Учет канцелярских товаров. Примеры.

25.11.2016
Начать
работу
14 дней в подарок

Учет канцелярских товаров. Примеры.

Канцтовары принимаются к учету на основании накладной поставщика по форме Торг-12.
Если канцелярские товары куплены в розницу подотчетным лицом, то канцтовары принимаются к учету на основании авансового отчета с приложенным к нему товарным или кассовым чеком, в котором указано наименование товара.

Бухгалтерский учет и документальное оформление приобретения и использования канцелярских товаров

Приобретенные канцелярские товары принимаются к учету в качестве такого объекта материально-производственных запасов (МПЗ), как материалы, по фактической себестоимости, равной сумме фактических затрат на их приобретение (п. п. 2, 5, 6 Положения по бухгалтерскому учету "Учет материально-производственных запасов" ПБУ 5/01, утвержденного Приказом Минфина России от 09.06.2001 N 44н).
Канцтовары можно приходовать любым из двух вариантов (п. 3 ПБУ 5/01):

  • или по каждой позиции (например, ручка шариковая синяя, бумага формата А4, фотобумага, карандаш простой, папка-регистратор, папка-скоросшиватель);
  • или однородными группами (например, письменные принадлежности, бумага, папки).

Выбранный способ следует закрепить в Учетной политике.
При передаче приобретенных канцтоваров материально ответственному лицу (на склад) необходимо сделать (п. 49 Методуказаний по учету МПЗ) следующее:

  • или составить приходный ордер (форма М-4);
  • или проставить на накладную поставщика штамп, содержащий наименование организации, дату получения канцтоваров материально ответственным лицом и очередной номер приходного ордера. Отдельно приходный ордер в этом случае не составляется. Материально ответственное лицо должно расписаться в накладной поставщика.

На дату передачи канцтоваров для использования по назначению их фактическая себестоимость признается расходом по обычным видам деятельности (п. п. 5, 8, 16 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н).
Канцтовары списываются в расходы при передаче работникам, их использующим, на основании требования-накладной (форма М-11) (п. 93 Методических указаний по учету МПЗ).
Бухгалтерские записи по рассматриваемым операциям производятся в соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, и приведены в таблице проводок:

ПроводкаОперация
Д 10 - К 60 (71)Оприходованы канцтовары
Д 26 (44) - К 10Канцтовары переданы работникам

Налог на добавленную стоимость (НДС)

В общем случае организации вправе принять к вычету суммы НДС, предъявленные продавцами товаров (работ, услуг), на основании п. п. 1, 2 ст. 171 Налогового кодекса РФ в порядке, установленном п. 1 ст. 172 НК РФ. Предъявленные суммы НДС выделяются отдельной строкой в расчетных документах, первичных учетных документах и в счетах-фактурах (п. 4 ст. 168 НК РФ). 
Вычет "входного" НДС производится на основании счета-фактуры, выставленного продавцом (п. 1 ст. 172 НК РФ).

Налог на прибыль организаций

Стоимость канцелярских товаров включается в прочие расходы на дату их передачи работникам (пп. 24 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Пример

В мае 2015 года работнику выданы из кассы денежные средства под отчет в сумме 2000 руб. для приобретения канцелярских товаров. 
В этот же день в бухгалтерию организации работником представлен авансовый отчет с приложением чека ККМ и товарного чека, подтверждающих расходы на приобретение канцелярских товаров на сумму 2006 руб. (в том числе НДС 306 руб.). 
Также к авансовому отчету приложен счет-фактура. 
В учете необходимо сделать следующие записи:

Содержание операцийДебетКредитСумма,
руб.
Первичный
документ
Выданы денежные средства под отчет для приобретения канцелярских товаров 71 «Расчеты с подотчетными лицами» 50 «Касса» 2 006 Расходный кассовый ордер
Приняты к учету канцелярские товары (2006 - 306) 10 «Материалы» 71 «Расчеты с подотчетными лицами» 1 700 Авансовый отчет, Приходный ордер по форме М-4
Отражена сумма НДС по приобретенным канцелярским товарам 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» 71 «Расчеты с подотчетными лицами» 306 Счет-фактура
Принята к вычету сумма НДС 68/НДС 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» 306 Счет-фактура


Налог, уплачиваемый при применении УСН

Организация, применяющая УСН, уменьшает полученные доходы на расходы, предусмотренные п. 1 ст. 346.16 НК РФ, к которым, в частности, относятся расходы на канцелярские товары, при условии их соответствия критериям п. 1 ст. 252 НК РФ и в порядке, предусмотренном пп. 24 п. 1 ст. 264 НК РФ (пп. 17 п. 1, абз. 1, 2 п. 2 ст. 346.16 НК РФ). 
Суммы НДС, уплаченные поставщику при приобретении канцтоваров, стоимость которых подлежит включению в состав расходов в соответствии со ст. ст. 346.16 и 346.17 НК РФ, также включаются в состав расходов на основании пп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ. При этом сумма НДС, уплаченная организацией поставщику канцтоваров, отражается отдельной строкой в гр. 5 разд. I книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения, форма которой утверждена Приказом Минфина России от 22.10.2012 N 135н. 
Таким образом, стоимость канцтоваров и НДС по ним (при наличии счета-фактуры) признаются в расходах после их оплаты (пп. 17 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Пример

В мае 2015 г. организация приобрела канцтовары (папки, ручки, кнопки, карандаши и др.) на общую сумму 40 000 руб. (в том числе НДС). 
Расчеты с поставщиком производятся в безналичном порядке. 
Канцтовары оплачены в месяце их приобретения и переданы для использования в производственной деятельности организации. Организация находится на упрощенном режиме налогообложения. 

В учете необходимо сделать следующие записи:

Содержание операцийДебетКредитСумма, руб.Первичный документ
Отражены расходы на приобретение канцтоваров (с учетом НДС) 10 «Материалы» 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» 40 000 Отгрузочные документы поставщика, Приходный ордер по форме М-4
Перечислена поставщику плата за канцтовары 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» 51 «Расчетный счет» 40 000 Выписка банка по расчетному счету
Отражена передача канцтоваров для использования по назначению 20,
25,
26,
44 и др.
10 «Материалы» 40 000 Требование-накладная по форме М-11

Списание стоимости канцелярских товаров сразу в расходы, без отражения их на счете 10 "Материалы"

На практике Организации часть списывают стоимость канцелярских товаров сразу в расходы, без отражения их на счете 10 "Материалы". 
Обращаем Ваше внимание на то, что этот способ не верный по следующим основаниям: 
В этом случае нарушаются требования п. п. 5, 16 ПБУ 5/01, согласно которым материально-производственные запасы принимаются к бухгалтерскому учету и отпускаются в производство по установленным нормам. 
Отсутствие необходимой составляющей бухгалтерского учета позволяет квалифицировать эти операции как неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета операций, материальных ценностей, что в соответствии со статьей 120 НК РФ считается грубым нарушением правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения и, соответственно, влечет взыскание штрафа в размере 10 000 руб. (30 000 руб. - если деяние совершено в течение более одного налогового периода). 
Под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения понимается неправильное отражение операций, материальных ценностей не только на счетах бухгалтерского учета, но и в регистрах налогового учета. 
Кроме этого могут возникнуть проблемы с правом на вычет "входного" НДС, поскольку согласно ст. 172 НК РФ налог может быть принят к вычету после принятия на учет товаров (работ, услуг). 
В этом случае налоговые органы могут прийти к выводу, что канцелярские товары на учет налогоплательщиком не принимались и отказать Организации в праве на вычет налога на добавленную стоимость по канцелярским товарам из бюджета.


Начать пользоваться

14 дней использования на любом тарифе бесплатно

Возврат к списку

Написать директору