Как предоставить отгул вместо повышенной оплаты в ЗУП 3.1

Примеры интерфейса и иллюстрации выполнены на релизе 1С:ЗУП 3.1.31. В более поздних версиях расположение элементов и порядок учёта отгулов могут отличаться.

«Отгул» — распространённое название дополнительного времени отдыха, но Трудовой кодекс РФ не устанавливает для него единого правового режима. Следует различать отдых вместо повышенной оплаты сверхурочной работы (ст. 152 ТК РФ), другой день отдыха за работу в выходной или нерабочий праздничный день (ст. 153 ТК РФ), оплачиваемые дни отдыха донора (ст. 186 ТК РФ) и отпуск без сохранения заработной платы (ст. 128 ТК РФ). Порядок оплаты, продолжительность и срок использования зависят от основания предоставления отдыха.

Основные основания предоставления дополнительного отдыха

Отдых в связи с работой сверх нормы и донорством:

• За сверхурочную работу (ст. 152 ТК РФ): по желанию работника вместо повышенной оплаты может предоставляться дополнительное время отдыха продолжительностью не меньше отработанного сверхурочно времени. Например, 4 часа сверхурочной работы могут быть компенсированы не менее чем 4 часами отдыха, 8 часов — не менее чем 8 часами. Такой отдых не следует отождествлять с оплачиваемым донорским днём или полным днём отдыха по ст. 153 ТК РФ.

• За сдачу крови и её компонентов (ст. 186 ТК РФ): за установленные законом дни отдыха сохраняется средний заработок. Если кровь сдана в выходной, нерабочий праздничный день или во время ежегодного оплачиваемого отпуска, по желанию работника предоставляется другой день отдыха и дополнительно день отдыха после сдачи крови. Дополнительный день может быть присоединён к ежегодному отпуску или использован в течение года после сдачи крови.

• За работу в выходной или нерабочий праздничный день (ст. 153 ТК РФ): по желанию работника вместо повышенной оплаты предоставляется другой полный день отдыха независимо от числа часов, отработанных в такой день. Работа оплачивается в одинарном размере, сам день отдыха отдельно не оплачивается. При этом оклад в месяце использования отгула не уменьшается: день отдыха исключается из индивидуальной нормы рабочего времени.

Отпуск без сохранения заработной платы (отдельное основание отсутствия):

• По личным обстоятельствам: работник вправе обратиться с просьбой предоставить отпуск без сохранения заработной платы по ст. 128 ТК РФ. В общих случаях его предоставление требует согласия работодателя; в установленных законом случаях работодатель обязан предоставить такой отпуск.

• Обязательные случаи предоставления отпуска без сохранения заработной платы: например, до пяти календарных дней при регистрации брака, рождении ребёнка или смерти близких родственников (ст. 128 ТК РФ). Такой отпуск не является отгулом за сверхурочную работу или работу в выходной день.

Оформление дня отдыха за работу в выходной или праздник

Для документального оформления другого дня отдыха по ст. 153 ТК РФ рекомендуется:

1. Зафиксировать волеизъявление работника о выборе другого дня отдыха вместо повышенной оплаты и согласовать дату его использования. Обычно для этого оформляют заявление; единая обязательная форма заявления ТК РФ не установлена.

2. Оформить предоставление дня отдыха распорядительным документом работодателя и ознакомить с ним работника в установленном порядке.

3. Отразить работу в выходной (праздничный) день и предоставленный день отдыха в учёте рабочего времени и расчёте заработной платы.

Согласно ч. 4 ст. 153 ТК РФ, работнику, трудившемуся в выходной или нерабочий праздничный день, по его желанию может быть предоставлен другой день отдыха. Работа в такой день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха отдельно не оплачивается. Выбор этой формы компенсации принадлежит работнику. Нельзя предоставлять такой отгул авансом до фактической работы в выходной или праздник.

Изменения с 1 марта 2025 года. Федеральным законом от 30.09.2024 № 339-ФЗ в ст. 153 ТК РФ добавлены ч. 5 и 6. День отдыха можно использовать в течение одного года со дня работы в выходной или праздник либо присоединить к отпуску, предоставляемому в этот период. Годичное ограничение применяется к работе начиная с 1 марта 2025 года; на отгулы за более ранние даты оно не распространяется. Если годичный срок прошёл, неиспользованный отгул нельзя автоматически считать «сгоревшим»: при увольнении действует правило о денежной компенсации.

Оплата и норма рабочего времени в месяце предоставления отгула. В соответствии с разъяснениями Роструда при использовании дня отдыха за работу в выходной или праздник этот день исключается из индивидуальной нормы рабочего времени. При полностью выполненной скорректированной норме работнику на окладе выплачивается полный месячный оклад. Это относится и к случаю, когда работа в праздник и отгул приходятся на один месяц.

• Роструд в письме от 02.04.2025 № ПГ/05332-6-1 подтвердил необходимость исключать день отдыха из нормы рабочего времени; оклад за месяц с отгулом не уменьшается. Аналогичный подход содержится в письмах Роструда от 17.05.2022 № ПГ/10843-6-1 и от 18.02.2013 № ПГ/992-6-1.

• Минтруд России также разъяснял необходимость сохранения полного оклада при предоставлении отгула за работу в выходной или нерабочий праздничный день (в частности, письмо от 18.05.2021 № 14-6/ООГ-4466).

• Важно отличать правовую норму от технического алгоритма программы: если выбранный способ регистрации отгула приводит к уменьшению оклада, следует проверить настройку учёта времени и начисления, а не рассматривать уменьшение зарплаты как общее требование ст. 153 ТК РФ.

Пример

Сотрудник ООО Сатурн Базин А.В. с окладом 65000 руб. пропорционально отработанным часам отработал сверх месячной нормы рабочего времени 6 часов в выходной день (1 января 2025 г.). Сотрудник написал заявление о предоставлении ему дополнительного выходного дня (17 января 2025 г.). Сотрудник работает на условиях 40-часовой рабочей недели с двумя выходными днями (суббота и воскресенье). Месячная норма рабочего времени в январе 2025 г. для 40-часовой рабочей недели составляет 136 часов. Локальным нормативным актом организации предусмотрено, что пересчет месячного оклада в часовую ставку производится исходя из месячной нормы рабочего времени по производственному календарю.

Необходимо начислить оплату за работу в выходной день в одинарном размере и предоставить вместо повышенной оплаты отгул.

Если оплата в праздничный и/или выходной день производится в одинарном размере и предоставляется дополнительный выходной день, то время в программе будет оплачено при начислении зарплаты с помощью вида начисления Оплата работы в праздничные и выходные дни без повышенной оплаты (Настройка – Начисления).

В табеле учета рабочего времени такие периоды будут обозначены видом времени – Праздники без повышенной оплаты (ПН).

Программа учитывает заработанные и использованные дни и часы отдыха. Для отгулов за работу в выходные и праздники после 1 марта 2025 года необходимо учитывать дату, за которую предоставляется день отдыха, чтобы контролировать срок использования. В обновлениях ЗУП начиная с 3.1.30.225 появилась возможность выбирать соответствующие даты в документах и получать предупреждение об истечении года. В версии 3.1.34.77 этот механизм был расширен на дополнительные варианты оформления отгулов в часах.

Регистрация работы в выходные/праздники

Регистрация работы в выходные и праздничные дни производится с помощью документа Работа в выходные и праздники. Этот документ предназначен для регистрации только факта внепланового выхода сотрудника на работу в выходной и праздничный день, т. е. если работа проводилась сверх нормы (работа в этот день НЕ предусмотрена графиком работы сотрудника).

Для ввода этого документа в настройке параметров расчета зарплаты Прочие начисления установите флаг Работа в праздничные или выходные дни (Настройка – Расчет зарплаты – Настройка состава начислений и удержаний).

В соответствии с ч. 4 ст. 153 ТК РФ по желанию работника за работу в выходной или нерабочий праздничный день предоставляется другой день отдыха вместо повышенной оплаты. В этом случае работа оплачивается в одинарном размере, а день отдыха отдельно не оплачивается. Для регистрации в 1С:ЗУП в настройке расчёта зарплаты Учёт отсутствий установите флаги Отгулы и при необходимости В том числе внутрисменные. Обратите внимание: внутрисменное оформление не отменяет право на полный день отдыха за работу в выходной/праздничный день.

В документе Работа в выходные и праздники укажите способ компенсации – Отгул.

Для формирования и печати приказа (примерная форма) используйте Печать – Приказ о работе в выходной (праздничный день). Для формирования графика используйте Печать – График работы в выходной (праздничный день). Названия команд приведены для релиза, на котором подготовлены иллюстрации.

Регистрация отгула

Зарегистрировать фактическое предоставление дополнительного дня отдыха можно указанными ниже способами (доступность и наименования документов зависят от релиза и настроек ЗУП). Для дней отдыха за работу с 1 марта 2025 года контролируйте дату работы, за которую предоставляется отгул, и годичный срок его использования.

1. Отгул (Кадры – Отгулы или раздел Зарплата – Отгулы).

2. Отгул списком (Кадры - Все кадровые документы или Все отсутствия сотрудников, раздел Зарплата - Все начисления).

3. Отпуск (Кадры – Отпуска или раздел Зарплата – Отпуска – Дополнительные отпуска, отгулы), если сотрудник решил присоединить дни отгула к отпуску.

4. Отпуск сотрудников (Кадры – Отпуска или раздел Зарплата – Отпуска).

Мы предоставим отгул 17 января 2025 г., который не присоединяется к отпуску.

Не смешивайте два основания отдыха. По ст. 153 ТК РФ за работу в выходной или нерабочий праздничный день предоставляется полный день отдыха независимо от количества фактически отработанных часов (позиция Роструда и Минтруда). По ст. 152 ТК РФ за сверхурочную работу предоставляется дополнительное время отдыха не менее фактической продолжительности сверхурочной работы. Пересчёт часов в дни по правилу «8 часов за день» не является универсальной нормой ТК РФ: требуется учитывать график работника и правовое основание отдыха. В ЗУП порядок учёта накопленных дней и часов и расчёта начислений зависит от документа и настроек. При отгуле по ст. 153 ТК РФ индивидуальная норма рабочего времени в соответствующем месяце уменьшается, и полный оклад сохраняется.

Уменьшение трудовой нормы в месяце отгула

При регистрации дня отдыха за работу в выходной или праздник необходимо обеспечить корректный учёт индивидуальной нормы рабочего времени и начислений. В старых релизах ЗУП для этого может использоваться документ Индивидуальный график с обозначением дня отдыха как нерабочего; в более новых релизах следует проверить действующий механизм учёта отгулов. Изменение графика — техническая операция, а не самостоятельное основание для лишения работника оплаты.

1. Окладники: при использовании отгула по ст. 153 ТК РФ и выполнении уменьшенной индивидуальной нормы оклад не снижается. Для работников со сдельной или иной системой оплаты расчёт определяется условиями оплаты труда и применимыми гарантиями.

2. Контроль расчёта: отсутствие уменьшения индивидуальной нормы в настройках программы может привести к неправомерному уменьшению оклада; сверяйте расчёт с разъяснениями Роструда от 02.04.2025 № ПГ/05332-6-1.

3. Средний заработок: при ручной корректировке графиков и начислений следует отдельно проверять корректность базы и учитываемого времени для расчёта среднего заработка. Универсально изменять график ради повышения начислений нельзя.

Компенсация неиспользованных дней отдыха при увольнении

С 1 марта 2025 года ч. 6 ст. 153 ТК РФ прямо предусматривает: если к дате увольнения остались неиспользованные дни отдыха за работу в выходные или нерабочие праздничные дни, работодатель выплачивает разницу между оплатой, положенной за такую работу по ч. 1–3 ст. 153 ТК РФ, и фактически выплаченной суммой. Компенсируются все неиспользованные дни за период работы у данного работодателя, в том числе дни, срок использования которых истёк. Это правило не следует переносить на донорские дни отдыха или на дополнительное время отдыха за сверхурочную работу без самостоятельной правовой оценки.

В ЗУП проверьте учёт неиспользованных дней отдыха и расчёт компенсации в документе Увольнение. В версии 3.1.34.107 усовершенствован расчёт компенсации отгулов: стоимость дня или часа определяется на дату работы в выходной (праздник), а также уточнён расчёт зависимых начислений, в том числе районных коэффициентов и северных надбавок. При сверке с иллюстрациями статьи учитывайте разницу релизов.

Дополнительное время отдыха за сверхурочную работу

С 1 сентября 2026 года Федеральный закон от 25.05.2026 № 144-ФЗ изменил ст. 99 и 152 ТК РФ. При соблюдении установленных условий годовой предел сверхурочной работы может составлять до 240 часов вместо общего ограничения 120 часов; для отдельных категорий работников действуют специальные ограничения. Однако правило о замене повышенной оплаты сверхурочной работы дополнительным временем отдыха не менее отработанного сверхурочно времени сохранилось. Оплата сверхурочной работы и предоставление отдыха по ст. 152 не должны смешиваться с компенсацией работы в выходные и праздники по ст. 153 ТК РФ.

Расчет и начисление оплаты за работу в выходной или праздничный день

Начисление оплаты за работу в выходной и праздничный день производится автоматически в документах Начисление за первую половину месяца (при установке флага Начисляется при расчете в первую половину месяца в виде начисления Оплата работы в праздничные и выходные дни без повышенной оплаты) и Начисление зарплаты и взносов (Зарплата – Все начисления).

По ч. 1 и 4 ст. 153 ТК РФ для работников с окладом предусмотрены следующие варианты компенсации работы в выходной или нерабочий праздничный день:

• Повышенная оплата без отгула: если работа выполнялась сверх месячной нормы — не менее двойной дневной или часовой части оклада сверх оклада; если в пределах месячной нормы — не менее одинарной части оклада сверх оклада. При определении оплаты учитывают также предусмотренные системой оплаты труда компенсационные и стимулирующие выплаты.

• Другой день отдыха по желанию работника: работа в выходной или праздник оплачивается в одинарном размере, предоставляется полный день отдыха, который отдельно не оплачивается; оклад за месяц использования отгула сохраняется при выполнении скорректированной индивидуальной нормы.

В приведённом ниже примере используется установленный локальным нормативным актом способ определения часовой и дневной ставки: стоимость часа = месячный оклад / норма часов месяца; дневная ставка = месячный оклад / норма рабочих дней месяца. Это методика примера, а не единая обязательная формула, установленная ТК РФ.

В нашем примере для расчета оплаты за работу в выходной день определяется размер часовой тарифной ставки сотрудника. Сотруднику установлен график работы с продолжительностью рабочей недели 40 часов. Норма рабочего времени по производственному календарю в январе 2025 г. для 40-часовой рабочей недели составляет 136 часов.

Часовая тарифная ставка (стоимость часа) составляет:

65000/136 = 477,941 руб.

За 6 часов работы в выходной/праздник (01.01.2025) сотруднику начисляется оплата в одиночном размере:

477,941×6 = 2867,65 руб.

Сотрудник отработал в январе 16 дней (норма 17 рабочих дней). За январь начислено по окладу:

65000×16/17 = 61176,47

В табеле учёта рабочего времени в ЗУП работа в праздничный или выходной день без повышенной оплаты может обозначаться кодом ПН, а дополнительный день отдыха — НВ. Для унифицированных форм № Т-12 и № Т-13 и для самостоятельно разработанных форм работодатель использует принятые у него обозначения; коды и их расшифровки необходимо сверять с настройками используемой версии ЗУП.

Нормативная основа: ст. 153 ТК РФ; ст. 152 ТК РФ; ст. 186 ТК РФ; Федеральный закон от 30.09.2024 № 339-ФЗ; Федеральный закон от 25.05.2026 № 144-ФЗ.