Доступ в 1С
Написать директору

Самоучитель

Рекомендуем к просмотру наши вебинары
Будущие вебинары:
Ближайшая дата
В ближайшее
время данный вебинар
проводиться не будет.
Посмотреть запись
Прошедшие вебинары:
17.08.2018
Начало работы в 1С Зарплата и
управление персоналом
Посмотреть
20.07.2018
Отчетность по НДС и налогу
на прибыль за II квартал 2018
Посмотреть
13.07.2018
Формирование и сдача
отчетов 6-НДФЛ, 4-ФСС.
Посмотреть

Сдача отчетности

Для расчета зарплаты некоторые данные сотрудника и организации не являются необходимыми.

Но до сдачи отчетности их необходимо проверить и внести.

Настройки организации.

Настройки реквизитов организации находятся в разделе Настройки, Реквизиты организации (если в программе ведется учет по нескольким организациям, то надпись будет -Организации).

1.png

  1. Сокращенное наименование -на вкладке Главное.

  2. Именно это наименование организации должно попасть в регламентированную отчетность.

  3. ИНН, ОГРН-на вкладке Главное.

  4. 2.png

  5. КПП, код ИФНС, ОКТМО, отчетность подписывает..., сведения действуют с...-на вкладке Главное, Изменить данные регистрации.

  6. 3.png

  7. Адрес организации-вкладка Адреса, телефоны.

  8. Хотя программа и позволяет вносить адреса в свободной форме, имеет смыл их вносить, пользуясь адресным классификатором ФИАСС.

    Это позволит избежать ошибок при сдаче отчетности.

    4.png

    Адресный классификатор можно загрузить из окна ввода адреса (организации или физ.лица) через кнопку Еще, выбрать нужные регионы, выбрать: С сайта (необходимо подключить Интернет-поддержку) или Из папки, Загрузить адресные сведения.

    5.png

    Программа при проверке отчетов не выдает ошибок при отсутствии адреса организации.

    Но печатную форму скорее всего без адреса не примут.

  9. Код ОКВЭД (ред.2), код территориального отделения Росстата - на вкладке Коды

  10. 6.png

  11. Номер ПФР-на вкладке Фонды.

  12. 7.png

    Проверьте заполнение полей:

    • Действует с …;

    • Код территориального органа ПФР.

    Период Действует с...  должен включать квартал, за который организация собирается формировать отчетность из программы.

    Ссылки с синим знаком вопроса рядом с реквизитами -содержат пояснения к реквизитам.

  13. Регистрационный номер ФСС, код подчиненности -на вкладке Фонды.

  14. Фамилия и должность руководителя-на вкладке Учетная политика и другие настройки, Ответственные лица.

8.png

Проверьте дату Сведения об ответственных лицах действуют с...

Эта дата должна быть ранее даты формирования отчета.

Некоторые отчеты(например, СЗВ-СТАЖ) позволяют сведения о должности и фамилии руководителя внести непосредственно в отчет.

Но другие отчеты (например, Расчет по страховым взносам) получают эти сведения только из настроек организации.

Настройки сотрудников и иных физ.лиц, включаемых в отчетность.

Список документов, предоставляемых соискателем для приема на работу,  определен .ч. 1 ст. 65 ТК РФ.

Среди них:

  • паспорт;

  • СНИЛС.

Свидетельства о постановке на учет с номером ИНН в этом списке нет.

Наличие номера ИНН в отчетности не является обязательным, но некоторые ИФНС его требуют.

Если работник не предоставил ИНН, предлагают искать его самостоятельно на официальном сайте налоговой службы по ФИО и паспортным данным.

Но если отсутствие ИНН ошибкой не является, то ошибка в ИНН является искажением отчетности и влечет за собой штрафные санкции.

Поэтому все-таки имеет смысл вносить данные ИНН из предоставленного сотрудником документа или не вносить совсем.

Отчетность будет содержать ошибки, если у сотрудника не внесены данные:

  • дата рождения,-вносится в карточку сотрудника;

  • СНИЛС-вносится в карточку сотрудника;

  • 9.png

  • гражданство;

  • паспортные данные:

  • адрес регистрации.

Эти данные можно внести из карточки сотрудника по ссылке Личные данные

10.png

Если гражданство не Россия, необходимо внести нужную страну, обязательно пользуясь классификатором стран мира.

11.png

Если гражданство уже внесено, необходимо убедиться, что присутствует код, пользуясь кнопкой Открыть.

12.png

Заполняя данные о гражданстве и паспортные данные, необходимо обязательно заполнить поля Сведения действуют с...

Для паспортных данных это дата выдачи паспорта, для сведений о гражданстве,-как минимум,- дата приема на работу.

Адрес по прописке необходимо внести с использованием адресного классификатора, чтобы соблюдалась корректная структура адреса,-порядок следования адресных объектов, сокращения и т.п.

Тогда, даже если адрес отсутствует в классификаторе, при проверке отчетов будет выдаваться только предупреждение, а не ошибка.

13.png

Быстро определить, у каких сотрудников не хватает данных, можно в разделе Кадры, работа с кадрами.

14.png

Можно сразу из окна перейти к вводу данных сотрудников двойным щелчком мыши.

Но этот инструмент не показывает отсутствие адресных данных сотрудника.

Основные виды отчетов:

Отчетность в ПФР

  • месячная СЗВ-М;

  • годовая СЗВ-СТАЖ.

Эти отчеты могут быть созданы в разделе Отчетность, справки,-либо в общем списке отчетов 1С-Отчетность, либо в журнале ПФР:Пачки, реестры, описи.

15.png

Это одни и те же документы, просто программа предоставляет к ним разный способ доступа.

Для создания отчета в 1С-Отчетность:кнопка Создать, Все, По получателям, ПФР

16.png

17.png

Если какой-либо отчет в программе уже создавался, то новый отчет этого вида можно создать проще. Создать, Избранное.

18.png

Отчетность в ФСС.

Квартальная или месячная (с начала года -для обращения за возмещением расходов) 4-ФСС

Отчет можно создать из раздела Отчетность, справки- по ссылке 1С-отчетность.

Создать, Все, По получателям, ФСС.

19.png

В ФНС.

  • Расчет по страховым взносам-квартальная;

  • 6-НДФЛ - квартальная;

  • 2-НДФЛ -годовая.

Отчеты можно создать из раздела Отчетность, справки- по ссылке: 1С-отчетность.

Создать, Все, По получателям, ФНС.

20.png

Отчет 2-НДФЛ для передачи в ИФНС можно создать также из раздела Налоги, взносы.

Это разные способы доступа к одним и тем же документам.

21.png

Отчеты 2-НДФЛ и 6-НДФЛ необходимо сдавать по тем ИФНС, в которых зарегистрированы обособленные подразделения.

Отчет Расчет по страховым взносам необходимо сдавать по месту нахождения головной организации, если в ИФНС не подавалось Уведомление о наделении обособленных подразделений полномочиями по выплатам физ.лицам (КНД 1112536).

Все отчеты позволяют сделать расшифровку по полям бледно-зеленого цвета с помощью кнопки Расшифровать.

Для отчетов в ИФНС дата отчета на титульном листе принимает участие в формировании данных. Отчеты формируются по состоянию на эту дату. Т.е. если на сегодняшний день налог удержан, а на титульном листе указана более ранняя дата, то налог будет показан как не удержанный.

Отчеты Расчет по страховым взносам и 6-НДФЛ связаны контрольными соотношениями между собой и с существующими отчетами прошлых периодов.

Перед отправкой отчета необходимо:

  • Нажать кнопку Проверить выгрузку(или Проверить, или Проверка).

  • Проверить-Контрольные соотношения.

Файл любого отчета можно выгрузить по соответствующей кнопке и отправить через стороннюю программу.

Для отправки отчетности Расчет по страховым взносам необходимо выгрузить-Электронное представление.

Выгруженный из программы отчет можно проверить на официальном сайте Калуга Астрал, а также на официальном сайте Контур.

А проще всего отчет можно отправить прямо из программы ЗУП, подключившись к сервису 1С-отчетность.

 

Статистика

Программа содержит набор форм статистики, который изменяется и дополняется практически при каждом обновлении программы в соответствие с изменениями законодательства.

Об изменениях в программе можно прочесть в форме сразу после обновления, а также в разделе Администрирование, Обслуживание, Результат обновления программы, Описание изменений программы.

Создать отчет в Росстат можно из раздела Отчетность, справки- по ссылке 1С-отчетность, Создать, Все, По получателям, Росстат.

Программа позволяет также загружать формы статистики, которых нет в программе, с сайта Росстата . Для форм 2017 году это ссылка.

Для загрузки необходимо нажать вторую ссылку Скачать (для скачивания XML-шаблона), распаковать архив в папку.

После чего загрузить шаблон, перейдя по ссылке Настройки, Настройка XML-шаблонов электронных версий отчетов, Загрузить-и выбрать ту папку, куда распаковали скачанную форму.

22.png

После загрузки в разделе Отчетность по ссылке 1С-отчетность,Создать, Все, По получателям, Росстат, Статистика:Прочие формы.

23.png

Нажать кнопку Выбрать форму.

24.png

В списке окажутся все загруженные в программу формы, нужно выбрать нужную.

Нажать кнопку Создать.

У таких форм нет кнопки Заполнить,при создании формы в нее попадают только минимальные сведения об организации.

Внешний вид и печатная форма у таких отчетов не соответствуют ОКУД, но программа позволяет заполнить необходимые поля вручную и выгрузить в электронном виде в полном соответствии с требованиями органов статистики,-для чего и предназначены.

25.png

Инструменты проверки данных для сдачи отчетности.

6-НДФЛ

Для корректного формирования отчета 6-НДФЛ необходимо, чтобы были проведены документы выплат, т. е. Ведомости (в банк, в кассу, на счета).

Без этих документов отчет формироваться не будет.

Для проверки выплат можно использовать отчет Анализ зарплаты по сотрудникам (помесячно) из раздела Зарплата, Отчеты по зарплате.

Т.к. отчет квартальный, необходимо выбрать период отчета-квартал.

Сальдо на конец месяца (последний столбец отчета) означает, что не все суммы сотрудника выплачены.

26.png

Когда начислений и удержаний много, можно снять флаг Разворачивать по начислениям и удержаниям.

27.png

Или флаг оставить, а сделать отбор по проблемным сотрудникам по кнопке Настройки. Тогда в списке будут только начисления и удержания этого сотрудника.

28.png

29.png

Можно также вывести в отчет документы начислений и выплат.

Настройки, Расширенный, Структура, добавить-Регистратор, вкладка Поля и сортировки-переместить Сотрудник на первую строку синей стрелкой.

30.png

31.png

32.png

Таким образом настроенный отчет позволит определить, суммы какого документа не попали в ведомости на выплату.


Настроенный вариант отчета можно сохранить по кнопке Сохранить вариант как...-и дать сохраняемому варианту свое название.

33.png

Когда мы убедились, что выплаты в программе соответствуют фактическим, можно открыть отчет Проверка Разд.2 отчета 6-НДФЛ из раздела Налоги и взносы, Отчеты по налогам и взносам.

В связи с особенностями заполнения Раздела 2 период отчета необходимо установить таким образом:

  • Дата начала-на месяц раньше начала квартала;

  • Дата окончания-на месяц позже конца квартала.

Если у организации несколько регистраций в ИФНС (по головной организации и обособленным подразделениям), то отчет 6-НДФЛ сдается отдельный в каждую ИФНС, и для отчета Проверка Разд.2 6-НДФЛ необходимо выбрать нужную ИФНС.

Если обособленных подразделений у организации нет, поле можно оставить пустым.

34.png

Поля отчета соответствуют блокам Раздела 2 отчета 6-НДФЛ.

Блок попадает в отчет за квартал при условии попадания графы 120 (срок перечисления) в отчетный квартал.

Это означает, что блоки датой получения дохода июня, выплатой в июле с датой перечисления в июле не попадут в отчет за 2 квартал, а попадут в 3 квартал.

И блоки с датой перечисления в октябре не попадут в отчет за 3 квартал, а попадут в отчет за 4 квартал.

35.png

Отчет позволяет определить ведомости , которые выполнили удержание налога.

Для этого необходимо правой кнопкой мыши на дате удержания выбрать-Расшифровать, Регистратор.

36.png

Двойным щелчком мыши на строку с ведомостью,-и будет открыта сама ведомость.

37.png

Отчет очень удобен для поиска причин разрыва блоков. Когда по одному сотруднику доход попадает в один блок раздела 2, а удержанный налог попадает в другой блок.

38.png

Чаще всего помогает исправить такую ошибку последовательность действий:

  • Выявить ведомость, которая не удержала положенный налог;

  • Выявить ведомость, которая удержала лишнее,-распровести;

  • В первой ведомости на строке сотрудника нажать кнопку Обновить налог, провести;

  • Во второй ведомости на строке сотрудника нажать кнопку Обновить налог, провести.

2-НДФЛ

Для проверки сумм отчета 2-НДФЛ будет полезен отчет Анализ НДФЛ по месяцам из раздела Налоги и взносы, Отчеты по налогам и взносам.

В верхней части отчета группировка по КПП, ОКТМО (т. е. По регистрациям в ИФНС), в нижней части-по месяцам и по сотрудникам. Период отчета-год.

39.png

Можно настроить его более удобно. Снять флаг Подробно по сотрудникам.

По кнопке Настройки, кнопка Расширенный, вкладка Структура, на строке Месяц- правой кнопкой мыши- Сгрупировать, выбрать поле Сотрудник.

40.png

41.png

С помощью такой настройки отчета бывает просто отследить ситуации, когда налог по сотруднику исчислен по одной ИФНС, а удержан по другой; или когда суммы налога Исчислено, Удержано, Уплачено -не совпадают.

К сожалению, отчет не позволяет определить документ, который отразил сумму дохода или налога.

Как правило, Исчислено,-это документы начисления начислений по отдельным документам или общего расчета за месяц.

Исчислено может отличаться от Удержано, если нет ведомости на выплату этих сумм. Или если ведомость удерживает не весь исчисленный налог.

Проверить можно с помощью регистра накопления Расчеты налогоплательщиков с бюджетом на НДФЛ. Если правой кнопкой мыши сделать отбор по физ.лицу, то можем видеть движения сумм  + и сумм - , сделанные разными документами.

42.png

Из этого списка можно двойным щелчком мыши перейти сразу в документ, сделавший движение.

Удержано и Уплачено-это Ведомости на выплату (с флагом Налог перечислен вместе с зарплатой ) и Уплата НДФЛ в бюджет при снятом флаге Налог перечислен в Ведомости.

Удержано бывает не равным Уплачено, когда снят флаг Налог перечислен, а документа Уплата НДФЛ в бюджет нет. Или когда флаг установлен, но дополнительно присутствует Уплата НДФЛ в бюджет.

Проверить можно с помощью регистра накопления Расчеты налогового агента с бюджетом на НДФЛ.

43.png

Можно правой кнопкой мыши сделать отбор по физ.лицу и видеть движения сумм  + и сумм - , сделанные разными документами. Если в Ведомости установлен флаг Налог перечислен, то она делает движения одинаковых сумм + и -

44.png

Регламентированный отчет 2-НДФЛ формируется отдельно по обособленным подразделениям с разными ИФНС.

После нажатия кнопки Проверить мы можем видеть данные, отмеченные красным цветом. Это означает, что программа нашла в отчете ошибки.

45.png

По двойному щелчку мыши откроется индивидуальная справка сотрудника, где проблемные разделы и данные будут помечены желтым треугольником.

46.png

Эти данные можно внести и исправить непосредственно в справке, но лучше это сделать в  карточке сотрудника -прямо из справки. И следующие отчеты уже содержать ошибку не будут.

47.png

После чего в индивидуальной справке нажать кнопку Заполнить.

Или вернуться в общую справку и по кнопке Еще -Перечитать.

При этом способе суммы не изменятся, как по кнопке Заполнить. Изменятся только личные данные физ.лица.

По сотруднику, увольнявшемуся и вновь принятому будет формироваться одна справка, т. к. физ.лицо одно.

Расчет по страховым взносам.

Проверить правильность начисления взносов можно отчетом Проверка расчета взносов из раздела Налоги и взносы, Отчеты по налогам и взносам.

Период отчета можно установить квартал.

Отчет разбит по разделам-ПФР, ФОМС, ФСС, ФСС НС, Начисления инвалидам, ПФР (доп.взносы).

Различия между расчетной величиной и фактически исчисленными взносами отчет выделит красным цветом.

Если отчет показывает расчетную сумму взносов, а фактической суммы вообще нет, то скорее всего, сумма была начислена отдельным документом уже после общего Начисления зарплаты и взносов.

Для исправления можно зайти в документ Начисления зарплаты и взносов и во вкладке Взносы нажать кнопку Пересчитать взносы. После чего заново сформировать отчет.

48.png

В случае, когда расчетная величина отсутствует, а фактическая есть, это может быть связано с неверным внесением суммы в Операция учета взносов, либо изменением тарифа взносов уже после расчета. Последнее исправляется нажатием кнопки Пересчитать взносы в документе Начисление зарплаты и взносов нужного месяца.

49.png

Определить документы, которые рассчитали суммы страховых взносов можно в регистре накопления Страховые взносы по физическим лицам, который можно открыть через Главное меню, Все функции, Регистры накопления -с отбором по проблемному физ.лицу

50.png

В сам документ можно попасть по двойному щелчку мыши.

Регламентированный отчет Расчет по страховым взносам имеет удобный способ сверить суммы ПФР из Раздела 3 по сотрудникам с общей суммой Раздела 1.

Это кнопка Реестр.

51.png

52.png

53.png

Все статьи базы знаний
* Статья подготовлена на основе материалов сайта нашего партнера programmist1s.ru