Представим, крупная торговая организация имеет несколько направлений торговли: розничная, мелкооптовая, оптовая. Также у организации имеется некоторый запас товаров на складе, который можно заранее зарезервировать под контрагента (оптового покупателя), а позднее, после оплаты, отгрузить. Рассмотрим, как эти действия правильно оформить в программе 1С: Управление торговлей 11.3.
Предварительное резервирование осуществляется по документу «Заказ клиента». Перейдем во вкладку меню «Продажи», раздел «Оптовые продажи» и заходим в журнал «Заказы клиентов». Не забываем добавить в «Избранное» для быстрого доступа. В журнале имеется возможность отсортировать документы по: текущему состоянию, по сроку выполнения, по приоритету и по ответственному менеджеру. Для формирования нового заказа нажимаем клавишу «Создать». Открывается форма для ввода необходимой информации. Под строкой с функциями видим два поля: статус и приоритет. Статус, при оформлении нового заказа проставляется автоматически – «К выполнению». Поле «Приоритет» отражает важность данного заказа. По умолчанию всегда ставится «Средний». Ниже видим три вкладки для заполнения: основное, товары и дополнительно. Рассмотрим каждую. Первая вкладка «Основное» содержит необходимую информацию для оформления заказа.
Здесь заполняются все поля:
-
Номер и дата – проставляются автоматически при проведении документа, пропускаем;
-
Операция – реализация, так планируется продажа товара по данному заказу;
-
Склад – выбираем из справочника. Нужно учесть, что товар должен числиться на указанном складе. В противном случае программа уведомит, что резервирование невозможно;
-
Клиент – это контрагент, на которого оформляется заказ для предварительного резервирования товара. Его выбираем из справочника. Для этого необходимо нажать три точки в конце поля;
-
Соглашение – это договор по выбранному контрагенту. Проставляется автоматически;
-
Комментарий – здесь можно прописать необходимую или важную информацию.
Следующая вкладка «Товары». Здесь осуществляется подбор товаров, необходимых клиенту. Заполнение можно произвести с помощью кнопки «Добавить». При каждом нажатии в табличной части появляется новая строка, в которую добавляется товар вручную из номенклатуры. Это долго и неудобно.
-
Подобрать товары;
-
Загрузить из внешнего файла;
-
Очистить выделенные строки;
-
Очистить непоставленные строки;
-
Скрыть отмененные строки.
На данный момент интересует пункт «Подобрать товары». Нажимаем и попадаем в окно «Подбор товаров в заказ клиента». Подбор можно осуществить поиском по наименованию или артикулу, а также из групп товаров. Так же есть возможность сортировки отображения в номенклатуре только товара, который есть в наличии на указанном складе. Для этого нужно отметить галочкой пункт «Только в наличии на складе …», при этом название склада может быть любым. В зависимости от того, какой выбирали в основной вкладке документа. И можно установить интервал стоимости товаров в поле «Цена от». Переходим к подбору. Находим нужный товар, и по двойному нажатию появляется окно для заполнения:
-
Количество – сколько штук добавить в заказ;
-
Вид цены – менять по необходимости. Устанавливается на основании дополнительного соглашения с контрагентом;
-
Цена – соответствует выбранному виду на данный товар. Не меняется;
-
Скидка» и «Наценка». Если предоставляется скидка на данный заказ, то отмечаем этот пункт и в поле «Ручная скидка» прописываем сумму скидки. Аналогично с наценкой;
-
Дата отгрузки – выбираем в календаре дату предполагаемой отгрузки товара. Указанная дата определяет срок резервирования товара.
Нажимаем «ОК». Все выбранные товары перемещаются в нижнее поле. Здесь можно проверить количество и стоимость. Если все заполнено правильно, то нажимаем клавишу «Перенести в документ». Происходит заполнение табличной части заказа клиента:
Видим товар, который подбирали в номенклатуре, количество, вид цены и саму цену.
Внизу окна сразу отметился галочкой пункт «Отгружать одной датой» и дата отгрузки. Этот параметр означает также конечный срок, до которого выбранный товар будет находиться в резерве. Посмотрим заполнение последней вкладки «Дополнительно»:
Здесь вводится дополнительная информация о заказе. Можно оставить все поля пустыми, кроме:
-
Контактное лицо – указать данные физического лица, представителя организации, на которую оформляется заказ.
-
Дата согласования – предполагаемая дата отгрузки.
Далее нажимаем клавишу «Провести и закрыть». Заказ клиента сформирован. Теперь ждем оплату.
Предположим, заказ клиент согласовал и готов произвести платеж наличными денежными средствами. Оплата регистрируется приходным кассовым ордером, который можно ввести прямо из заказа.
-
Акт выполненных работ.
-
Доверенность.
-
Задание.
-
Заказ поставщику.
-
Заказы поставщикам.
-
Поступление безналичных ДС.
-
Приходный кассовый ордер.
-
Реализация товаров и услуг.
-
Согласование заказа клиента.
На данный момент выбираем пункт «Приходный кассовый ордер». Так как документ введен на основании заказа, то менять ничего не требуется. Проверяем заполнение всех полей на вкладке «Основное»:
И аналогично, просто проверяем заполнение на вкладке «Расшифровка платежа»:
Нажимаем «Провести и закрыть». Теперь заказ клиента готов к отгрузке. Это можно увидеть в графе «Текущее состояние»:
Отгрузка заказа производится по документу «Реализация товаров и услуг». Его оформить можно также через клавишу «Создать на основании». Нажимаем клавишу и выбираем необходимый пункт:
Если вдруг не сделано какое-либо действие, или что-сделано неправильно, или пользователь пропустил какой-то шаг оформления, то 1С выводит уведомление:
В окне будет указана информация об ошибке и как ее исправить. Читайте внимательно. В данном случае в уведомлении сказано, что необходимо выполнить действие «Отгрузить» на все позиции из заказа, то есть обеспечить к отгрузке товарные единицы. Для этого открываем заказ и переходим на вкладку «Товары». Обращаем внимание на графу «Действие», в которой указано «Резервировать к дате». Двойным нажатием на каждую строку можно изменить этот параметр на нужный в открывшемся окошке:
Выбираем «Отгрузить» и жмем клавишу «Выбрать». Это займет продолжительное время, особенно если позиций в списке много. Есть более простой и быстрый способ: зажимаем на клавиатуре клавишу «Ctrl» и выделяем все строки. Далее жмем клавишу «Обеспечение» и выбираем пункт «Заполнить обеспечением»:
В появившемся окошке ставим галочку возле «Отгрузить» и нажимаем «Заполнить»:
Здесь доступны действия:
-
Отгрузить.
-
Резервировать на складе.
-
Резервировать по мере поступления.
-
К обеспечению.
-
Не обеспечивать.
На основании этого, в графе «Действие», на каждый товар должен установиться статус «Отгрузить». В правом нижнем углу программы появится уведомление с названием процесса и сколько строк обработано:
Еще раз перепроводим документ. В графе «Действие» теперь отображается «В процессе отгрузки». Теперь можно оформить реализацию. Нажимаем кнопку «Создать на основании» и выбираем «Реализация товаров и услуг»:
Ошибку программа больше не выдает, формируется документ:
Менять здесь ничего не нужно. Проверяем заполнение вкладок «Основное» и «Товары» и нажимаем «Провести и закрыть». Теперь необходимо оформить счет-фактуру. Переходим на вкладку меню «Продажи» и выбираем пункт «Документы продажи». Заходим в только что сформированную реализацию и в левом нижнем углу программы нажимаем ссылку «Оформить счет-фактуру»:
Счет-фактура формируется и выводится на экран. Менять ничего не нужно. Проверяем и нажимаем «Провести и закрыть». Не забудьте распечатать документы для отгрузки. Заказ клиента закрывается документом счет-фактура. Можно перейти в журнал заказов и посмотреть, что в графе «Текущее состояние» стоит статус «Закрыт»:
После этого можно проверить движение товара. Переходим на вкладку меню «Склад и доставка», пункт «Отчеты по складу» и в разделе «Анализ запасов» выбираем «Ведомость по товарам на складах». Активируем пункт «Период», указываем даты и аналогично с пунктом «Склад». Нажимаем «Сформировать»:
На экран выводится отчет о движении товаров.