Настройка графиков работы в ЗУП

Читать в полной версии

Каким документом регистрируется изменение графика работы сотрудника

Актуально на 10.09.2025

На релизе: 3.1.34

Для изменения графика работы используйте документ Изменение графика работы списком (Кадры – Изменение графиков работы списком).

1. Выберите новый график в поле График работы

2. Укажите дату начала в поле Дата изменения (для временного перевода - дату окончания в поле по)

3. Добавьте сотрудников через кнопки Подбор или Добавить

Документ позволяет как индивидуально изменить график сотрудника, так и выполнить массовый перевод.

Изменить график сотрудника можно через документ Кадровый перевод (Кадры – Приемы, переводы, увольнения). Укажите дату начала действия нового графика, при временном переводе - дату окончания. Установите флаг через Перевести на другой график и выберите график из справочника. При изменении появится сообщение о пересчете ФОТ. График можно менять с любой даты месяца.

Графики сменной работы

Настройка графиков для сменной работы

Актуально на 10.09.2025

На релизе: 3.1.34

Согласно статье 91 ТК РФ нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю. Исходя из продолжительности рабочего времени и количества рабочих дней в неделю определяется продолжительность рабочего дня. Но в тех случаях, когда длительность производственного процесса превышает допустимую продолжительность ежедневной работы, а также в целях более эффективного использования оборудования, увеличения объема выпускаемой продукции или оказываемых услуг (статья 103 ТК РФ) используют сменный режим работы.

Графики сменности доводятся до сведения сотрудников не позднее чем за один месяц до введения их в действие под подпись. Работа в течение двух смен подряд запрещается.

Пример

Рабочие обособленного подразделения Цех № 1 ( швейный) ООО Крон-Ц трудятся в три смены:

• первая смена с 8.00 до 16.30 с перерывов на обед с 12.00 до 12.30 (8 дневных часов)

• вторая смена с 16.30 до 00.00 с перерывов на обед с 20.00 до 20.30 (5 дневных часов и 2 ночных часа)

• третья смена с 00.00 до 8.00 с перерывов на обед с 04.00 до 04.30 (2 дневных часа и 5,5 ночных часов).

Сменные графики для обособленного подразделения имеют периодичность 21 день. По общегосударственным праздничным дням обособленное подразделение не работает. В соответствии с коллективным договором за работу в ночное время производится доплата.

Для учета рабочего времени при многосменной работе создаются несколько графиков. Например, при трехсменной работе - три, при работе в четыре смены - четыре разных графика работы.

Настройка графика 1-й смены

Для создания графика работы для 1-й смены введите в справочник Графики работы сотрудников новый график.

1. Раздел Настройка - Графики работы сотрудников.

2. Кнопка Создать.

3. В поле Наименование - название графика.

4. В поле Год, за который отображается график работы - рабочий год, на который первоначально будут заполняться данные.

5. Если установлен флаг Автоматическое обновление по производственному календарю, то график за год будет автоматически обновляться при изменении производственного календаря. Если в график внесены ручные изменения, то при обновлении производственного календаря график будет полностью перезаполнен, а ручные изменения будут утеряны. Если флаг не установлен, то обновление графика на год производится вручную по кнопке Заполнить. Флаг доступен в графиках по дням недели, по циклам произвольной длины, если в настройках указано, что нужно учитывать праздничные дни при заполнении.

6. Для настройки свойств и расписания данного графика работы нажмите на ссылку Изменить свойства графика...

7. В разделе Способ заполнения графика установите переключатель в положение По циклам произвольной длины, где вы задаете цикл, который затем, повторяясь, заполняет весь рабочий год. Например, чередование дневной смены, ночной и выходного – цикл из трех дней.

8. Флаг При заполнении учитывать праздничные дни установлен по умолчанию. При установленном флаге при заполнении календаря графика учитываются праздничные дни по производственному календарю: продолжительность работы в праздничный день в этом случае устанавливается равной 0, продолжительность работы в предпраздничный день сокращается на 1 час. Если сменная работа должна выполняться и в праздничные дни, флаг снимается. В нашем примере флаг остается установленным.

9. Флаг Неполное рабочее время установите, если график предусматривает работу в режиме неполного рабочего времени (неполный рабочий день или сокращенная рабочая неделя).

10. Флаг Суммированный учет рабочего времени устанавливается для тех графиков работы, по которым ведется суммированный учет рабочего времени. В нашем примере флаг устанавливать не нужно. Флаг Суммированный учет рабочего времени появляется, если в настройке параметров расчета зарплаты (Настройка – Расчет зарплаты – Настройка состава начислений и удержаний) Почасовая оплата установлен флаг Применение почасовой оплаты. Также если на данной закладке установлен флаг Переработки при суммированном учете времени, то появляется раздел При подсчете переработок определять норму по:, после чего в графике можно указать, какая норма используется при подсчете часов переработок в документе Регистрация переработок (Зарплата - Регистрации переработок).

11. В разделе Виды времени настраивается возможность учета разных видов времени:

• флаг Явка установлен по умолчанию, т. е. график предусматривает работу в дневное время

• флаги Ночные часы, Вечерние часы, Перерывы для кормления ребенка - если график предусматривает работу в ночное и/или вечернее время, и часы работы в ночное и/или вечернее время оплачиваются сотрудникам в повышенном размере. Флаги будут доступны, если аналогичные флаги будут установлены в настройках расчета зарплаты в разделе Настройка - Расчет зарплаты - Настройка состава начислений и удержаний - Почасовая оплата. В нашем примере ставим флаг Ночные часы, т. к. наш сменный график предусматривает работу в ночное время

• флаг Вахта, Дни в пути ( вахта), Междувахтовый отдых (флаг будет доступен, если установлен флаг Несколько видов времени в графике работы в настройках расчета зарплаты в разделе Настройка - Расчет зарплаты) установите в случае, если график предусматривает работу вахтовым методом.

12. В разделе Расписание работы описывается режим работы по дням в течение цикла: для каждого дня указывается количество рабочих часов отдельно по каждому выбранному виду времени. При этом нерабочие дни (дни отдыха) также включаются в табличную часть, но для них указывается нулевое количество рабочих часов.

13. Цикл первого графика:

• 1 неделя: с понедельника по пятницу - 8 дневных часов, суббота и воскресенье выходной

• 2 неделя: с понедельника по пятницу - 5 дневных часов и 2 ночных часа, суббота и воскресенье выходной

• 3 неделя: с понедельника по пятницу - 2 дневных часа и 5,5 ночных часов, суббота и воскресенье выходной.

14. В поле Длительность рабочей недели - продолжительность рабочей недели в часах (общий объем рабочего времени за неделю). Длительность рабочей недели будет использоваться при определении нормы, например, для переработок. Но, при условии, если в графике указано, что норма определяется по данному графику. Если же в организации не используется учет переработок или норма учитывается по производственному календарю, то длительность рабочей недели для сменного графика может быть любой.

15. В поле Дата отсчета задается дата, с которой начинается цикл графика, т. е. дата первого дня графика. В нашем примере - 01.01.2025.

16. Поскольку при работе во вторую и третью смену часть рабочего времени приходится на ночные часы, то при заполнении графика отдельно указывается, сколько часов в рабочий день приходится на ночное время. В итоговой строке для указанного месяца календаря показывается количество рабочих дней и общее количество ночных часов по графику сменной работы.

17. При необходимости по ссылке Изменить свойства графика... можно в любой момент вызвать форму Настройка графика работы и уточнить свойства графика.

18. Для формирования печатной формы графика работы нажмите на кнопку График работы.

Настройка графика 2-й смены

Цикл второго графика:

• 1 неделя: с понедельника по пятницу - 5 дневных часов и 2 ночных часа, суббота и воскресенье выходной

• 2 неделя: с понедельника по пятницу - 2 дневных часа и 5,5 ночных часов, суббота и воскресенье выходной

• 3 неделя: с понедельника по пятницу - 8 дневных часов, суббота и воскресенье выходной.

Настройка графика 3-й смены

Цикл третьего графика:

• 1 неделя: с понедельника по пятницу - 2 дневных часа и 5,5 ночных часов, суббота и воскресенье выходной

• 2 неделя: с понедельника по пятницу - 8 дневных часов, суббота и воскресенье выходной

• 3 неделя: с понедельника по пятницу - 5 дневных часов и 2 ночных часа, суббота и воскресенье выходной.

Настройка графиков для нормальной продолжительности рабочего времени в программе ЗУП

Актуально на 10.09.2025

На релизе: 3.1.34

Рабочее время и графики работы

По закону рабочая неделя не должна быть больше 40 часов:

Самые популярные варианты:

5-дневная неделя (выходные: суббота и воскресенье):

• 8 часов каждый день (пятидневка)

• 8 часов 15 минут с понедельника по четверг + 7 часов в пятницу (пятидневка)

• 7 часов в обычные дни + 5 часов в день перед выходным (шестидневка)

В программе уже есть готовый график Пятидневка:

Чтобы посмотреть этот график, зайдите в Настройка - Графики работы сотрудников и нажмите кнопку График работы.

Если ваш график пятидневной недели подходит под стандартную Пятидневку, то ничего настраивать не нужно. Если не подходит, нажмите Изменить свойства графика.

По умолчанию все графики работают с производственным календарем РФ. Если включено автоматическое обновление, график будет сам обновляться при изменении календаря. Но если вы вносили в график свои изменения вручную, они пропадут при обновлении. Если автообновление выключено, нужно нажимать кнопку Заполнить для обновления графика.

Чтобы нерабочие дни по указам Президента оплачивались как обычные рабочие дни, нужно в настройках зарплаты поставить галочку Нерабочие дни в связи с коронавирусом оплачивать как отработанные по графику работы сотрудника. Потом в графике сотрудников, которые не работают в такие дни, поставить галочку При заполнении учитывать оплачиваемые нерабочие дни. Тогда вместо обычной явки в графике появятся Оплачиваемые нерабочие дни, которые считаются как обычное рабочее время. Если организация работает в нерабочие дни, эту галочку ставить не надо.

Пример

Работа в организации производится по календарю 5-дневной 40-часовой рабочей недели с двумя выходными днями: в субботу и воскресенье. Длительность рабочего дня с понедельника по четверг составляет 8 часов 15 минут, в пятницу – 7 часов. Графиком предусмотрен учет праздничных дней.

Необходимо настроить график работы в программе.

1. В связи с тем, что принятый в организации режим работы 5-дневной рабочей недели отличается от предложенных настроек в графике Пятидневка, необходимо изменить свойства заполнения данного графика (Настройка - Графики работы сотрудников). Нажмите на ссылку Изменить свойства графика...:

• в разделе Расписание работы измените расписание графика – укажите продолжительность работы по дням недели: с понедельника по четверг – по 8,25 часов, в пятницу – 7 часов

• все остальные свойства графика остаются неизменными

2. Автоматически заполненный график работы.

3. Кнопка Записать. Для формирования печатной формы графика работы Пятидневка на соответствующий год нажмите на кнопку График работы.

Работа на условиях неполного рабочего времени

Актуально на 10.09.2025

На релизе: 3.1.34

Неполное рабочее время — работа менее 40 часов в неделю по соглашению сторон с пропорциональной оплатой.

Виды:

• Неполный рабочий день — меньше часов в день при полной неделе

• Неполная рабочая неделя — меньше дней при полном дне

• Комбинированный режим — меньше и дней, и часов

Обязательно установление для:

• Беременных женщин

• Родителей детей до 14 лет (инвалидов до 18 лет)

• Лиц, ухаживающих за больными родственниками

• Работников-инвалидов (по медпоказаниям)

• Обучающихся работников

Оплата — пропорционально отработанному времени или объему работ.

Настройка графиков в программе

Актуально на 27.12.2024

На релизе: 3.1.31

1. Включить флаг Используется работа по неполной ставке в настройках кадрового учета

2. Настроить график неполного рабочего времени

• Установить флаг Неполное рабочее время.

• Указать вид неполного рабочего времени: Неполный рабочий день или Неполная рабочая неделя.

• Флаг Считать норму по другому графику (если вы не укажете в этом поле ничего, оклад будет считаться согласно установленной в документе приема/перевода ставке сотрудника, но если вы укажете график Пятидневка, оклад будет считаться уже без учета ставки из кадрового документа ставки, но будет сокращаться пропорционально меньшей длительности вашего графика относительно длительности пятидневки)

3. Назначить сотруднику через документы:

• Прием на работу — при трудоустройстве

• Кадровый перевод — для действующих сотрудников. Плюсы – документ универсален для массы других изменений, минусы – придется делать уточнения, какие именно изменения он делает.

• Изменение графика работы списком — только смена графика, для кадровика удобен, если документов изменений много, и смену графика надо видеть сразу в списке.

Как считается оклад в документе Начисление зарплаты и взносов при включенном варианте Используется работа по неполной ставке в Настройка – Кадровый учет

Результат = Оклад * ДоляНеполногоРабочегоВремени * ВремяВДнях / НормаДней

где:

ДоляНеполногоРабочегоВремени – два варианта, которые исключают друг друга:

• Это отношение фактически отработанного времени по графику к плановому, согласно данным графика - если установлен флаг Считать норму по другому графику, а в этом поле указан график полного рабочего времени. Ставка из кадровых документов в этом случае игнорируется при расчете.

• Это ставка из кадрового документа (Прием/перевод) – если флаг Считать норму по другому графику снят (либо поставлен, но в поле Считать норму по другому графику указан этот же график). Т.е. в обоих этих случаях принимается, что норма рабочего времени равна норме данного графика, и оклад корректируется лишь ставкой.

ВремяВДнях – это фактически отработанное количество дней за месяц по графику неполного рабочего времени

НормаДней – если Считать норму по другому графику установлен и выбрана пятидневка, то норма дней по графику пятидневке, в противном случае норма времени считается по выбранному графику (и при полностью отработанном рабочем времени соотношение ВремяВДнях / НормаДней равно 1 и на расчет будет влиять лишь ставка из кадрового документа)

Пример 1. Расчет из соотношения графиков

В организации некоторые сотрудники трудятся по совместительству. Для них устанавливается 20-ти часовая рабочая неделя: с понедельника по пятницу по 4 рабочих часа. Оплата труда совместителей производится пропорционально отработанному времени, оклад устанавливается из расчета полного рабочего времени (40-часовой рабочей недели). Необходимо настроить график работы для совместителей.

1. Настройка - Графики работы сотрудников нажмите Создать.

2. Если включить Автоматическое обновление по производственному календарю, график будет сам обновляться при изменении календаря. Но все ваши ручные изменения при этом пропадут. Если не включать, то обновлять график нужно вручную кнопкой Заполнить.

3. 3Чтобы настроить график, нажмите Изменить свойства графика.

4. В Способ заполнения графика выберите По дням недели.

5. Галочка При заполнении учитывать праздничные дни стоит автоматически. Это значит, что в праздники время работы = 0 часов, а в предпраздничные дни на час меньше.

6. Чтобы нерабочие дни по указам президента оплачивались полностью, поставьте галочку в Настройка - Расчет зарплаты - Нерабочие дни в связи с коронавирусом оплачивать как отработанные.

7. Поставьте галочку Неполное рабочее время, если график неполный. Затем:

• выберите Неполный рабочий день

• поставьте галочку Считать норму по другому графику и укажите обычный 40-часовой график

8. В Расписание работы укажите часы работы по дням. В нашем случае понедельник-пятница по 4 часа.

9. В Виды времени галочка Явка стоит по умолчанию.

10. В поле Длительность рабочей недели автоматически считается общее количество часов за неделю.

В данном случае расчет оплаты не будет зависеть от указанного количества ставок в кадровом документе.

Пример 2. Расчет из ставки в документе

Графиком работы для сотрудников предусмотрена работа 3 дня в неделю (понедельник, среда, пятница) по 8 часов. В праздничные дни работа не производится и продолжительность работы в предпраздничные дни не сокращается, т. е. составляет 2 часа. Сотрудники работают по ставке ¾. Оплата производится за полностью отработанное по своему графику работы время. Необходимо настроить график работы.

В данном случае мы также ставим в графике флаг Неполное рабочее время, и выбрать уже пункт Неполная рабочая неделя, так как изменений в норме дня нет, есть лишь изменение количества дней. А вот флаг Считать норму по другому графику уже не нужно. Этот выбор мы делаем, чтобы норма времени считалась именно по этому графику, а показатель неполного рабочего времени в расчете брался уже не из соотношения длительностей графиков, а из ставки, указанной в кадровом документе.

Обратите внимание, что даже если вы укажете меньшее количество часов для каждого дня недели, но не выберете Считать норму по другому графику и другой график для нормы – расчет будет также выполняться без сокращения нормы пропорционально пятидневке, но с учетом ставки из кадрового документа. Именно этот флаг определяет разницу в выборе показателя Доля неполного рабочего времени при расчете.