Для того, чтобы настроить синхронизацию данных между двумя базами, необходимо указать префикс информационной базы в окне настроек синхронизации (Администрирование – Синхронизация данных). Чаще всего для базы Бухгалтерия Предприятия устанавливается префикс БП, для Зарплаты и управление персоналом ЗП, для Управление торговлей – УТ. В данной статье хотим обратить ваше внимание на два момента, связанных с установкой префикса для синхронизации:
-
После выставления префикса документы в базе будут начинать нумероваться заново, уже с префиксом.
-
Существует настройка, которая позволяет добавлять/убирать с печати префикс в Бухгалтерии Предприятия, выставленный при настройке синхронизации.
При настройке синхронизации базам присуждаются префиксы для того, чтобы мы всегда могли определить, в какой из баз был создан тот или иной документ и откуда он был передан. Это необходимо для быстрого реагирования на возможные ошибки в ходе синхронизации.
С того момент, когда вы установили префикс информационной базы, все вновь созданные документы в ней будут носить в номере префикс для распознавания материнской базы. Из-за этого нумерация пойдет с начала. При создании документа с префиксом и номером 1 просто измените вручную его номер на тот, который должен следовать по порядку дальше, сохраните, и следующие документы будут формировать верный номер.
При ручном изменении нумерации четко соблюдайте количество знаков в номере документа, чтобы избежать ошибок.
Часто возникает следующая проблема: в базах Управление торговлей и Бухгалтерия Предприятия настроена синхронизация, установлены префиксы информационных баз УТ и БП соответственно. В базе Управление торговлей формируются накладные и Счета-фактуры (УПД), распечатываются и отдаются контрагентам или направляются контрагентам по ЭДО. Впоследствии документы передаются в Бухгалтерию предприятия с помощью синхронизации. В Бухгалтерии предприятия с учетом всех принятых из Управления торговлей счетов-фактур формируется отчетность по НДС.
Но из ФНС приходит требование уточнить данные по Декларации по НДС, так как данные ваших счетов-фактур не совпали с данными ваших контрагентов. Как же так вышло?
Проблема заключалась в следующем: в Управлении торговлей префикса информационной базы (УТ) попадает в печатную форму по умолчанию, поэтому вы передали счет-фактуру контрагенту с номером УТ-133. В Бухгалтерии предприятия же имеется настройка печати префикса, печать отсутствует и в Декларации по НДС тот же самый счет-фактура указана как 133, без префикса. Отсюда и требования ФНС.
Для того, чтобы не допустить такой ситуации, проверьте свою настройку печати префиксов в Бухгалтерии Предприятия. Для этого откроем меню Сервис и настройки, расположенное в правой верхней части экрана и выберем пункт «Функции технического специалиста». Добавить пункт «Функции технического специалиста» в меню Сервис и настройки можно, перейдя в Настройки – Параметры и установив галочку на пункт «Отображать команду Функции тех специалиста».
В открывшемся списке всех функций с помощью строки поиска находим регистр «Префиксы информационных баз»
В открывшемся регистре можно указать признак печати у префикса информационной базы УТ, что мы и делаем, так как из Управления торговлей нами был направлен счет-фактура с префиксом УТ в печати.
Теперь расхождений между нашими данными и данными наших контрагентов не будет, а следовательно, не будет и требований от ФНС для уточнения. В книгу продаж счет-фактура попадет также с префиксом УТ. Обращаем внимание, что при установке печати префикса для изменения данных в книге продаж, вам необходимо перепровести документы.
