С 1 сентября 2026 года вступает в силу Федеральный закон № 140-ФЗ, который делает обязательным применение электронных перевозочных документов (ЭПД) для всех участников коммерческих грузоперевозок. ЭПД — это цифровые аналоги бумажных транспортных документов, которые проходят через Государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД), оператором которой является Минтранс России. В этой инструкции вы узнаете, как настроить работу с ЭПД в 1С:Розница и 1С:УНФ, какие документы оформлять и как использовать мобильное приложение для подписания документов в рейсе.
Что такое ЭПД и кому они обязательны с 1 сентября 2026 года
Электронные перевозочные документы (ЭПД) — это цифровые аналоги бумажных сопроводительных транспортных документов. С 1 сентября 2026 года в электронном виде обязательно оформлять:
-
Электронную транспортную накладную (ЭТрН) — основной документ, подтверждающий заключение договора автоперевозки.
-
Электронный заказ или заявку (ЭЗЗ) — документ для согласования условий доставки груза между грузоотправителем и перевозчиком.
-
Электронный путевой лист (ЭПЛ) — содержит информацию о водителе, маршруте и датах перевозки. Для перевозки алкогольной и спиртосодержащей продукции ЭПЛ обязателен с 1 сентября 2026 года.
ЭПД обязательны для грузоотправителей, перевозчиков, грузополучателей и экспедиторов, если компания участвует в коммерческих грузоперевозках. Переход пока не требуется при доставке товаров своим транспортом покупателям-физлицам, для внутренних нужд бизнеса (например, перевозка между магазинами одной компании) и когда доставка входит в цену товара и не является отдельной услугой.
Начало работы с ЭПД в программе
Перед началом работы необходимо выполнить три подготовительных шага.
Шаг 1: Получение электронной подписи. Руководитель или ИП может бесплатно получить усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП) в удостоверяющем центре ФНС или у доверенного лица. Другие сотрудники, подписывающие транспортные документы, могут получить УКЭП в коммерческих удостоверяющих центрах. Для подписания документов от имени организации у них должна быть машиночитаемая доверенность (МЧД).
Шаг 2: Подключение 1С-ЭДО и 1С-ЭПД. Взаимодействие между участниками перевозок осуществляется через операторов электронного документооборота «Калуга Астрал» или «Такском», которые также выступают в роли операторов ЭПД. Подключите сервис 1С-ЭДО, после чего станет доступен модуль 1С-ЭПД, встроенный в решения 1С:Розница и 1С:УНФ.
|
Важная информация: при отправке приглашения контрагенту форматы электронных перевозочных документов отмечаются автоматически. Грузополучатели, участвующие в оформлении ЭТрН, используют 1С-ЭПД без оплаты, оплачиваются только отправленные документы. |
Шаг 3: Приглашение контрагентов. Отправьте приглашения к электронному документообороту контрагентам, участвующим в грузоперевозках.
Создание и подписание документов на рабочем месте ЭПД
В разделе «Продажи» в группе «Доставка» становится доступна ссылка «Электронные перевозочные документы». По ссылке переходим в рабочее место «Электронные перевозочные документы».
В рабочем месте можно создать любые перевозочные документы: электронный заказ-заявку (ЭЗЗ), электронную транспортную накладную (ЭТрН) и электронный путевой лист (ЭПЛ). Также создание документов доступно в разделе «Компания», откуда можно быстро перейти к спискам документов каждого вида для проверки титулов и подписания.
Роли в оформлении ЭПД
| Роль | Титулы ЭТрН | Титулы ЭПЛ |
| Грузоотправитель | Оформление | — |
| Перевозчик | Погрузка, Разгрузка | Т1 — Основная информация |
| Грузополучатель | Приемка | — |
| Медработник | — | Т2 — Медосмотр, Т6 — Послерейсовый медосмотр |
| Механик | — | Т3 — Техосмотр, Т4/Т5 — Одометр |
Тип документа: заказ или заявка
-
Заказ — подходит для нерегулярных перевозок.
-
Заявка — является приложением к договору и уточняет детали конкретной перевозки в рамках действующего договора.
Документ можно создать как новый или на основании документов «Заказ покупателя», «Счет на оплату», «Расходная накладная» и «Заказ-наряд». В процессе оформления заказа-заявки задействованы две стороны: грузоотправитель и перевозчик. На каждом этапе формирования документа участники формируют титулы — файлы обмена, из которых состоит ЭЗЗ.
Электронная транспортная накладная (ЭТрН)
Транспортная накладная — это документ, который в обязательном порядке оформляется при заключении договора перевозки груза автомобильным транспортом. С 1 сентября 2026 года оформление транспортных накладных в электронном виде стало обязательным для всех участников перевозок.
Электронный заказ-заявка (ЭЗЗ)
Электронный заказ-заявка (ЭЗЗ) — это документ для оформления договоренностей между грузоотправителем и перевозчиком о перевозке груза. С 1 сентября 2026 года оформление заказов на перевозку в электронном виде стало обязательным.
Электронную транспортную накладную можно создать на основании следующих документов:
-
Расходная накладная
-
Заказ-наряд
-
Электронный заказ-заявка (ЭЗЗ)
В оформлении ЭТрН принимают участие все участники перевозки: грузоотправитель, перевозчик, грузополучатель и экспедитор (если он привлекается). На каждом этапе участники формируют титулы — файлы обмена, из которых состоит ЭТрН.
Титулы ЭТрН при стандартной перевозке
| Титул | Содержание | Кто подписывает |
| Оформление | Информация об участниках, грузе, водителе и ТС | Грузоотправитель |
| Погрузка | Информация о приемке груза и его состоянии | Перевозчик |
| Приемка | Информация о факте приема, замечания и расхождения | Грузополучатель |
| Разгрузка | Информация о сдаче груза | Перевозчик |
Титулы отображаются в верхней части документа. Все участники могут видеть, на каком этапе сейчас находится перевозка. Пройденные этапы отмечаются желтым кругом, текущий — серым с желтой окантовкой, предстоящие — серым кругом.
Электронный путевой лист (ЭПЛ)
Электронный путевой лист (ЭПЛ) — вид электронного перевозочного документа, содержащий информацию о водителе и общие сведения о перевозке: груз, маршрут, даты начала и окончания. ЭПЛ оформляется на любое транспортное средство, используемое организацией или ИП, в том числе для собственных нужд.
ЭПЛ состоит из 6 титулов:
-
Т1 — Основная информация о рейсе (оформляется диспетчером или собственником ТС)
-
Т2 — Результат предрейсового медосмотра (оформляется медработником)
-
Т3 — Результат техосмотра (оформляется механиком)
-
Т4 — Показания одометра при выезде (оформляется ответственным сотрудником)
-
Т5 — Показания одометра при заезде (оформляется после возвращения)
-
Т6 — Результат послерейсового медосмотра (опционально, обязателен для пассажирских перевозок и перевозок опасных грузов)
На каждом этапе ответственное лицо подписывает свой титул УКЭП и отправляет данные через оператора. После отправки Т4 (показания одометра при выезде) формируется QR-код для ГИБДД, который можно отправить водителю на электронную почту.
Мобильное приложение 1С-ЭПД
Все участники перевозок от компании, например водитель, должны иметь возможность подписывать документы в рейсе. Для этого на транспортное средство устанавливается планшет или смартфон с мобильным приложением 1С-ЭПД.
Мобильное приложение 1С-ЭПД помогает водителям, механикам, медикам и другим ответственным сотрудникам оперативно вносить данные о перевозках без доступа к компьютеру. Приложение работает на устройствах с операционной системой iOS или Android. Сейчас приложение поддерживает работу с электронной транспортной накладной (ЭТрН) и электронным путевым листом (ЭПЛ).
Типовые ошибки при работе с ЭПД
| Ошибка | Причина | Решение |
| Не отправляется ЭПД | Не настроен ЭДО с контрагентом или отсутствует приглашение | Проверить настройки отправки, отправить приглашение, дождаться принятия |
| Не подписывается документ | Отсутствует УКЭП или МЧД | Проверить наличие сертификата и машиночитаемой доверенности |
| Не приходят файлы от контрагента | Контрагент не отправил или ошибка оператора ЭДО | Проверить статус в «Текущих делах ЭДО», запросить повторную отправку |
| Ошибка при заполнении титула | Не заполнены обязательные поля (подчеркнуты красным) | Проверить форму на наличие незаполненных полей перед отправкой |
| Документ не отражается в учете | В настройках получения выбрано «Не создавать» | Изменить настройку на «Автоматически — Электронная транспортная накладная» |
Переход на электронные перевозочные документы с 1 сентября 2026 года — это обязательное требование для всех участников коммерческих грузоперевозок. Вы узнали, как настроить работу с ЭПД в 1С:Розница и 1С:УНФ: получить электронные подписи, подключить 1С-ЭДО и 1С-ЭПД, отправить приглашения контрагентам, создать электронные заказ-заявки (ЭЗЗ), транспортные накладные (ЭТрН) и путевые листы (ЭПЛ). Правильная подготовка к переходу — получение УКЭП и МЧД, настройка обмена с контрагентами через операторов и использование мобильного приложения для подписания документов в рейсе — гарантирует соблюдение требований законодательства и ускоряет документооборот. Компании, которые начнут подготовку заранее, смогут не только избежать рисков и штрафов, но и получить практические преимущества: сокращение ошибок, снижение административной нагрузки и повышение управляемости логистических процессов.