Инструкции по работе в облачной 1С

Воспользуйтесь поиском по нашей базе с инструкциями или выберите раздел из популярных статей

Скачать программу удаленного доступа: TeamViewer
МЕНЮ
Подключение дополнительных услуг

Выгрузка (перенос) данных из ЗУП 2.5 в ЗУП 3.1

Обмениваться с банком можно двумя способами:

1) Обновить Вашу базу данных ЗУП 2.5 до последней версии;

2) Создать пустую базу данных ЗУП 3.1.х.х;

3) Обновить пустую базу ЗУП 3.1.х.х до последней версии

Обмен файлами

Перед началом переноса данных штатными средствами проверим данные, которые будем переносить. Для этого необходимо:

1) Закончить расчеты полного месяца: выполнить расчет зарплаты, взносов, отразить выплату и перечисление НДФЛ;

2) В журнале «Документы по выплате зарплаты» определить последнюю дату документа на выплату за последний месяц расчета;

3) Сформировать отчет «Расчетная ведомость» по эту дату (т.е. если дата последнего платежа была бы 10.02.2010, то в Расчетной ведомости необходимо указать в качестве даты «по» 28.02.10).

Если есть конечное сальдо, убедиться, что это не ошибка.

Если конечное сальдо по некоторым сотрудникам ошибочно, необходимо его исправить (ввести документы на выплату). А если это ошибка прошлых лет, можно ее скорректировать уже в программе ЗУП 3.1 после переноса.

4) В разделе Налоги проверить наличие документов начисления страховых взносов на нужные месяцы текущего года, особенно за последний перед переносом

5) Затем сформировать отчет «Анализ начисленных налогов и взносов», вариант «ПФР», и убедиться, что:

  • за все нужные месяцы текущего года есть строки;
  • итог за год равен облагаемой базе, умноженной на тариф.

6) Проводим аналогичные действия с вариантами отчета ФСС и ФОМС, ФСС НС.

7) В отчете Анализ начисленных налогов и взносов, вариант НДФЛ, настроенном по месяцам, проверить:

  • НДФЛ исчисленный, НДФЛ удержанный, НДФЛ перечисленный;
  • За год (Сумма доходов - сумма вычетов) х 0,13 - равно ли НДФЛ исчисленному? (при условии отсутствия доходов по другим ставкам);
  • В случае других ставок НДФЛ настроить группировку отчета по ставкам.

8) Удалить помеченные на удаление объекты и разобраться с перекрестными ссылками на объекты, которые не удаляются. Перенос данных в ЗУП 3.1 не затрагивает исходную программу ЗУП 2.5. Удаление помеченных объектов рекомендуемое действие, для организации порядка в новой базе. Перенос можно выполнять, пропустив этот пункт;

9) Выполнить тестирование и исправление ЗУП 2.5. Данный пункт необходим для наведения внутреннего порядка со ссылками на документы, удаление неактуальных ссылок, создание частично потерянных.

Перенос данных в ЗУП 3.1.х.х.:

В пустой базе ЗУП 3.1.х.х. при первом запуске выбрать вариант начального заполнения – Перенести данные из прежней программы - «1С:Зарплата и управление персоналом 8», редакция 2.5.

Далее будет предложено выбрать вариант переноса. Рассмотрим их оба.

«Загрузить данные из информационной базы» - первый вариант

1) Выбрать базу из списка, внести пользователя и пароль;

2) В следующем окне по ссылке Настройка выбрать вариант переноса:

a. Новый (рекомендованный) - Использовать новые возможности кадрового учета и начисления зарплаты;

b. Полный (не рекомендованный) - Использовать начисления предыдущей программы.

Подробнее о вариантах переноса описывается в разделе «Выбор варианта переноса данных».

3) Нажать кнопку «Далее»

«Загрузить данные из файлов» - второй вариант

1) Нажать кнопку «Получить Помощник выгрузки», сохранить «Помощник» в папку на диске;

2) Оставляем открытым окно в ЗУП 3.1. Переходим в ЗУП 2.5 и из меню «Файл – Открыть - выбрать сохраненный файл».

3) Нажмите кнопку «…» в строке «Папка для выгрузки файлов». Правой кнопкой мыши создайте новую папку на диске W и назовите ее «Выгрузка из 2.5». Нажмите «Выбор папки»;

4) Укажите «Месяц начала эксплуатации новой программы»;

5) Можно переставить переключатель в положение «Выгрузить весь справочник физических лиц», если есть уволенные работники, по которым еще не закончены расчеты. Или сторонние физлица, по которым были, есть или будут производиться расчеты.

6) По кнопке Настройка можно выбрать вариант переноса и состав переносимых данных;

7) После выполнения нужных настроек нажимаем «Выполнить».

8) В программе ЗУП 3.1 по кнопке «…» указываем путь к каталогу «Выгрузка из 2.5» «Далее» - выбрать папку, в которую выгрузили данные, нажать кнопку «Загрузить»;

9) Нажать кнопку «Загрузить». Начнется загрузка данных;

10) Проверить данные после переноса.

Отдельно отметим, что при полном переносе мы встречали гораздо больше проблем с НДФЛ (в частности, с Разделом 2 отчета 6-НДФЛ), чем при рекомендованном переносе.

Что именно проверять и какими отчетами в ЗУП 2.5 и ЗУП 3 приводим в отдельной инструкции – Проверка и корректировка данных после переноса.


Выбор варианта переноса данных

Программа предлагает два варианта переноса Рекомендованный и Полный

В данный момент известно, что при рекомендованном переносе на январь и позже 2019 г. не переносятся данные для сдачи отчетов по НДФЛ и взносам за 2018 г. Специалисты 1С рекомендовали переносить данные на декабрь и рассчитывать декабрь в программе ЗУП 3, сверяясь с результатами в программе ЗУП 2.5.


Перед запуском процедуры переноса необходимо определиться, какой вариант переноса данных использовать. Разработчики рекомендуют вариант «Использовать новые возможности кадрового учета и начисления зарплаты», однако и вариант «Использовать начисления предыдущей программы также можно использовать, он является полностью рабочим, и объективно нельзя сказать, что он хуже, чем «рекомендованный» вариант. Выбор следует производить, исходя из особенностей данных базы ЗУП 2.5, а также потребностей пользователей программы. Ниже рассмотрены особенности первого и второго варианта переноса данных.

Сравнительная таблица вариантов переноса данных


Особенности «рекомендованного» переноса данных

При рекомендованном переносе (Использовать новые возможности кадрового учета и начисления зарплаты):

  • Переносится срез кадровых данных на дату начала учета – загружаются сведения только по работающим на дату переноса сотрудникам, их текущая штатная расстановка, действующие на момент переноса плановые начисления, право на отпуск, остатки отпусков и текущие периоды отсутствий
  • Результаты начислений/удержаний НЕ переносятся – это означает, что в ЗУП 3 не получится в зарплатных отчетах сформировать сведения о начислениях/удержаниях за период до начала ведения в ЗУП 3
  • Данные по взаиморасчетам – загружаются остатки на дату начала учета
  • Данные по НДФЛ – переносятся остатки по неудержанному / неперечисленному НДФЛ на начало года, а также, если перенос выполняется не на начало года, то — данные по НДФЛ за период с начала года до даты переноса
  • Данные для расчета среднего – переносятся все необходимые данные (для расчета пособий — переносятся данные за 3 предшествующих года; для расчета отпускных, командировок и т.п. — за 1,5 года)

Что потребуется дополнительно внести и настроить вручную:

1. Выполнить настройки кадрового учета и расчета зарплаты

2. Создать и настроить «разовые» (неплановые) виды начислений и удержаний, которые периодически использовались в ЗУП 2.5 и будут использоваться в ЗУП 3

Преимущество «рекомендованного» переноса заключается в том, что в ЗУП 3 не заносится лишней, зачастую ошибочной, информации. Это исключает возможности переноса из ЗУП 2.5 ошибочных настроек программы и видов начислений. Также это способствует тому, что сам перенос выполняется довольно быстро.

Недостаток. При таком варианте переноса просмотреть и сформировать отчеты за предыдущие периоды не получится, поэтому необходимо сохранить базу ЗУП 2.5, чтобы иметь доступ к этой информации.


Особенности «полного» переноса данных

Второй вариант переноса (Использовать начисления предыдущей программы).

Преимущества:

Это более полный вариант переноса. Он предполагает помимо вышеописанных перенос следующих данных:

Переносится вся кадровая история по актуальным сотрудникам, причем перенос производится непосредственно в кадровые документы Прием на работу, Кадровый перевод, Увольнение – таким образом, все кадровые документы по приему и переводу сотрудников будут доступны в ЗУП 3;

Результаты начислений/удержаний и данные по взаиморасчетам – переносятся за период переноса данных. Это значит, что в ЗУП 3 можно будет формировать зарплатные отчеты (своды, расчетные ведомости) за весь период переноса данных, в том числе за период, когда учет в ЗУП 3 еще не велся;

Данные по НДФЛ и взносам – также будет доступна вся история по НДФЛ и взносам за период переноса;

Недостатком такого варианта переноса является в первую очередь большое количество передаваемых ошибок. В ЗУП 3 могут «переехать» (и переезжают) ошибки учета из ЗУП 2.5. В том числе проблемы с НДФЛ, проблемы с сальдо, суммами и периодом взаиморасчетов с сотрудниками. Количество ошибок в отчетах 6-НДФЛ становится существенно большим, чем при рекомендованном переносе. Соответственно, у вас уйдет гораздо больше времени на исправление ошибок, мешающих сдаче отчетности.


Какие данные не переносятся в ЗУП 3

Ни при одном из вариантов переноса данных в ЗУП 3 не переносятся следующие данные:

  • Штатное расписание (оно формируется уже в ЗУП 3 по актуальной штатной расстановке);
  • Настройки отражения в учете;
  • Дополнительные реквизиты и сведения;
  • Данные управленческого учета.

Как данные перенесутся в ЗУП 3

При рекомендованном переносе в ЗУП 3 будут загружены следующие данные:

  • справочная информация – наполнение справочников Организации, Подразделения, Должности, Графики работы, Физические лица, Сотрудники;
  • кадровые данные и сведения о плановых начислениях сотрудников, а также остатки отпусков – переносится срез кадровой информации по состоянию на дату начала эксплуатации;
  • настройки кадрового учета и расчета зарплаты – программа на основании переносимых сведений выполняет только те настройки, которые может вычислить на основании этих данных;
  • сведения о взаиморасчетах с сотрудниками – остаток на дату переноса данных;
  • данные для расчета среднего заработка – данные для расчета общего среднего заработка (отпускных, командировок и т.п.) переносятся за полтора предыдущих года, а для исчисления пособий, рассчитываемых по среднему заработку (больничные, отпуск по уходу за ребенком и т.п.) за 3 предыдущих года;
  • данные по НДФЛ и страховым взносам – переносятся только в том случае, если перенос выполняется не с начала года, данные загружаются за период с начала года до даты переноса;

В какие объекты происходит загрузка данных

В ЗУП 3 предусмотрено несколько специализированных документов для регистрации начальных данных, в которые и происходит загрузка данных из ЗУП 2.5: это документы Начальная штатная расстановка, Начальная задолженность по зарплате, Периоды, оплаченные до начала эксплуатации. Эти документы располагаются в разделе Главное — См. также – Данные на начало эксплуатации.

Довольно существенный объем сведений из ЗУП 2.5 загружается в документ Перенос данных (Администрирование — См. также — Переносы данных). Эти документы имеют буквенные номера, по которым можно понять какие данные содержит каждый из документов:

  • РКД, РОтп – реестр кадровых приказов для карточки Т-2;
  • ТДК — реквизиты и данные трудовых договоров с работниками;
  • ЗП_ СЗО, ЗП_СЗФСС — исходные данные для расчета среднего заработка (сведения о годовых премиях загружаются в документ с кодом ЗП_ГП);
  • ИЛ – расчеты по удержаниям по исполнительным документам;
  • НДФЛ – данные налогового учета по НДФЛ;
  • ПСС – пособия по социальному страхованию, для отражения в регламентированной отчетности;
  • СВ – данные учета по страховым взносам;
  • ФОТП – сведения о предоставленных отпусках.

При полном переносе в ЗУП 3 будут загружены следующие данные:

  • справочная информация – наполнение справочников Организации, Подразделения, Должности, Графики работы, Физические лица, Сотрудники;
  • кадровые данные – переносятся вся кадровая история непосредственно в кадровые документы (Прием на работу, Кадровый перевод, Увольнение);
  • сведения о произведенных начислениях и удержаниях – загружаются в документ Перенос данных (с кодом ЗП и НЗП) за весь период с того года, который был указан при выполнении переноса;
  • виды начисления и удержания – переносятся все виды начисления и удержания, назначенные в плановом порядке в кадровых документах, а также виды начисления и удержания, присутствующие в документе Перенос данных (с кодом ЗП и НЗП);
  • настройки кадрового учета и расчета зарплаты – программа на основании переносимых сведений выполняет только те настройки, которые может вычислить на основании этих данных;
  • сведения о взаиморасчетах с сотрудниками – переносятся все сведения о взаиморасчетах за период с года, указанного при выполнении переноса;
  • данные для расчета среднего заработка – данные для расчета общего среднего заработка (отпускных, командировок и т.п.) переносятся за полтора предыдущих года, а для исчисления пособий, рассчитываемых по среднему заработку (больничные, отпуск по уходу за ребенком и т.п.) за 3 предыдущих года;
  • данные по НДФЛ и страховым взносам – переносятся сведения за период с года, указанного при выполнении переноса.

В какие объекты происходит загрузка данных

При «полном» переносе сведения загружаются либо непосредственно в учетные документы, либо в документы Перенос данных.

Используются следующие учетные документы:

  • документы Прием на работу, Кадровый перевод, Увольнение;
  • Отпуск по уходу за ребенком;
  • документы журнала Алименты и другие удержания;
  • Заявления на вычеты;
  • Договоры (в т.ч. авторские);
  • Займы сотрудникам.

Довольно существенный объем сведений из ЗУП 2.5 загружается в документ Перенос данных (Администрирование — См. также — Переносы данных). Эти документы имеют буквенные номера, по которым можно понять какие данные содержит каждый из документов:

Коды, которые применяются при обоих вариантах переноса данных:

  • РКД, РОтп – реестр кадровых приказов для карточки Т-2;
  • ЗП_ СЗО, ЗП_СЗФСС — исходные данные для расчета среднего заработка (сведения о годовых премиях загружаются в документ с кодом ЗП_ГП);
  • ИЛ – расчеты по удержаниям по исполнительным документам;
  • НДФЛ – данные налогового учета по НДФЛ;
  • ПСС – пособия по социальному страхованию, для отражения в 4-ФСС;
  • СВ – данные учета по страховым взносам;
  • ДнСост – сведения об отсутствиях сотрудников;
  • РВ – рабочее время, зарегистрированное документом Табель;
  • ОСО – данные для расчета остатков отпусков;
  • ЗП – данные о начислениях и удержаниях;
  • НЗП – данные о начислениях и удержаниях по сотрудникам, исходные данные для отчетов по зарплате;
  • ЗС — расчеты по займам сотрудникам;
  • ВЗ – данные по взаиморасчетам с сотрудниками (начислено, выплачено).

При переносе данных Загрузить данные из информационной базы программа выбирает Полный перенос данных без возможности выбора.