпусков - Справка по отпуску.
При повторном открытии документа Начальная штатная расстановка, Отпуска -дата остатков отпусков отображается по-прежнему равной дате документа. Если закрыть окно не с помощью кнопки Ок, а знаком X в правом верхнем углу окна, то в отчете Справка об остатках отпусков дата блока Введены начальные данные останется той, которую ранее внесли в документ.
Проверка расчета плановых начислений
Самый быстрый способ проверить правильность перенесенных сведений о назначенных сотрудникам плановых начислениях (а также настройки видов расчета, настройки расчета зарплаты) – это выполнить расчет зарплаты в ЗУП 3 за месяц начала эксплуатации и выполнить аналогичный расчет в ЗУП 2.5.
После чего сформировать отчеты:
Расчетная ведомость (ЗУП 2.5) и Анализ зарплаты по сотрудникам (ЗУП 3) (Зарплата – Отчеты по зарплате).
Если выявлены расхождения в расчетах по сотрудникам между ЗУП 3 и ЗУП 2.5, то может потребоваться корректировка следующих сведений:
Документ Начальная штатная расстановка – именно в этот документ при рекомендованном переносе загружаются сведения о плановых начислениях сотрудников и их графике. В случае полного переноса аналогичные данные содержаться в документах кадрового учета (Прием на работу, Увольнение, Кадровый перевод)
Настройки видов начисления – справочник Начисления
Настройки расчета зарплаты (Настройка – Расчет зарплаты), кадрового учета (Настройка – Кадровый учет) и настройки учетной политики (Настройка – Организации – вкладка Учетная политика и другие настройки)
Справочник Графики работы.
В ЗУП 2.5 в карточке сотрудника - Начисления и удержания
В ЗУП 3 аналогично: в карточке сотрудника Плановые начисления
Либо Функции для технического специалиста, регистр сведений Плановые начисления.
Плановые удержания
Сведения о плановых удержаниях и при рекомендованном, и при полном переносе загружаются непосредственно в учетные документы (журнал документов Алименты и другие удержания) поэтому, если в ЗУП 3 расчет удержаний отличается от расчета в 2.5, то именно в этом журнале документов необходимо корректировать сведения о плановых удержаниях.
Проверка расчета займов сотрудникам
При рекомендованном переносе данные для расчета по займам в ЗУП 3 не переносятся. Их следует внести вручную в документ Договор займа сотруднику (Зарплата – См. также – Займы сотрудникам).
При полном переносе данных сведения для расчета по займам переносятся. При необходимости эти сведения можно отредактировать непосредственно в документе Договор займа сотруднику, а также в документе Перенос данных с кодом ЗС, в котором хранятся сведения об истории погашения по займу.
При этом проверить перенесенную историю погашения по займам в ЗУП 3 удобно с помощью печатной формы Отчет о погашении займа, которая присутствует в составе документа Договор займа сотруднику.
Проверка расчета НДФЛ
Для сводной проверки данных по исчисленному НДФЛ необходимо провести документы и воспользоваться, например, отчетами Полный свод начислений, удержаний и выплат в ЗУП 3 и Свод начисленной зарплаты в ЗУП 2.5.
Расчетная ведомость (ЗУП 2.5) и Анализ зарплаты по сотрудникам (ЗУП 3)
Анализ начисленных налогов и взносов (ЗУП 2.5) и Анализ НДФЛ по месяцам (ЗУП 3).
В случае обнаружения неточностей в расчете НДФЛ, следует проверить правильность данных, влияющих на расчет НДФЛ:
Справочник Сотрудники – вкладка Налог на доходы формы справочника, на которой можно отредактировать сведения о статусе налогоплательщика, о вычетах, уведомления на авансовые платежи по патентам и сведения о доходах сотрудников с предыдущих мест работы (влияет на учет взносов).
Справочник Начисления (вкладка Налоги, взносы, бухучет) – проверить настройку обложения НДФЛ (флаг), а также код дохода.
Документ Перенос данных с кодом НДФЛ – содержит сведения об исчисленном НДФЛ за период до начала эксплуатации в ЗУП 3 (ошибки в переносе этих сведений влияют на текущий расчет). Можно проверить, используя отчеты Анализ начисленных налогов и взносов (ЗУП 2.5) и Анализ НДФЛ по месяцам (ЗУП .
Данные для расчета среднего заработка
Для сводной проверки расчета среднего заработка специализированных отчетов ни в ЗУП 2.5, ни в ЗУП 3 не предусмотрено. Поэтому для сверки перенесенных сведений необходимо воспользоваться непосредственно документами, в которых происходит расчет по среднему заработку.
Для проверки расчета общего среднего заработка можно воспользоваться документами Отпуск (ЗУП 3) и Начисление отпуска сотрудникам организации (ЗУП 2.5).
Аналогичным образом можно проверить перенесенные данные для пособий, рассчитываемых из среднего заработка: через документы Больничный (ЗУП 3) и Начисление по больничному листу (ЗУП 2.5).
В случае выявления ошибок в перенесенных сведениях о доходах или отработанном времени, которые используются в расчете среднего заработка, выполнить ручную корректировку данных можно в документах Перенос данных:
В документах с кодом ЗП_СЗО и ЗП_ГП можно отредактировать сведения, используемые для расчета общего среднего заработка (по регистрам накопления Данные о времени для расчета среднего заработка (общий) и Данные о начислениях для расчета среднего заработка (общий))
В документах с кодом ЗП_СЗ ФСС доступны для редактирования сведения, используемые для расчета пособий (по регистрам накопления Данные страхователей для расчета среднего заработка (ФСС), Данные о начислениях для расчета среднего заработка (ФСС) и регистру сведений Данные о времени для расчета среднего (ФСС)).
Проверка расчета страховых взносов
Для проверки сведений по рассчитанным взносам можно воспользоваться следующими отчетами: в ЗУП 2.5 Анализ начисленных налогов и взносов (Налоги — Отчеты) и Анализ взносов в фонды в ЗУП 3 (Налоги и взносы – Отчеты по налогам и взносам).
В случае обнаружения неточностей в расчете страховых взносов следует проверить правильность данных, влияющие на расчет взносов:
Справочник Сотрудники – вкладка Страхование формы справочника, на которой можно отредактировать сведения о статусе застрахованного лица, инвалидности и льготах
Справочник Организации (Учетная политика и другие настройки – Учетная политика) – здесь настраивается вид тарифа для организации, ставка ФСС НС, а также возможность учета сотрудников различных категорий (с правом досрочного выхода на пенсию, фармацевтов, членов летных экипажей и т.п.)
Справочник Начисления (вкладка Налоги, взносы, бухучет) – проверить указанный вид дохода. Этот реквизит влияет на обложение сумм, начисленных по данному виду начисления
Документ Перенос данных с кодом СВ – содержит сведения об исчисленных взносах и учтенных доходах за период до начала эксплуатации в ЗУП 3 (ошибки в переносе этих сведений могут влиять на текущий расчет).
Отражение прошлых периодов в отчетности
Отчет 6-НДФЛ
С учетом того, что с 2021 г. была введена новая форма отчета 6-НДФЛ проблем с переносом движений по НДФЛ на данный момент пока не наблюдалось. Однако рекомендовано выставить следующие настройки программы ЗУП 2.5 для корректного переноса.
Отчет 4-ФСС
При совпадении взносов ФСС НС (травматизм) в сформированных отчетах по взносам в обеих программах отчет 4-ФСС формируется корректно.
Может не совпадать начальная задолженность на начало периода в Таблице 2.
Для исправления можно в разделе Налоги и взносы ввести документ Уплата страховых взносов в фонды с датами до начала 2018 года и сумму (положительную или отрицательную.)
Отчет Расчет по страховым взносам в программе ЗУП тоже формируется корректно, если суммы доходов и взносов при сверке совпали.
СЗВ-СТАЖ
Можно сформировать отчет за 2018 год в программе ЗУП 2.5 и в ЗУП 3 в разделе Отчетность, справки - 1С-отчетность и сравнить печатные формы отчетов.
Важно!
При формировании отчетов за следующий период программа позволяет проверить контрольные соотношения отчетов, определенные законодательством. В их числе как проверка на соответствие данных разных отчетов за один период, так и проверка с ранее сданными отчетами прошлых периодов.
После переноса данных из программы ЗУП 2.5 в программе ЗУП 3 нет отчетов прошлых периодов.
Для того, чтобы отчеты прошлых периодов участвовали в проверке контрольных соотношений отчетов, создаваемых уже в программе ЗУП 3, можно выгрузить уже принятые отчеты и загрузить их в программу ЗУП 3.
Если выбрать Загрузить - Отчет, то такой отчет можно будет просмотреть точно так же, как и сформированный непосредственно в программе.
Только после загрузки необходимо по кнопке Еще, Настройка-снять флаг Отключить автоматический расчет вычисляемых ячеек.
Либо сформировать отчеты прошлых периодов в программе ЗУП 3 и убедиться, что они совпадают с ранее сданными отчетами.
Не все отчеты могут быть загружены через Загрузить-Отчет. Например, отчетs СЗВ-М, 2-НДФЛ для ИФНС могут быть загружены в программу только через Загрузить-Файл для отправки.
Перенос кадровых документов текущего года
Например, при рекомендованном переносе на начало 2020 года не были перенесены данные сотрудника, принятого в 2020 году.
При переносе кадровых документов из ЗУП 2.5 в ЗУП 3 попадет не только документ Прием, но и элемент справочника Физические лица, элемент справочника Сотрудники т.п.
Рассматривается перенос с использованием Помощника переноса.
При начальном запуске пустой базы ЗУП был показан помощник начальной настройки, в котором необходимо выбрать Перенести данные из прежней программы, выбрана программа ЗУП 2.5, нажата Далее.
Выбран вариант Загрузить из файла и нажата Получить помощник выгрузки, который предложено сохранить в папку на диске.
Этот файл необходимо открыть в ЗУП 2.5 через Главное меню - Файл - Открыть.
В появившемся окне выбрать опцию Выгрузить документы, введенные после начала работы в новой программе
Далее будет предложено выбрать организацию, период и папку на диске для выгрузки данных. Папка должна быть пустой.
Выгрузку можно производить неоднократно.
В программе ЗУП 3 при переходе по кнопке Далее необходимо выбрать папку, в которую выгружены кадровые документы и нажать Загрузить.
Дождаться окончания загрузки и нажать кнопку Завершить работу помощника
Далее программа выдаст список всех документов, которые были загружены в программу:
Отсутствия с сохранением оплаты
Отпуска
Кадровые документы
Больничные