В настоящее время многие компании работают по схеме «заказ под заказ», которая позволяет не хранить остатки товаров на складе, а закупать только те товары, в которых в данный момент существует потребность.
В базе Управление торговлей 11 эта схема реализуется с использованием заказов клиентов и заказов поставщикам. По умолчанию эти опции отключены в программе, подключить их можно в разделе Администрирование - > Настройка НСИ и разделов в пунктах Продажи и Закупки соответственно.
В качестве использования заказов клиентов необходимо указать пункт «Заказ со склада и под заказ».
Включение этого пункта позволяет указать статус обеспечения товара в заказе клиента. По умолчанию статус всегда стоит «К обеспечению». Всего этих статусов пять:
- - Отгрузить – данный статус нужно установить, когда товар прибыл на склад, и его нужно отгрузить клиенту. Единственный статус, при котором товар попадет в документ реализации.
- - Резервировать на складе – товар будет зарезервирован, но недоступен к отгрузке.
- - Резервировать по мере поступления – товар будет зарезервирован, как только придет на склад.
- - К обеспечению – товар в данном статусе формирует потребность и доступен к заказу у поставщика.
- - Не обеспечивать – товар невозможно отгрузить, и он не формирует потребность.
При заполнении обеспечения есть возможность указать сразу несколько статусов товара. Естественно, что для товара не будут установлены оба статуса сразу. При подобной настройке будет установлен статус в соответствии с наличием товара на складе. То есть, если свободного остатка товара хватает для отгрузки, то будет установлен статус «Отгрузить», если товара не на складе – статус «К обеспечению». Если же остаток на складе есть, но для полной отгрузки его недостаточно, то имеющееся количества товара встанет в статус «Отгрузить», а оставшееся будет перенесено в новую строку табличной части и помечено к обеспечению.
В данный момент товаров нет на складе, поэтому оба товара встали в статус «К обеспечению», а значит их можно заказать у поставщика.
Заказ поставщику создается на основании проведенного заказа клиента и автоматически заполняется товарами, стоящими в статусе «К обеспечению».
Остается только заполнить поле «Поставщик» и оформить поступление товара на склад документом «Поступление товаров и услуг». После чего товар в заказе клиента можно перевести в статус «Отгрузить» и оформить документ отгрузки.
Таким образом реализуется схему «заказ под заказ» в базе Управление торговлей 11 для одного заказа. Однако если заказов будет два или больше, то оформлять заказы поставщикам на основании каждого заказа клиента, будет уже неудобно – слишком много лишних действий. Для решения этой проблемы в УТ 11 предусмотрен специальный механизм, позволяющий оформить заказы поставщикам на основании сразу нескольких заказов клиентов. Данный механизм носит название «Формирование заказов по потребностям» и вызывается из списка заказов поставщикам.
Рассмотрим этот функционал на примере. Допустим есть три заказа от трех разных клиентов, которые нужно обеспечить товарами.
Создавать заказы поставщикам на основании каждого заказа клиента неудобно, тем более, что номенклатура в документах повторяется. Воспользуемся формирование заказов по потребностям.
Обработка имеет три вкладки:
- - Поддержание запаса на складе – сюда попадает номенклатура, для которой настроено поддержание запаса на складе.
- - Обеспечение заказов на отгрузку – в этой вкладке отображается товар, который нужно обеспечить на отгрузку. То есть тот, для которого установлен статус «К обеспечению» в заказе клиента.
- - Сформированные заказы поставщиков – на данную вкладку вы попадете по завершении формирования заказов поставщикам и сможете отредактировать сформированные документы.
Товары, которые необходимо сейчас заказать находятся на второй вкладке.
Здесь можно увидеть для какого заказа нужен товар и в каком количестве, а также есть возможность указать поставщика, для которого будет сформирован заказ. Если товар уже присутствовал хотя бы в одном заказе поставщику ранее, то поле «Поставщик» будет заполнено автоматически контрагентом из последнего заказа поставщику, в котором присутствовал данный товар. В данном случае, товар еще ни разу не заказывался, поэтому поле «Поставщик» осталось пустым. Для примера укажем для номенклатуры разных поставщиков и сформируем заказы.
На вкладке «Сформированные заказы поставщикам» появляются непроведенные заказы, а также в строке сообщений появляются сообщения об ошибках. Они сигнализируют о том, что в заказах не удалось автоматически заполнить поле «Цена», а значит не была рассчитана и сумма. Это связано с тем, что для номенклатуры не установлены цены поставщиков. Если у вас в базе цены поставщиков будут установлены, то цена и сумма заполнятся автоматически, и заказы будут проведены.
Как видно, было сформировано всего два заказа поставщикам на основании трех заказов клиентов. Это связано с тем, что при формировании заказов по потребностям строки с одинаковой номенклатурой суммируются и попадают в заказ поставщику единой строкой. В итоге формируется столько заказов поставщикам, сколько различных поставщиков номенклатуры было указано.
Для завершения оформления заказов необходимо заполнить цену товаров в документах и провести их.
Подобный механизм позволяет сэкономить время и упростить работу с заказами поставщикам.