Проверка дат предполагаемой выплаты
Специфика обновления законодательства в части учета НДФЛ привела к тому, что в документе Начисление зарплаты большую роль стала играть Дата предполагаемой выплаты.
В Бухгалтерии предприятия эту дату можно найти лишь в расшифровке сумм Начислено. В ЗУП - для этой даты есть общее поле внизу документа. Соответственно, при выполнении начального заполнения (первичного переноса)данных Бухгалтерия - ЗУП документы Начисление зарплаты переносятся без этой даты в указанном поле. Иногда проведенными, иногда нет. и в обоих случаях такой документ некорректно учитывает НДФЛ.
Порядок исправления: обязательно распроводим документ (если он уже проведен, но дата пуста), затем проставляем дату предполагаемой выплаты, после чего выполняем проведение. Не проставляйте дату сразу в уже проведенном документе с последующим перепроведением! Даты выплаты, указанные индивидуально - никак от этого не меняются (их вы можете проверить уже на вкладке НДФЛ в документе).
Проверка справочных данных
Проверка справочных данных после переноса, как правило, заключается в проверке следующих справочников:
-
Справочник Организации — сведения можно проверить непосредственно в справочнике. Как правило все основные сведения (наименования, коды, адреса и т.п.) переносятся корректно и не требуют редактирования. Также стоит учитывать, что некоторые сведения, хранящиеся в этом справочнике влияют на расчет зарплаты (РК, Северная надбавка). Ошибки в заполнении этих сведений могут быть вычислены при первом расчете зарплаты в ЗУП 3.1 и сверки этого расчета с расчетом в БП 3.0 (о такой сверке будет рассказано немного ниже).
-
Справочник Подразделения, Должности – проверить перенос сведений можно визуально в самих справочниках
Сотрудники
Проверить корректность переноса сведений по физическим лицам и сотрудникам можно с помощью отчетов
Личные данные сотрудников:
-
в БП 3.0 Зарплата и кадры – Отчеты по кадрам
-
в ЗУП 3.1 Кадры – Кадровые отчеты
Штатные сотрудники:
-
в БП 3.0 Зарплата и кадры – Отчеты по кадрам
-
в ЗУП 3.1 Кадры – Кадровые отчеты
Необходимо в справочнике Сотрудники снять флаг Скрывать сотрудников, по которым уже не выполняются операции и проанализировать список сотрудников на строки, которые выглядят одинаково: сотрудник мог быть принят в организацию несколько раз принят в разные организации одной базы. Имеет смысл изменить отображение сотрудника в списках, добавив в поле Дополнять представление, например, табельный номер или другую информацию, которая позволит сотрудников различать. Это значительно облегчит поиск ошибок во взаиморасчетах с сотрудниками. Добавить для всех сотрудников поля уточнения представления и скрытия сотрудников из списка по необходимости можно в карточке любого сотрудника через Еще – Изменить форму.
Для того, чтобы суммы выплат сотрудника автоматически попадали в нужную Ведомость (в банк, в кассу, на счета), в программе ЗУП 3.1 в карточке сотрудника по ссылке Выплата зарплаты необходимо проверить Способ выплаты.
Следует различать способы выплаты Зачислением на карточку (по зарплатному проекту) и Перечислением на счет в банке (на личный счет сотрудника).
Проверка настроек расчета зарплаты, кадрового учета и учетной политики
В БП 3.0 большая часть таких настроек собрана в Зарплата – Настройки зарплаты – Порядок учета зарплаты
При этом в ЗУП 3.1 эти настройки располагаются в разных местах:
-
Настройки расчета зарплаты: Настройка – Расчет зарплаты
-
Настройки кадрового учета: Настройка – Кадровый учет
-
Настройки учетной политики: Настройка – Организации – Учетная политика и другие настройки.
Штатное расписание, кадровые данные, сведения о плановых начислениях
Штатное расписание в ЗУП 3.1 формируется автоматически по позициям (должностям и подразделениям), занятым сотрудниками.
Остатки по взаиморасчетам
Проверить перенесенные остатки по взаиморасчетам можно с помощью специализированных отчетов Анализ зарплаты по сотрудникам (помесячно) с датой конца периода, равной дате последней выплаты за месяц.
-
в БП 3.0 Зарплата и кадры – Отчеты по зарплате
-
в ЗУП 3.1 Зарплата – Отчеты по зарплате
В случае, если задолженность перенесена неверно, то исправить её можно в документе Выплаты - Начальная задолженность по зарплате. Учет расчетов с сотрудниками происходит на следующих регистрах:
-
Зарплата к выплате – на основании остатков в этом регистре формируется сумма для заполнения документов Ведомость…
-
Взаиморасчеты с сотрудниками – по остаткам в этом регистре формируется сальдо по взаиморасчетам с сотрудниками в зарплатных отчетах ЗУП.
Стоит иметь в виду, что движения приход увеличивают задолженность перед сотрудником, а расход наоборот, отражают факт списания задолженности. Учитывая это, при необходимости следует скорректировать несуществующие остатки.
Можно сверить начальное сальдо на дату переноса отчетом Анализ зарплаты по сотрудникам (помесячно)
Снять группировку по подразделениям можно в Настройка – (Расширенный вид) - Структура установить указатель на поле Выводить отчет по сотрудникам, правой кнопкой мыши выбрать Переместить выше и левее. Либо просто перетащить этот элемент мышкой на Строки.
Затем снять флаг с поля Подразделение на конец периода.
Если сальдо не совпадает, его можно скорректировать документом Начальная задолженность по зарплате из раздела Главное, Данные на начало эксплуатации.
Данные учета по страховым взносам до переноса
Для проверки сведений о расчетах по страховым взносам за период до начала эксплуатации в ЗУП 3.1 можно воспользоваться отчетом Анализ взносов в фонды:
-
в БП 3.0 Зарплата и кадры – Отчеты по зарплате
-
в ЗУП 3.1 Налоги и взносы – Отчеты по налогам и взносам
Данные учета по НДФЛ до переноса
Для проверки сведений о расчетах по НДФЛ за период до начала эксплуатации в ЗУП 3.1 можно воспользоваться отчетом Анализ НДФЛ по месяцам:
-
в БП 3.0 Зарплата и кадры – Отчеты по зарплате
-
в ЗУП 3.1 Налоги и взносы – Отчеты по налогам и взносам
Проверка расчета плановых начислений
Самый быстрый способ проверить правильность перенесенных сведений о назначенных сотрудникам плановых начислениях (а также настройки видов расчета, настройки расчета зарплаты) – это выполнить расчет зарплаты в ЗУП 3.1 за месяц начала эксплуатации и выполнить аналогичный расчет в БП 3.0.
После чего сформировать в обеих программах отчеты Анализ зарплаты по сотрудникам:
в БП 3.0 Зарплата и кадры – Отчеты по зарплате, в ЗУП 3.1 Зарплата – Отчеты по зарплате
Если выявлены расхождения в расчетах по сотрудникам между ЗУП 3.1 и БП 3.0, то может потребоваться корректировка следующих сведений:
· Документ Начальная штатная расстановка – именно в этот документ при рекомендованном переносе загружаются сведения о плановых начислениях сотрудников и их графике. В случае полного переноса аналогичные данные содержаться в документах кадрового учета (Прием на работу, Увольнение, Кадровый перевод)
-
Настройки видов начисления – справочник Начисления
-
Настройки расчета зарплаты (Настройка – Расчет зарплаты), кадрового учета (Настройка – Кадровый учет) и настройки учетной политики (Настройка – Организации – вкладка Учетная политика и другие настройки)
-
Справочник Графики работы.
-
В БП 3.0 в карточке сотрудника - Начисления и удержания
-
В ЗУП 3.1 в карточке сотрудника Плановые начисления
Либо Режим технического специалиста, регистр сведений Плановые начисления.
Плановые удержания
Сведения о плановых удержаниях загружаются непосредственно в учетные документы (журнал документов Алименты и другие удержания) поэтому, если в ЗУП 3.1 расчет удержаний отличается от расчета в БП 3.0, то именно в этом журнале документов необходимо корректировать сведения о плановых удержаниях.
Проверка расчета НДФЛ
Для сводной проверки данных по исчисленному НДФЛ необходимо провести документы и воспользоваться, отчетом Анализ НДФЛ по месяцам
-
в БП 3.0 Зарплата и кадры – Отчеты по зарплате
-
в ЗУП 3.1 Налоги и взносы – Отчеты по налогам и взносам
В случае обнаружения неточностей в расчете НДФЛ, следует проверить правильность данных, влияющих на расчет НДФЛ:
-
Справочник Сотрудники – вкладка Налог на доходы формы справочника, на которой можно отредактировать сведения о статусе налогоплательщика, о вычетах, уведомления на авансовые платежи по патентам и сведения о доходах сотрудников с предыдущих мест работы (влияет на учет взносов).
-
Справочник Начисления (вкладка Налоги, взносы, бухучет) – проверить настройку обложения НДФЛ (флаг), а также код дохода.
Данные для расчета среднего заработка
Для сводной проверки расчета среднего заработка специализированных отчетов ни в БП 3.0, ни в ЗУП 3.1 не предусмотрено. Поэтому для сверки перенесенных сведений необходимо воспользоваться непосредственно документами, в которых происходит расчет по среднему заработку.
Для проверки расчета общего среднего заработка можно воспользоваться документами Отпуск.
Аналогичным образом можно проверить перенесенные данные для пособий, рассчитываемых из среднего заработка через документы Больничный.
Проверка расчета страховых взносов
Для проверки сведений по рассчитанным взносам можно воспользоваться следующими отчетами:
Анализ взносов в фонды
Проверка расчета взносов
-
в БП 3.0 Зарплата и кадры – Отчеты по зарплате
-
в ЗУП 3.1 Налоги и взносы – Отчеты по налогам и взносам
В случае обнаружения неточностей в расчете страховых взносов следует проверить правильность данных, влияющие на расчет взносов:
-
Справочник Сотрудники – вкладка Страхование формы справочника, на которой можно отредактировать сведения о статусе застрахованного лица, инвалидности и льготах
-
Справочник Организации (Учетная политика и другие настройки – Учетная политика) – здесь настраивается вид тарифа для организации, ставка ФСС НС, а также возможность учета сотрудников различных категорий (с правом досрочного выхода на пенсию, фармацевтов, членов летных экипажей и т.п.)
-
Справочник Начисления (вкладка Налоги, взносы, бухучет) – проверить указанный вид дохода. Этот реквизит влияет на обложение сумм, начисленных по данному виду начисления
-
Документ Перенос данных с кодом СВ – содержит сведения об исчисленных взносах и учтенных доходах за период до начала эксплуатации в ЗУП 3.1 (ошибки в переносе этих сведений могут влиять на текущий расчет).
Отражение прошлых периодов в отчетности
Отчет 6-НДФЛ
С учетом того, что с 2021 г. была введена новая форма отчета 6-НДФЛ проблем с переносом движений по НДФЛ на данный момент пока не наблюдалось.
Отчет ЕФС-1, 2-й раздел (вместо 4-ФСС)
При совпадении взносов на травматизм в сформированных отчетах по взносам в обеих программах отчет 4-ФСС формируется корректно.
Может не совпадать начальная задолженность на начало периода.
Для исправления можно в разделе Налоги и взносы ввести документ Уплата страховых взносов в фонды с датами до начала 2018 года и сумму (положительную или отрицательную.)
Отчет Расчет по страховым взносам в программе ЗУП тоже формируется корректно, если суммы доходов и взносов при сверке совпали.
СЗВ-СТАЖ
Можно сформировать отчет за проверяемый год в программе БП 3.0 и в ЗУП 3.1 в разделе Отчетность, справки - 1С-отчетность и сравнить печатные формы отчетов.