В процессе работы бухгалтер периодически сталкивается с оформлением авансового отчета. Как и у любого другого документа здесь имеется своя специфика и особенности. Предлагаем пошагово рассмотреть заполнение документа «Авансовый отчет», что будет полезно, если вы оформили аренду 1С и впервые столкнулись с таким документом. Итак, журнал «Авансовые отчеты» находится на вкладке меню «Банк и касса» в разделе «Касса».
Разберем подробно интерфейс и заполнение нового документа. Нажимаем клавишу «Создать». Открывается форма, которая имеет пункты для заполнения основными данными в шапке и несколько вкладок с табличной частью. Начнем с шапки:
Номер и дата – указывать не требуется, так как программа самостоятельно присваивает эти данные автоматически после проведения.
Организация – выбирается из списка. Если учет ведется только по одной организации, то название уже будет отображено в документе, если облачная 1С используется для нескольких компаний, то организацию нужно выбрать.
Подотчетное лицо – выбираем из справочника сотрудника, которому выдаются денежные средства или материальные ценности.
Склад – указывается только в том случае, когда необходимо отразить поступление товара или материалов.
Переходим к рассмотрению вкладок.
Вкладка «Авансы» должна содержать номер документа движения денежных средств, которые передаются под отчет сотруднику. Заполняется в случае, когда сотрудник должен отчитаться за ранее полученную сумму. Заполнение происходит вручную. Через кнопку «Добавить» выбирается необходимый кассовый документ (расходный кассовый ордер) или банковский документ (списание с расчетного счета) из соответствующего журнала.
Обратите внимание, что в документе выдачи аванса должен стоять соответствующий вид операции. При выдаче наличных денег из кассы – «Выдача подотчетному лицу», а при перечислении безналичным способом, то есть списанием с расчетного счета, «Перечисление подотчетному лицу». Выбор данного параметра в авансовом отчете не предусмотрен, это значение устанавливает программа в зависимости от типа выбранного ранее документа движения денег:
Вкладка «Товары» регистрирует приобретенные подотчетным лицом товарно-материальные ценности. Заполнить можно через клавишу «Добавить» или «Подбор». Указывается документ-основание, например, «Товарный чек» и дата документа. Из номенклатурного справочника выбирается необходимый товар или создается новая номенклатурная единица. Обязательно нужно ввести количество и стоимость:
Если товар приобретался у поставщика-организации, то в 1С в облаке вводится наименование контрагента в колонке «Поставщик». При предоставлении счета-фактуры с учетом НДС ставится галочка в колонке «СФ» и вводятся реквизиты документа. Также необходимо заполнить колонки «Счет учета» и «Счет НДС»:
Вкладка «Возвратная тара» отображает получение транспортировочной тары вместе с товаром, подлежащей возврату поставщику. Если тары не было, то вкладка не заполняется.
Вкладка «Оплата» заполняется, когда подотчетное лицо внесло оплату поставщику за ранее приобретенный товар, полученную услугу или в счет будущей поставки.
Вкладка «Прочее» отражает информацию по командировочным расходам. Сюда могут относиться: оплата билетов на проезд, оплата суточных, оплата жилья и другое. В обязательном порядке нужно внимательно заполнить колонки «Счет затрат», указать субконто, которые доступны. Также, если предоставлен счет-фактура, отмечается наличие в соответствующем поле и указывается номер и дата. После проведения авансового отчета в облачной 1С можно просмотреть и проверить сформировавшиеся проводки. Имейте в виду, что в зависимости от заполнения вкладок, проводки могут иметь отличия.
Документ «Авансовый отчет» обязательно нужно распечатать в унифицированной форме. Осуществляется этот процесс через клавишу «Авансовый отчет (АО-1)», расположенную вверху документа.
Печатная форма будет отражать все введенные данные: