Для того, чтобы вести учет в программе и сразу получить корректную отчетность, необходимо выполнить настройки, которые напрямую влияют на эту отчетность.
Это важно как при настройке программы с нуля, так и после переноса из других программ.
Основные настройки располагаются в разделе Настройки.
-
Реквизиты организации (если в программе ведется учет по нескольким организациям, то надпись будет - Организации)
-
Расчет зарплаты
-
Кадровый учет
Реквизиты организации
Главное
-
Сокращенное наименование (по учредительным документам, используется в регламентированной отчетности)
-
Полное наименование (официальное полное наименование для внесения в печатные формы документов)
-
Краткое наименование (для отражения в программе)
Может быть любым, лишь бы позволяло пользователям отличать одну организацию от другой, если их несколько.
-
ИНН
-
Флаг У организации есть филиалы (обособленные подразделения)
Необходимо установить, если отчетность по НДФЛ сдается в несколько ИФНС, даже если подразделения не выделены на отдельный баланс.
- Изменить данные регистрации
Эти данные необходимо заполнить до начала расчета зарплаты. Чтобы НДФЛ при расчете зафиксировался именно по тому налоговому органу, куда организация собирается сдавать отчетность.
При переходе по ссылке Изменить данные регистрации - проверьте обязательное заполнение ОКТМО и даты - Сведения о регистрации действуют с...
Эта дата должна быть ранее расчета зарплаты, которая войдет в отчетность. Например, Январь 2021.
Основные сведения
Здесь необходимо (при наличии) установить районный коэффициент, северную надбавку, территориальные условия.
Ссылки с маленькими знаками вопроса рядом с полями содержат всплывающие краткие пояснения.
Фонды
Необходимо внести код ПФР и проверить, чтобы был внесен Код территориального органа ПФР. Без этого невозможно сдать ежемесячный отчет СЗВ-М.
Вкладку Коды можно заполнить позднее, но до сдачи отчетности. С учетом того, что в 2017 году действует код ОКВЭД (ред.2).
Учетная политика и другие настройки
Страховые взносы
Здесь вносятся тариф страховых взносов, ставка на травматизм.
Флаг Есть сотрудники с правом досрочного выхода на пенсию - позволит исчислять взносы для вредников по дополнительным тарифам.
НДФЛ
Пособия ФСС
Расчет зарплаты
Расчет зарплаты
Здесь находится несколько настроек, среди которых важные флаги:
-
Используются выплаты по договорам гражданско-правового характера
-
Регистрируются прочие доходы физических лиц, не связанные с оплатой труда
Эта настройка необходима для регистрации аренды авто (недвижимости) и т.п. - то есть сумм, выплаченных вне зарплаты, но подлежащих обложению НДФЛ и/или взносами в фонды.
- Выдаются подарки и призы сотрудникам предприятия.
После установки флагов программа создает необходимые виды начислений и дает возможность вводить документы по регистрации договоров ГПХ, прочих доходов физических лиц и подарков.
Настройка состава начислений и удержаний
При переходе по ссылке Настройка состава начислений и удержаний откроется окно дополнительных настроек.
На вкладке Почасовая оплата при необходимости можно указать настройки по расчету ночных, вечерних, сверхурочных часов, а также переработок при суммированном рабочем времени.
Если соответствующие флаги будут установлены, то в программе появятся необходимые виды начислений и документы.
На вкладке Отпуска настраивается возможность регистрировать учебные, чернобыльские отпуска и отпуска без оплаты.
На вкладке Учет отсутствий можно настроить регистрацию командировок, простоев.
Флаг Прогулы и неявки позволит зарегистрировать в том числе и неявки по невыясненной причине,-это нужно, когда месяц заканчивается, а сотрудник еще не принес больничный лист.
Флаг Отгулы станет активным, если во вкладке Прочие начисления установлена возможность работы в выходные и праздники.
На вкладке Материальная помощь при установке флага Материальная помощь программа создаст несколько видов материальной помощи, а также позволит создавать документ Материальная помощь.
На вкладке Прочие начисления настраиваются возможность регистрации:
- работы в выходные и праздничные дни
- сдельных работ
- совмещения (расширение обязанностей или выполнение обязанностей отсутствующего работника)
- регистрации натуральных доходов (оплата проездных, суточных сверх нормы)
На вкладке Удержания выполняются настройки по удержанию профсоюзных взносов, добровольных взносов в фонды.
Важная настройка Удержание при увольнении за использованный авансом отпуск регистрируется как:.
При выборе настройки Не уменьшает налоги и взносы - сумма проходит как простое удержание и не образует отрицательных сумм НДФЛ и взносов, которые могут создать дополнительные сложности при сдаче отчетности.
Кадровый учет
Из самых необходимых настроек необходимо обратить внимание на флаги
-
Используется работа по неполной ставке
-
Ведется воинский учет
При установленном флаге будут доступны необходимые отчеты для военкомата.
Отчеты из раздела Кадры - Отчеты по кадрам при включенном флаге Ведется воинский учет.
Для первого расчета зарплаты нет необходимости в штатном расписании.
Можно вообще не подключать возможность ведения штатного расписания в программе.
Но при подключенной возможности ведения штатного расписания становится доступным целый блок аналитики.
Штатное расписание можно быстро заполнить следующим образом: отразить прием на работу всех сотрудников на настоящее время (документами Прием на работу и/или Начальная штатная расстановка) при не включенной возможности ведения штатного расписания. После чего подключить эту возможность,-и штатное расписание будет автоматически заполнено имеющимися позициями.
Для корректной работы также необходимы настройки:
-
графиков работы
-
подразделений
-
должностей
-
премий и надбавок
-
удержаний
Графики работы
По умолчанию в программе уже присутствует график Пятидневка.
Необходимо заполнить его на текущий год, и, как минимум, на предыдущий (это нужно для расчета среднего для отпуска), - установить требуемый год и нажать Заполнить.
При переходе по ссылке Изменить свойства графика мы можем просмотреть и изменить настройки заполнения графика.
По умолчанию заполнение графика выполняется по стандартному производственному календарю для РФ. При своевременном обновлении программы в нем поддерживаются переносы выходных в соответствии с законодательством.
Если вся организация работает по производственному календарю, где есть региональные праздники (Курбан-байрам, Радоница, День Республики Крым), можно зайти в Производственный календарь РФ (в разделе Настройки) и внести изменения в него, нажав правой кнопкой мыши на день месяца.
Назначить день праздничным (предпраздничным), перенести выходной и т.п.
Если только часть организации работает по региональному производственному календарю, необходимо создать (можно копированием) другой производственный календарь.
Сложность в том, что если в текущем году можно скопировать праздники и переносы дней из календаря РФ, то в следующем году региональный календарь придется заполнять с нуля - внести все праздники, сделать вручную переносы выходных и т. п.
Когда в программе несколько производственных календарей, программа при заполнении графика (ссылка Изменить свойства графика) позволяет выбрать один из них.
Для сотрудников на неполной ставке необходимо создать отдельный график и принять (перевести) сотрудника на этот график.
Это нужно для корректного отражения отработанных дней и часов при расчете явок, больничных листов и отпусков.
Если в организации есть работа по сменам иной продолжительности, чем 8 часов, для каждой смены также необходимо создать отдельный график.
Подразделения
В обязательном порядке нужно создать и настроить подразделение, если у группы сотрудников отличаются от общей по организации:
- орган ИФНС, куда уплачивается НДФЛ и сдается отчетность
И значительно облегчит ведение учета создание подразделений в случаях, когда у группы сотрудников отличается:
-
бухгалтерский учет зарплаты
-
территориальные условия
В случае другой ИФНС необходимо в программе настроить подразделение как обособленное в обязательном порядке, даже если оно не выделено на отдельный баланс.
Тогда отчетность по НДФЛ будет автоматически формироваться в нужную ИФНС.
Если у вас много подразделений, не лишним будет вывести в список подразделений через Еще – Изменить форму – Ссылка - Добавить дополнительные поля Это обособленное подразделение (Да/Нет) и Регистрация (ИФНС).
Должности
Есть в организации есть должности с правом досрочного выхода на пенсию, начисления по которым облагаются взносами по дополнительному тарифу, необходимо выполнить настройки этих должностей.
Наименование такой должности должно соответствовать классификатору ОКПДТР. Для подбора из классификатора в справочнике Должности есть соответствующая кнопка.
Если штатное расписание не ведется, то настройка взносов по дополнительному тарифу выполняется в справочнике Должности.
Здесь же в карточке должности можно создать для нее трудовую функцию, которая неизбежно понадобится при заполнении отчетов СЗВ-ТД.
Для создаваемой трудовой функции достаточно указать ее название и подобрать подходящий код ОКПДТР (а код OKZ подтянется автоматически). Поле Код профессиональной деятельности – заполнять не нужно.
Если штатное расписание ведется в программе, то вредность устанавливается в позиции штатного расписания из настроек должности, но может быть изменена для конкретной позиции штатного расписания на вкладке Дополнительно.
Премии и надбавки
Все начисления программы можно просмотреть в разделе Настройки - Начисления.
Программа позволяет настраивать разнообразные формулы видов начислений.
В зависимости от назначения начисления программа позволяет указать, будет ли эта премия(надбавка) начисляться по отдельному документу или при окончательном расчете в документе Начисление зарплаты и взносов.
Если установить Ежемесячно - то показатели начисления необходимо назначить сотруднику при приеме на работу либо одним из документов:
-
Кадровый перевод
-
Назначение планового начисления
-
Изменение плановых начислений
-
Изменение оплаты труда
После чего это начисление будет попадать в документ Начисление зарплаты и взносов автоматически.
Если выбрано По отдельному документу, то в Разделе Зарплата появится возможность ввести документ Разовое начисление или Премия.
Если ни у одного начисления не установлен флаг По отдельному документу, то в разделе Зарплата нет документов Премия и/или Разовое начисление.
Если в списке начислений нет ни одной подходящей премии, то кроме самостоятельного ее создания можно воспользоваться помощником Начальная настройка программы, который создаст нужные виды ежемесячных (квартальных, годовых, разовых) премий.
Помощник открывается через Главное меню - Функции для технического специалиста – Обработки - Начальная настройка программы.
Быстро найти нужный регистр/обработку можно поиском в верхней части экрана
Флаг Функции для технического специалиста устанавливается через Главное меню - Настройка - Параметры.
Удержания
В разделе Настройки находится справочник Удержания.
В нем в результате начальной настройки программы уже созданы несколько видов удержаний, в том числе удержание по исполнительным листам.
Можно создать новое удержание и назначить его сотруднику соответствующим документом из раздела Зарплата - Алименты и прочие удержания.
Разовых удержаний как таковых в программе нет. Поэтому чтобы отразить удержание в программе, необходимо:
-
Назначить удержание
-
Создать и заполнить документ начислений, с которых делаются удержания (Начисление зарплаты и взносов, Увольнение, Премия, Разовое начисление)
Суммы удержаний рассчитаются автоматически и попадут в соответствующую вкладку документа.